Em resumo: gerir a cancela do parque de estacionamento da empresa não é só fazê-la abrir: é preciso decidir quem pode entrar, em que dias, a que horas e até quando, e saber quem entrou. Ligando o 1Control ACCESS à cancela existente, os colaboradores abrem-na pela app (por Bluetooth junto à entrada ou pela internet), enquanto quem gere cria utilizadores e grupos, define horários e datas de fim, revoga um acesso num instante e consulta o registo na área web. Na mesma cancela podem conviver cartões e PIN com o teclado inteligente, matrículas com a câmara e comandos.
Este guia é para quem gere o parque de uma empresa, de escritórios ou de uma fábrica: os problemas típicos, como funciona a abertura pela app, como organizar permissões e grupos e o que o ACCESS não faz.
Os problemas típicos de um parque de empresa
O parque é muitas vezes a última entrada a ser organizada. O resultado é parecido em muitas empresas:
- comandos distribuídos ao longo dos anos e nunca devolvidos, por antigos colaboradores, consultores, fornecedores;
- nenhum controlo de horários: quem tem comando entra também ao domingo às três da manhã;
- visitas que param na cancela e ligam para a receção, que tem de descer ou ter um botão à mão;
- lugares limitados e regras internas (quem tem direito a lugar e quem não tem) difíceis de fazer cumprir;
- nenhum registo: depois de um dano ou de um furto noturno, ninguém sabe quem entrou.
Comandar a cancela por app só resolve o primeiro ponto se a app fizer parte de um sistema de acessos, com utilizadores, permissões e histórico. É aí que uma simples app de abertura e um verdadeiro controlo de acessos se separam.
Abrir a cancela do parque com o telemóvel
Com o ACCESS, a cancela abre pela app de duas formas:
- por Bluetooth, quando o colaborador está perto da cancela;
- pela internet, mesmo à distância: por exemplo, a receção abre a uma visita que parou na cancela.
A app só abre se as regras da pessoa o permitirem: um colaborador do grupo «Escritórios» entra de segunda a sexta das 7h às 20h, um do grupo «Noite» também de noite. Cada abertura fica no registo com pessoa, data, hora e método.
O ACCESS liga-se ao comando de abertura da cancela com alimentação de 12 V e contacto de abertura: a cancela continua a ser a que tem hoje. Tem um módulo LTE com SIM de dados incluído durante 3 anos, por isso não é preciso levar o Wi-Fi até ao parque, e as autorizações ficam guardadas no dispositivo: se a ligação falhar, quem está autorizado continua a entrar.
O parque da empresa gerido pela app
O 1Control ACCESS liga-se à cancela que já tem: app, cartões, PIN, matrículas e comandos com grupos, horários, revogação e registo. SIM de dados incluído durante 3 anos.
- 1.500+ avaliações na Amazon, Facebook e Trustpilot
- Pagamentos seguros
- Garantia de 2 anos
Utilizadores, grupos e permissões
O centro de tudo é a área web, onde se criam as pessoas e as suas regras.
Grupos com horários diferentes
Agrupam-se os utilizadores («Colaboradores», «Turno da noite», «Direção», «Fornecedores», «Visitas») e para cada grupo escolhem-se entradas, dias e horários. Um novo colaborador entra no grupo certo e herda as suas regras.
Acessos com data de fim
Consultores, estagiários, trabalhadores temporários, convidados de um evento: define-se uma data de início e uma de fim, e no fim o acesso deixa de funcionar sozinho.
Revogação imediata
Um colaborador sai da empresa: é desativado e deixam de funcionar ao mesmo tempo a sua app, o cartão, o PIN, o comando e a matrícula. Sem comandos para recuperar.
Suspender um grupo inteiro
Encerramento para férias? Suspende-se todo o grupo «Colaboradores» e reativa-se no regresso.
Não só app: cartão, PIN, matrícula e comando na mesma cancela
Nem todos querem abrir a cancela com o telemóvel, e no carro nem sempre é o mais prático. O ACCESS junta vários métodos na mesma cancela, todos com as mesmas regras:
- matrícula, com a câmara: a cancela levanta quando chega um veículo autorizado, sem parar. Explicamos no guia sobre a leitura de matrículas para portão e cancela;
- comando: comandos inteligentes associados à pessoa, que seguem os seus horários e são desativados com ela;
- PIN ou cartão, com o teclado inteligente: útil para fornecedores, manutenção ou quem entra a pé.
Para escolher a combinação certa, veja a comparação cartão, PIN ou telemóvel.
Registo, estado da cancela e aberturas programadas
- Registo de acessos. Quem entrou, quando, por que entrada e com que método, filtrável por pessoa, período ou método.
- Estado aberto/fechado. Com o sensor de fecho vê em tempo real se a cancela ou o portão do parque ficaram abertos.
