Em resumo: para deixar entrar estafetas e fornecedores num armazém ou pavilhão sem ninguém junto ao portão, cada um deve ter um acesso próprio, limitado à entrada de mercadorias e à sua janela de entrega: um PIN com horário no teclado inteligente, a matrícula da carrinha lida pela câmara ou uma abertura à distância pela app quando chega um estafeta ocasional. Um sistema como o 1Control ACCESS liga-se ao portão, à cancela ou ao portão seccionado que já tem, aplica estas regras e regista cada passagem.
Neste guia vemos porque é que as entregas são o ponto fraco dos acessos de um pavilhão, como dividir quem entrega em três categorias com regras diferentes, que entradas convém usar e o que um sistema de acessos não faz no lugar do armazém.
O problema: as entregas não chegam em horário de escritório
O estafeta passa quando a sua rota o traz até si, não quando há alguém livre junto ao portão. O fornecedor de matérias-primas quer descarregar às 6h30, antes do trânsito. O técnico do empilhador aparece ao sábado. As soluções que se veem com mais frequência são conhecidas de todos:
- o comando deixado ao fornecedor habitual, que depois passa para um colega, depois para um subcontratado, e nunca mais volta;
- um código único do portão conhecido por todos os transportadores da zona, nunca alterado porque seria preciso avisar toda a gente;
- alguém que sai para abrir sempre, interrompendo o que está a fazer;
- o portão deixado aberto a manhã inteira, «porque os camiões estão a chegar».
Em todos estes casos não se sabe quem entrou, quando e por onde. E quando um fornecedor muda ou uma relação termina, retirar o acesso é complicado ou impossível.
Três tipos de visitantes, três regras diferentes
A forma mais prática de organizar as entregas é distinguir quem entra pela frequência.
O fornecedor habitual
Chega várias vezes por semana, muitas vezes com o mesmo veículo. Para ele, o acesso ideal é a matrícula lida pela câmara: a cancela ou o portão abrem sem sair do veículo, apenas nos dias e horários previstos. Em alternativa, um PIN pessoal com o teclado inteligente.
O estafeta com rota variável
Passa muitas vezes, mas com motoristas diferentes. Um PIN válido apenas na entrada de mercadorias e apenas de manhã nos dias úteis limita o risco: se o código circular, só funciona ali e naquela janela. E pode ser alterado para essa transportadora sem mexer nas outras.
O ocasional
O transportador que nunca viu, o técnico de uma empresa externa, a entrega extraordinária. Aqui a solução mais simples é a abertura à distância: ele avisa que chegou, você verifica quem é e abre pela app ou pela área web, onde quer que esteja. A passagem fica sempre no registo. Se a intervenção durar alguns dias, cria-lhe um acesso com validade: na data de fim deixa de funcionar sozinho.
Entregas fora de horas, portão sob controlo
O 1Control ACCESS dá a estafetas e fornecedores acessos com horário em portões e cancelas existentes e regista cada passagem. SIM de dados incluído durante 3 anos.
- 1.500+ avaliações na Amazon, Facebook e Trustpilot
- Pagamentos seguros
- Garantia de 2 anos
Por onde os deixar entrar: a entrada de mercadorias
Se o pavilhão tiver várias entradas, convém que quem entrega use apenas uma: a entrada de mercadorias. É mais fácil de vigiar, mantém os veículos pesados longe do estacionamento da equipa e torna o registo mais legível.
O ACCESS trabalha sobre as entradas existentes: liga-se ao comando de abertura do portão de viaturas, da cancela, do portão seccionado motorizado ou da porta com fechadura elétrica, com alimentação de 12 V e contacto de abertura. Sem torniquetes e sem obras. Em cada entrada decide quem passa: o grupo «Fornecedores» só na entrada de mercadorias, os colaboradores também na entrada pedonal, o técnico só onde faz a sua intervenção.
Regras por grupo: fornecedores, estafetas, manutenção
Gerir as pessoas uma a uma não aguenta quando os fornecedores são dezenas. Com o ACCESS trabalha-se por grupos, e cada pessoa herda as regras do seu:
- Fornecedores: entrada de mercadorias, de segunda a sexta, das 6h às 14h;
- Estafetas: entrada de mercadorias, dias úteis, das 8h às 18h;
- Manutenção: entradas técnicas, acesso com validade ligada ao contrato ou à intervenção;
- Colaboradores: entrada pedonal e estacionamento, nos dias e horários do turno.
As regras valem para todos os métodos associados à pessoa: se um fornecedor só pode entrar de manhã, a regra aplica-se à sua matrícula, ao seu PIN e à sua app. Encerramento para férias? Suspende o grupo inteiro e reativa-o no regresso.
