Em resumo: gerir o controlo de acessos de vários locais significa decidir a partir de um único ponto quem entra onde, com regras coerentes, uma revogação válida em todo o lado e um histórico de cada acesso, sem ter de ir ao local a cada alteração. Com o 1Control ACCESS, os acessos que cada local já tem (portões, cancelas, portões seccionados, portas) ligam-se ao ACCESS, e todos os locais se gerem a partir da mesma área web e da mesma aplicação.
Neste guia vemos porque é que os locais geridos um a um acabam por ser um problema, o que deve fazer um sistema para vários locais, como organizar locais, acessos e pessoas, e o que um controlo de acessos não faz.
O problema de gerir cada local à parte
Numa organização com vários locais, o controlo de acessos cresce quase sempre por camadas. A sede tem um sistema, o armazém aberto mais tarde tem um teclado com o seu código, a loja funciona com chaves e o depósito com comandos. Cada local tem o seu responsável e os seus hábitos.
Enquanto a equipa não muda, funciona. Depois chegam os problemas:
- quem sai da organização tem de ser «desligado» em cada local, com sistemas diferentes: uma ronda de e-mails e mensagens, e algum acesso esquecido;
- quem trabalha em vários locais (técnicos, responsáveis de zona, manutenção) acumula chaves, códigos e comandos;
- as regras não são coerentes: num local os fornecedores só entram de manhã, noutro a qualquer hora;
- não há uma visão de conjunto: para saber quem entrou num armazém ao sábado é preciso perguntar a alguém que lá esteja.
Acontece em contextos muito diferentes: cadeias de lojas, organizações com uma sede e um ou mais armazéns, administradores de condomínios com vários prédios, operadores com vários espaços de coworking, cooperativas com depósitos espalhados pelo território. O problema é sempre o mesmo: muitos acessos, muitas pessoas e nenhum ponto único para os gerir.
O que deve fazer um controlo de acessos para vários locais
Um sistema para vários locais não é só «vários sistemas num». Tem de garantir coisas concretas:
- um único registo de pessoas: cada pessoa existe uma só vez, com os seus métodos de acesso;
- permissões por local, por acesso e por horário: a Ana entra na sede todos os dias e no armazém só às terças;
- uma revogação única: desativa a pessoa e a aplicação, o PIN, o cartão, o comando e a matrícula dela deixam de funcionar ao mesmo tempo, em todos os locais;
- histórico por acesso: quem entrou, quando, por que acesso e com que método, filtrável por pessoa, período ou método;
- estado aberto/fechado dos acessos, com o sensor de fecho e também no mapa dos locais, para saber ao fim do dia se ficou algo aberto em algum local;
- horários diferentes por local, com aberturas programadas onde o automatismo o permite.
O ACCESS faz tudo isto a partir de uma área web e de uma aplicação. As regras aplicam-se à pessoa, não a um método: se um técnico só pode entrar num local esta semana, a regra vale para o PIN, para a aplicação e para a matrícula da carrinha dele.
Todos os locais na mesma área web
O 1Control ACCESS liga os acessos de cada local a uma só área web e uma só aplicação: permissões por local e por pessoa, revogação imediata, histórico por acesso. SIM de dados incluído 3 anos.
- 1.500+ avaliações na Amazon, Facebook e Trustpilot
- Pagamentos seguros
- Garantia de 2 anos
Como organizar locais, acessos, grupos e pessoas
Antes de instalar, vale a pena desenhar a estrutura numa folha. Um exemplo com três locais:
- Sede: portão de viaturas, entrada pedonal com fechadura elétrica, cancela do parque;
- Armazém: portão do pátio e portão seccionado do cais de carga;
- Loja: porta do pessoal nas traseiras e porta de enrolar.
Depois os grupos, a forma mais rápida de atribuir permissões:
- «Colaboradores sede»: sede, de segunda a sexta, das 7h às 19h;
- «Armazém»: armazém, turnos incluídos;
- «Loja»: loja, nos dias de abertura;
- «Manutenção»: todos os locais, com validade até ao fim do trabalho;
- «Estafetas»: só o portão do armazém, de manhã nos dias úteis.
Uma pessoa pode estar em vários grupos. Quando muda de função, muda-a de grupo e os acessos dela mudam em todos os locais.
O histórico por acesso: o que diz e o que não diz
Com vários locais, o histórico passa a ser a ferramenta principal: em vez de perguntar, consulta-se. Quem abriu o portão do armazém no domingo? O fornecedor passou mesmo na quinta-feira? Quantas vezes entrou o técnico na loja esta semana? O registo do ACCESS mostra pessoa, data, hora, acesso e método usado, e filtra-se por pessoa, período ou método.
Mas é preciso dizer com clareza o que não é: não é um sistema de registo de assiduidade. Regista as aberturas dos acessos; não calcula horas trabalhadas, não gere picagens, férias ou horas extraordinárias e não se liga a software de processamento salarial ou de recursos humanos. Se precisa de registo de assiduidade, é um sistema diferente, que pode conviver com o controlo de acessos.