- Aberturas programadas. Nas horas de ponta, por exemplo das 7h30 às 9h quando chega o turno, a entrada pode ficar aberta sozinha, se o automatismo suportar a abertura mantida.
- Abertura à distância. Uma visita sem app está na cancela: deixa-a entrar pela área web ou pela app, esteja onde estiver.
Um dia no parque com o ACCESS
Uma empresa com 120 colaboradores, um parque com cancela e um portão de viaturas para carrinhas e camiões.
- 7h30 A cancela fica aberta sozinha até às 9h para a chegada do turno: sem filas à entrada.
- 9h20 Uma colaboradora que chega atrasada abre pela app, por Bluetooth, diante da cancela.
- 10h00 Um cliente esperado para uma reunião para na cancela: a receção deixa-o entrar à distância com um clique.
- 11h30 A carrinha do fornecedor habitual chega ao portão de viaturas: a câmara lê a matrícula e abre.
- 14h00 Um consultor externo usa o PIN válido até sexta-feira.
- 22h00 O turno da noite entra com o comando: o grupo «Noite» está autorizado, os outros não.
- 23h00 O responsável verifica na app que a cancela está fechada.
Como começar em cinco passos
- Faça a lista de quem entra hoje: colaboradores, turnos, direção, fornecedores, visitas habituais. É também a ocasião para descobrir quantos comandos andam a circular.
- Defina os grupos e os seus horários, partindo dos horários de trabalho reais, não dos ideais.
- Escolha os métodos: app para a maioria, matrícula para os veículos habituais, PIN para fornecedores e manutenção, comando para quem o preferir.
- Peça ao instalador para ligar o ACCESS à cancela (alimentação de 12 V e contacto de abertura) e, se necessário, a câmara e o teclado.
- Comunique as regras aos colaboradores e informe-os sobre o tratamento dos dados de acesso: a informação e o prazo de conservação do registo devem ser definidos com o seu consultor ou encarregado de proteção de dados.
O que o ACCESS não faz no parque
Mais vale ser claro, para evitar expectativas erradas:
- não é um sistema de estacionamento pago, com caixas ou bilhetes;
- não atribui nem reserva lugares concretos e não mostra os lugares livres;
- não se apresenta como uma integração com software de gestão de parques ou de pessoal: utilizadores, grupos e horários gerem-se na área web do ACCESS.
Para um parque de empresa com regras claras (quem entra, quando, até quando) isto costuma bastar. Se tiver necessidades especiais, é um ponto a aprofundar na demonstração.
E os comandos antigos da cancela?
Ligar o ACCESS não apaga os comandos já memorizados no recetor da cancela: continuam a abrir até serem retirados do recetor. Se o objetivo é deixar de fora quem já não tem direito a entrar, peça ao instalador para esvaziar a memória do recetor e passe todos os utilizadores para o ACCESS.
Se, pelo contrário, só precisa de mais um comando para a cancela, sem gestão de utilizadores nem horários, o guia certo é o do comando para cancela de estacionamento.
Perguntas frequentes
Posso abrir a cancela do parque da empresa com o telemóvel?
Sim. Com o ACCESS ligado à cancela, os colaboradores abrem pela app por Bluetooth junto à entrada ou pela internet, só nos dias e horários definidos para eles.
Tenho de substituir a cancela?
Não. O ACCESS liga-se ao comando de abertura da cancela existente com alimentação de 12 V e o contacto de abertura do automatismo.
Como deixo entrar uma visita que não tem a app?
Abre-lhe à distância pela app ou pela área web quando chega, ou dá-lhe um PIN válido só para esse dia, para marcar no teclado inteligente.
Posso limitar o acesso ao parque a certos horários?
Sim. Criam-se grupos com os seus dias e horários, e podem acrescentar-se datas de fim para os acessos temporários.
No parque não há Wi-Fi: funciona na mesma?
Sim. O ACCESS tem um módulo LTE com SIM de dados incluído durante 3 anos e liga-se sozinho à rede. As autorizações ficam guardadas no dispositivo, por isso continua a funcionar se a ligação falhar.
Quantos colaboradores posso gerir?
O ACCESS MINI gere até 500 utilizadores e o ACCESS até 1.000. Cada utilizador pode ter vários métodos de acesso com as mesmas regras.
Conclusão
Uma cancela comandada por app só é útil se houver por trás uma gestão de acessos: utilizadores e grupos, horários, datas de fim, revogação imediata e registo. Com o ACCESS tem isso na cancela que já existe, com a app para quem a prefere e matrícula, comando, cartão ou PIN para todos os outros. Para os fornecedores que entregam no armazém, há também o guia sobre o acesso de estafetas e fornecedores.
Quer ver como organizar o parque da sua empresa? Peça uma demonstração do 1Control ACCESS.