Em resumo: o controlo de acessos de uma loja não diz respeito aos clientes, que entram pela porta durante o horário de abertura, mas a tudo o que acontece antes e depois: quem abre de manhã, quando entra a equipa de limpeza, por onde passam fornecedores e técnicos de manutenção, quem ainda tem uma chave da porta das traseiras. Um sistema como o 1Control ACCESS liga-se às entradas que a loja já tem (porta com fechadura elétrica, porta automática, porta de enrolar motorizada, portão do pátio, cancela do estacionamento) e decide quem as pode abrir, em que dias e a que horas, registando cada passagem. Sem torniquetes e sem obras na instalação.
Neste guia vemos quem entra realmente num espaço comercial fora do horário de abertura, porque é que as chaves físicas se tornam um problema assim que a equipa muda, o que deve fazer um controlo de acessos pensado para uma loja e o que não faz.
Quem entra numa loja quando não há clientes
Basta olhar para uma semana qualquer para perceber que as pessoas com um motivo legítimo para entrar são muitas mais do que as que têm uma chave:
- quem abre e quem fecha: o responsável, mas também os colaboradores por turnos, ao sábado ou nos feriados;
- a empresa de limpeza, que trabalha de madrugada ou ao fim do dia, com a loja fechada;
- os fornecedores que entregam pelas traseiras ou pelo pátio, muitas vezes antes da abertura;
- os técnicos: frio, climatização, reclamos luminosos, instalação elétrica;
- o gerente de área ou o proprietário, que passa sem avisar;
- a empresa de segurança ou quem responde a um alarme.
Cada uma destas pessoas precisa de entrar por uma porta concreta, numa janela de tempo concreta. Nenhuma precisa de entrar sempre e por todas as portas. É exatamente a diferença entre «ter a chave» e «ter um acesso».
O problema das chaves físicas no comércio
Uma chave abre sempre, a qualquer hora, nas mãos de quem a tiver. Numa loja com rotação de pessoal, isso cria três problemas recorrentes.
Cópias que ninguém controla
Ao fim de alguns anos já ninguém sabe quantas cópias da chave das traseiras existem. Uma está com a antiga colaboradora, outra com a empresa de limpeza anterior, outra «na gaveta». O código do teclado antigo é conhecido por todos, incluindo por quem já não trabalha lá.
Quem sai da loja
Quando um colaborador sai, é preciso recuperar a chave. Se não voltar, ou se ficar a dúvida, a única solução segura é trocar a fechadura e redistribuir chaves a todos os outros. É um custo e um dia perdido, e muitas vezes vai-se adiando.
Nenhum rasto
Com chaves não se sabe quem abriu às 6h10 de domingo, nem se a limpeza foi mesmo feita. Quando surge uma questão (uma falta de mercadoria, uma entrega que não aparece, um alarme que disparou), reconstrói-se tudo de memória.
O que deve fazer o controlo de acessos de uma loja
Uma loja não precisa de uma instalação de grande empresa. Precisa de poucas funções, bem feitas:
- Um acesso por pessoa, não uma chave partilhada: cada um tem o seu, e pode ser retirado sem mexer nos dos outros.
- Entradas, dias e horários: a limpeza entra pelas traseiras das 6h às 8h, o fornecedor da manhã pelo pátio das 7h às 9h, os colaboradores apenas nos dias do seu turno.
- Validade automática: o técnico da climatização está autorizado até sexta-feira e depois o acesso deixa de funcionar sozinho.
- Revogação imediata, mesmo à distância: um colaborador sai da loja e o seu acesso desliga-se logo, sem trocar fechaduras.
- Registo de acessos: quem entrou, quando, por que entrada e com que método, para consultar e filtrar.
- Estado aberto/fechado: ao fim do dia quer saber se a porta das traseiras ficou aberta.
- Abertura à distância: o fornecedor sem app está à porta e você está noutra loja.