E como o registo contém dados pessoais, antes de o ativar informe as pessoas e confirme com o seu consultor ou com o EPD como tratá-los.
Locais diferentes, acessos diferentes: a instalação
Os locais raramente têm os mesmos acessos. O ACCESS liga-se ao que existe: portões, cancelas, portões basculantes, portões seccionados, portas de enrolar e portas com fechadura elétrica. São precisos alimentação de 12 V e o contacto de abertura do automatismo; o teclado inteligente para PIN e cartões e a câmara de leitura de matrículas juntam-se apenas onde fazem falta.
Dois pormenores pesam muito quando os locais estão longe:
- nenhuma rede para configurar: o ACCESS tem um módulo LTE com SIM de dados incluído durante 3 anos, por isso não depende da rede do local nem de um técnico informático no sítio;
- continuidade: as autorizações ficam guardadas no dispositivo, por isso se a ligação cair quem tem permissão continua a entrar, e as alterações chegam quando a rede volta.
Para dimensionar cada local: o ACCESS MINI gere até 500 utilizadores e o ACCESS até 1.000. Um armazém com poucos colaboradores e uma sede com centenas de pessoas podem ter modelos diferentes e continuar na mesma área web.
Uma semana numa organização com três locais
- Segunda-feira: chega uma nova operadora de armazém. Cria-a uma vez, junta-a ao grupo «Armazém» e envia-lhe o acesso para a aplicação. Não entra na sede nem na loja.
- Terça-feira: o técnico do ar condicionado tem de passar pelos três locais. Dá-lhe um PIN válido até sexta-feira no grupo «Manutenção». Na sexta à noite deixa de funcionar sozinho.
- Quarta-feira: o estafeta do armazém chega cedo. O PIN dele só funciona no portão do pátio, das 7h às 12h.
- Quinta-feira: um colaborador sai da loja. Desativa-o na área web e a aplicação, o cartão e o comando dele deixam de funcionar em todo o lado.
- Sexta-feira: antes de sair confirma que todos os acessos dos três locais estão fechados e revê o histórico da semana.
Nenhum destes passos obriga a ir a um local. É essa a diferença prática de um controlo de acessos centralizado.
O que perguntar antes de escolher, e o que o ACCESS não faz
As perguntas úteis para qualquer sistema com vários locais:
- Todos os locais se gerem a partir da mesma área web e da mesma aplicação, sem software para instalar em cada local?
- Uma permissão pode limitar-se a um local, a um acesso e a um horário?
- A revogação de uma pessoa vale para todos os seus métodos e em todos os locais?
- O histórico consulta-se à distância e filtra-se por acesso, pessoa e período?
- Cada local precisa de uma rede local? E se ela falhar?
- O que está incluído no custo e durante quanto tempo (conectividade, licenças, assistência)?
Para ficar claro, o ACCESS não é um sistema de registo de assiduidade, não se integra com software de recursos humanos ou de salários, não usa biometria e não acrescenta torniquetes: trabalha sobre os acessos que já tem. Para casos concretos há guias próprios: lojas, estafetas e fornecedores no armazém, parques de estacionamento com cancela e, para comparar tecnologias, os tipos de sistemas de controlo de acessos.
Perguntas frequentes
Posso gerir locais em cidades diferentes a partir da mesma aplicação?
Sim. Com o 1Control ACCESS os acessos de cada local ligam-se ao ACCESS e todos os locais se gerem a partir da mesma área web e da mesma aplicação, esteja onde estiver.
Posso dar a uma pessoa acesso só a alguns locais?
Sim. Para cada pessoa ou grupo escolhe locais, acessos, dias, horários e validade. Um técnico pode entrar em todos os locais durante uma semana e um estafeta só no portão do armazém de manhã.
É preciso internet em cada local?
Não. O ACCESS tem um módulo LTE com SIM de dados incluído durante 3 anos e liga-se sozinho. Se faltar a ligação, as autorizações guardadas no dispositivo continuam a funcionar.
O histórico de acessos serve como registo de assiduidade?
Não. O histórico regista as aberturas com pessoa, hora, acesso e método, mas não calcula horas trabalhadas nem se liga a software de recursos humanos. O registo de assiduidade é um sistema diferente.
O que acontece quando alguém sai da organização?
Desativa a pessoa uma vez na área web ou na aplicação, e a aplicação, o PIN, o cartão, o comando e a matrícula dela deixam de funcionar ao mesmo tempo, em todos os locais.
Quantos utilizadores se podem gerir?
O ACCESS MINI gere até 500 utilizadores e o ACCESS até 1.000. Cada local pode ter o modelo adequado e continuar na mesma área web.
Conclusão
Com vários locais, o controlo de acessos deixa de ser uma questão de fechaduras e passa a ser uma questão de gestão: quem entra onde, com que regras e como retirar um acesso em todo o lado de uma só vez. Uma só área web, uma só aplicação, permissões por local e por pessoa e um histórico por acesso resolvem precisamente isso, sem refazer os acessos nem configurar redes.
Quer ver como se organizariam os seus locais? Peça uma demonstração do 1Control ACCESS.