A janela de receção de mercadorias
Se as entregas se concentram num horário preciso, as aberturas programadas podem manter aberta a entrada de mercadorias apenas nessa janela, por exemplo das 7h30 às 8h30, e depois fechá-la, se a automatização suportar a abertura mantida. Fora desse horário volta-se aos acessos pessoais.
Com o sensor de fecho vê em tempo real se o portão está aberto ou fechado, também no mapa das instalações. Ao fim do dia confirma na área web que ninguém o deixou aberto depois da última descarga.
O registo: a que horas passou o estafeta?
«A encomenda aparece como entregue às 11h02, mas ninguém a viu.» Com o registo do ACCESS cada abertura tem pessoa, data, hora, entrada e método, e pode ser filtrado por pessoa, período ou método. Não diz o que foi entregue, mas diz quem entrou e quando: muitas vezes chega para encerrar uma reclamação num minuto em vez de uma reconstrução de memória.
Uma manhã na entrada de mercadorias
- 6h15 O camião do fornecedor de embalagens chega à cancela: a câmara lê a matrícula e a cancela levanta.
- 7h30 A entrada de mercadorias passa a abertura programada para a janela de receção.
- 8h30 A entrada fecha-se sozinha.
- 10h05 O estafeta expresso marca o PIN do seu grupo: só funciona na entrada de mercadorias, só nos dias úteis.
- 11h40 Um transportador desconhecido está ao portão: o responsável verifica a guia de remessa e abre à distância pela app.
- 14h00 O técnico do empilhador entra com a app: o seu acesso termina na sexta-feira.
- 18h30 O responsável confirma na área web que o portão está fechado e percorre o registo.
O que o ACCESS não faz no lugar do armazém
- Não é um software de gestão de armazém e não reserva cais de carga: ocupa-se de quem abre as entradas.
- Não regista a mercadoria: o registo diz quem entrou, não o que trouxe.
- Não está ligado ao seu ERP nem ao WMS. Pessoas, grupos e horários gerem-se na área web do ACCESS.
- Não substitui a videovigilância: complementa-a.
Instalação e ligação
Os portões dos pavilhões ficam muitas vezes longe do escritório e da rede Wi-Fi. O ACCESS tem um módulo LTE com SIM de dados incluído durante 3 anos: fica online sozinho, sem router nem cabos de rede até ao portão. As autorizações ficam guardadas no dispositivo, por isso, se a ligação falhar, os fornecedores autorizados continuam a entrar. Se tiver várias instalações ou vários pavilhões, gere todos a partir do mesmo painel.
Se na mesma zona houver também escritórios arrendados ou espaços partilhados, encontra a mesma lógica no guia de controlo de acessos para centros de negócios; para um ponto de venda, no guia de controlo de acessos para lojas.
Perguntas frequentes
Como deixo entrar o estafeta se não houver ninguém no portão?
Dá-lhe um PIN válido apenas na entrada de mercadorias e apenas no seu horário, ou abre à distância pela app ou pela área web quando ele avisar que chegou. Em ambos os casos a passagem fica no registo.
Posso fazer abrir a cancela com a matrícula do fornecedor?
Sim, com a câmara de leitura de matrículas: a matrícula associada ao fornecedor só abre nos dias e horários previstos para ele, e deixa de abrir quando desativa o acesso.
É preciso trocar o portão ou a cancela?
Não. O ACCESS liga-se ao comando de abertura da automatização existente (portão, cancela, portão seccionado ou porta com fechadura elétrica) com alimentação de 12 V e contacto de abertura.
Como retiro o acesso a um fornecedor com quem terminei a relação?
Desativa-o na área web ou na app: o seu PIN, a sua matrícula, a sua app e o eventual comando deixam de funcionar ao mesmo tempo. Não há nada para pedir de volta.
O portão está longe do Wi-Fi: é um problema?
Não. O ACCESS tem uma ligação LTE própria com SIM de dados incluído durante 3 anos, e continua a deixar entrar os autorizados mesmo sem ligação.
O ACCESS liga-se ao meu software de armazém?
Não o prometemos: pessoas, grupos e horários gerem-se na área web do ACCESS, que trata das entradas e não da mercadoria.
Conclusão
Deixar entrar estafetas e fornecedores sem ninguém no portão é possível se cada um tiver um acesso próprio, limitado à entrada de mercadorias e à sua janela: matrícula para quem passa muitas vezes, PIN com horário para os estafetas, abertura à distância para quem aparece uma vez. Com o ACCESS estas regras aplicam-se aos portões e cancelas que já tem, e cada passagem fica no registo.
Quer perceber como organizar isto no seu pavilhão? Peça uma demonstração do 1Control ACCESS.