O ACCESS faz tudo isto a partir de uma única área de administração web e da app. As regras aplicam-se à pessoa, não a cada método: se o fornecedor só pode entrar de manhã, a regra vale para o seu PIN, para a sua app e para a matrícula da sua carrinha.
Os acessos da loja sob controlo, sem trocar as portas
O 1Control ACCESS liga-se às entradas que já tem e gere permissões, horários e o registo de cada entrada. SIM de dados incluído durante 3 anos.
- 1.500+ avaliações na Amazon, Facebook e Trustpilot
- Pagamentos seguros
- Garantia de 2 anos
As entradas típicas de uma loja e como se gerem
O ACCESS liga-se ao comando de abertura de uma entrada já motorizada ou com fechadura elétrica. Não é preciso substituir portas nem portas de enrolar: bastam uma alimentação de 12 V e o contacto de abertura da automatização. Estas são as entradas mais comuns.
A porta da equipa ou das traseiras
É a entrada mais sensível, porque é a que se usa com a loja fechada. Com uma fechadura elétrica comandada pelo ACCESS, os colaboradores entram com a app ou com o cartão, a limpeza com um PIN válido apenas no seu horário. Deixa de ser preciso mudar o código sempre que alguém sai: desativa-se a pessoa.
A porta automática dos clientes
Se a porta de entrada for automática, o ACCESS pode comandar a sua abertura como qualquer outra entrada. Com as aberturas programadas a porta pode ficar aberta durante o horário da loja, se a automatização suportar a abertura mantida, e voltar ao controlo normal fora de horas.
A porta de enrolar ou o portão do pátio
As portas de enrolar motorizadas e os portões do pátio de cargas são muitas vezes comandados por comandos que passam de mão em mão. Com o ACCESS podem usar-se comandos inteligentes que seguem as regras do seu utilizador: se o desativar, deixa de abrir, mesmo que não lho tenham devolvido.
O estacionamento da equipa
Se a loja tiver uma cancela ou um portão para o estacionamento, a leitura de matrículas com a câmara dispensa também os comandos: a matrícula associada a uma pessoa só abre nos dias e horários previstos para ela.
App, PIN, cartão, comando ou matrícula: que método para quem
Nem todos entram da mesma forma, e ainda bem. Uma divisão que funciona em muitas lojas:
- Responsável e colaboradores: app no telemóvel, por Bluetooth junto à porta ou pela internet. Nenhum objeto para entregar ou perder.
- Limpeza: PIN pessoal com o teclado inteligente, válido apenas no horário combinado. Se a empresa mudar de funcionário, muda o PIN dessa pessoa, não o de todos.
- Equipa que já usa cartões: o teclado inteligente lê os cartões NFC e RFID mais comuns, por isso os cartões que os colaboradores já têm podem ser associados às pessoas.
- Fornecedores habituais: PIN com horário para as traseiras, ou a matrícula lida pela câmara para o pátio ou o estacionamento.
- Quem não tem nada disto: abertura à distância pela área web ou pela app, enquanto verifica quem está à porta.
Um dia na loja com o ACCESS
Uma loja de roupa com porta automática para os clientes, uma entrada da equipa nas traseiras e um pátio para as entregas. Eis o que acontece num dia qualquer.
- 6h30 A funcionária da limpeza marca o seu PIN no teclado das traseiras. Funciona de segunda a sábado, das 6h às 8h: às 9h já não abriria.
- 7h45 A carrinha do armazém central entra no pátio: o acesso do motorista só vale de manhã nos dias de entrega.
- 9h15 A primeira colaboradora abre as traseiras com a app. O registo guarda nome, hora e método.
- 9h30 A porta dos clientes passa a abertura programada até ao fecho.
- 15h00 O técnico da climatização chega sem app: o responsável, noutra loja, deixa-o entrar à distância com um clique.
- 20h15 O responsável confirma na área web que as traseiras estão fechadas e percorre o registo do dia.
E quando é preciso: uma colaboradora termina o contrato? Desativa-se, e a app, o PIN e o cartão deixam de funcionar ao mesmo tempo. A empresa de limpeza muda? Suspende-se o grupo «Limpeza» e cria-se o novo.
O que o controlo de acessos não faz (nem deve fazer)
Para escolher bem, convém ser claro também sobre os limites:
- Não é um sistema antirroubo e não controla os clientes durante o horário de abertura: isso é outro trabalho.
- Não substitui o alarme nem a videovigilância. Complementa-os: o registo diz quem abriu com que credencial, as câmaras mostram o que aconteceu.
- Não está ligado à caixa nem ao software de gestão da loja. Pessoas, grupos e horários gerem-se na área web do ACCESS.
- Não impede uma segunda pessoa de entrar com a primeira. Trabalha sobre a porta que já tem, não acrescenta torniquetes.
Um aviso prático: o registo de acessos contém dados pessoais de quem trabalha na loja. Antes de o ativar, informe os colaboradores e confirme com o seu consultor como tratar esses dados de acordo com as regras laborais e de proteção de dados.
Instalação: é invasiva?
Pouco. O ACCESS é uma central que se liga à automatização existente com alimentação de 12 V e contacto de abertura. Tem um módulo LTE com SIM de dados incluído durante 3 anos, por isso fica online sozinho, sem passar pela rede Wi-Fi da loja nem pelo router do centro comercial. O teclado inteligente e a câmara de leitura de matrículas são módulos que se acrescentam onde fazem falta.
As autorizações ficam guardadas no dispositivo: se a ligação falhar, quem tem permissão continua a entrar, e as alterações feitas entretanto chegam assim que a rede voltar. Quem tem várias lojas gere todas as entradas a partir do mesmo painel.
Encontra a mesma lógica aplicada a outros setores nos guias sobre centros de negócios e escritórios, sobre ginásios abertos 24 horas e sobre como deixar entrar estafetas e fornecedores num armazém.
Perguntas frequentes
É preciso trocar a porta ou a porta de enrolar da loja?
Não. O ACCESS liga-se ao comando de abertura de uma entrada já motorizada ou com fechadura elétrica: porta automática, porta das traseiras, porta de enrolar, portão ou cancela. São precisos a alimentação de 12 V e o contacto de abertura da automatização.
Posso dar à limpeza um acesso só em certos horários?
Sim. Cada pessoa ou grupo tem as suas entradas, dias e horários. Um PIN da limpeza válido das 6h às 8h não abre às 10h, e pode caducar numa data concreta.
O que acontece se um colaborador sair da loja?
Desativa-se a pessoa na área web ou na app e deixam de funcionar ao mesmo tempo a sua app, o PIN, o cartão, o comando e a matrícula associados. Não é preciso trocar a fechadura.
Os colaboradores podem usar o cartão que já têm?
Em muitos casos sim: o teclado inteligente do ACCESS é compatível com os cartões NFC e RFID mais comuns, que se associam às pessoas na área web.
É preciso a rede Wi-Fi da loja?
Não. O ACCESS tem uma ligação LTE própria com SIM de dados incluído durante 3 anos. E, se a rede móvel falhar, as autorizações guardadas no dispositivo continuam a funcionar.
Posso deixar entrar um fornecedor quando não estou na loja?
Sim, de duas formas: dando-lhe um acesso com horário (PIN ou matrícula) ou abrindo à distância pela app ou pela área web quando ele avisar que chegou.
Conclusão
Numa loja, o controlo de acessos serve sobretudo com a loja fechada: colaboradores por turnos, limpeza, fornecedores e técnicos precisam de entrar, mas cada um apenas pela sua porta e no seu horário. Passar das chaves aos acessos pessoais significa poder retirar uma permissão num instante, saber quem entrou e deixar de trocar fechaduras. Com o ACCESS isto faz-se nas entradas que a loja já tem.
Quer perceber como aplicar isto às suas entradas? Peça uma demonstração do 1Control ACCESS.