Με λίγα λόγια: η διαχείριση του ελέγχου πρόσβασης σε πολλές εγκαταστάσεις σημαίνει να αποφασίζετε από ένα σημείο ποιος μπαίνει πού, με συνεπείς κανόνες, μια ανάκληση που ισχύει παντού και ιστορικό για κάθε είσοδο, χωρίς να πηγαίνετε επί τόπου για κάθε αλλαγή. Με το 1Control ACCESS, οι είσοδοι που ήδη έχει κάθε εγκατάσταση (καγκελόπορτες, μπάρες, σπαστές γκαραζόπορτες, πόρτες) συνδέονται στο ACCESS, και όλες οι εγκαταστάσεις διαχειρίζονται από την ίδια διαδικτυακή περιοχή και την ίδια εφαρμογή.
Σε αυτόν τον οδηγό βλέπουμε γιατί οι εγκαταστάσεις που διαχειρίζονται χωριστά γίνονται πρόβλημα, τι πρέπει να κάνει ένα σύστημα για πολλούς χώρους, πώς οργανώνονται εγκαταστάσεις, είσοδοι και άτομα, και τι δεν κάνει ένας έλεγχος πρόσβασης.
Το πρόβλημα των εγκαταστάσεων που διαχειρίζονται χωριστά
Σε οργανισμούς με πολλές εγκαταστάσεις, ο έλεγχος πρόσβασης μεγαλώνει σχεδόν πάντα σε στρώσεις. Τα κεντρικά έχουν ένα σύστημα, η αποθήκη που άνοιξε αργότερα ένα πληκτρολόγιο με δικό της κωδικό, το κατάστημα δουλεύει με κλειδιά, ο χώρος στάθμευσης με τηλεχειριστήρια. Κάθε χώρος έχει τον υπεύθυνό του και τις συνήθειές του.
Όσο η ομάδα μένει ίδια, λειτουργεί. Μετά έρχονται τα προβλήματα:
- όποιος φεύγει από τον οργανισμό πρέπει να «απενεργοποιηθεί» σε κάθε χώρο, σε διαφορετικά συστήματα: ένας γύρος από email και μηνύματα, και μερικές ξεχασμένες προσβάσεις·
- όσοι δουλεύουν σε πολλούς χώρους (τεχνικοί, περιφερειακοί υπεύθυνοι, συντήρηση) μαζεύουν κλειδιά, κωδικούς και τηλεχειριστήρια·
- οι κανόνες δεν είναι συνεπείς: σε έναν χώρο οι προμηθευτές μπαίνουν μόνο το πρωί, σε άλλον οποιαδήποτε ώρα·
- δεν υπάρχει συνολική εικόνα: για να μάθετε ποιος μπήκε σε μια αποθήκη το Σάββατο, πρέπει να ρωτήσετε κάποιον επί τόπου.
Συμβαίνει σε πολύ διαφορετικά περιβάλλοντα: αλυσίδες καταστημάτων, οργανισμούς με κεντρικά γραφεία και μία ή περισσότερες αποθήκες, διαχειριστές πολλών πολυκατοικιών, φορείς με πολλούς χώρους coworking, συνεταιρισμούς με αποθήκες σε διαφορετικές περιοχές. Το πρόβλημα είναι πάντα το ίδιο: πολλές είσοδοι, πολλά άτομα και κανένα ενιαίο σημείο για να τα διαχειριστείτε.
Τι πρέπει να κάνει ένας έλεγχος πρόσβασης για πολλές εγκαταστάσεις
Ένα σύστημα για πολλούς χώρους δεν είναι απλώς «πολλά συστήματα σε ένα». Πρέπει να προσφέρει συγκεκριμένα πράγματα:
- ένα ενιαίο μητρώο ατόμων: κάθε άτομο υπάρχει μία φορά, με τις μεθόδους πρόσβασής του·
- δικαιώματα ανά εγκατάσταση, ανά είσοδο και ανά χρονικό παράθυρο: η Μαρία μπαίνει στα κεντρικά κάθε μέρα και στην αποθήκη μόνο την Τρίτη·
- μία ανάκληση: απενεργοποιείτε το άτομο και η εφαρμογή, το PIN, η κάρτα, το τηλεχειριστήριο και η πινακίδα του σταματούν να λειτουργούν μαζί, σε όλες τις εγκαταστάσεις·
- ιστορικό ανά είσοδο: ποιος μπήκε, πότε, από ποια είσοδο και με ποια μέθοδο, με φίλτρο ανά άτομο, περίοδο ή μέθοδο·
- κατάσταση ανοιχτό/κλειστό των εισόδων, με τον αισθητήρα κλεισίματος και στον χάρτη των χώρων, για να ξέρετε στο τέλος της μέρας αν έμεινε κάτι ανοιχτό σε κάποιον χώρο·
- διαφορετικά ωράρια ανά εγκατάσταση, με προγραμματισμένα ανοίγματα όπου ο αυτοματισμός το επιτρέπει.
Το ACCESS τα κάνει όλα αυτά από μια διαδικτυακή περιοχή και μια εφαρμογή. Οι κανόνες ισχύουν για το άτομο και όχι για μία μέθοδο: αν ένας τεχνικός μπορεί να μπει σε έναν χώρο μόνο αυτή την εβδομάδα, ο κανόνας ισχύει για το PIN του, την εφαρμογή του και την πινακίδα του βαν του.
Διαχειριστείτε τις προσβάσεις του κτιρίου σας
Το 1Control ACCESS συγκεντρώνει ανοίγματα, δικαιώματα και ιστορικό για κάθε είσοδο: εξοπλισμός με κάρτα SIM δεδομένων για 3 χρόνια και αποκλειστική υποστήριξη.
- 1.500+ κριτικές σε Amazon, Facebook και Trustpilot
- Ασφαλείς πληρωμές
- Εγγύηση 2 ετών
Πώς οργανώνονται εγκαταστάσεις, είσοδοι, ομάδες και άτομα
Πριν από την εγκατάσταση αξίζει να σχεδιάσετε τη δομή σε ένα χαρτί. Ένα παράδειγμα με τρεις χώρους:
- Κεντρικά: καγκελόπορτα οχημάτων, είσοδος πεζών με ηλεκτρική κλειδαριά, μπάρα του πάρκινγκ·
- Αποθήκη: καγκελόπορτα της αυλής και σπαστή γκαραζόπορτα της ράμπας φόρτωσης·
- Κατάστημα: πίσω πόρτα προσωπικού και ρολό.
Μετά οι ομάδες, ο πιο γρήγορος τρόπος να δοθούν δικαιώματα:
- «Προσωπικό κεντρικών»: κεντρικά, Δευτέρα έως Παρασκευή, 7:00-19:00·
- «Αποθήκη»: αποθήκη, μαζί με τις βάρδιες·
- «Πωλητές»: κατάστημα, τις ημέρες λειτουργίας·
- «Συντήρηση»: όλοι οι χώροι, με λήξη στο τέλος της εργασίας·
- «Κούριερ»: μόνο η καγκελόπορτα της αποθήκης, εργάσιμες πρωινές ώρες.
Ένα άτομο μπορεί να ανήκει σε πολλές ομάδες. Όταν αλλάζει ρόλο, το μετακινείτε σε άλλη ομάδα και οι προσβάσεις του αλλάζουν σε όλους τους χώρους.
Το ιστορικό ανά είσοδο: τι δείχνει και τι όχι
Με πολλές εγκαταστάσεις, το ιστορικό γίνεται το βασικό εργαλείο: αντί να ρωτάτε, κοιτάτε. Ποιος άνοιξε την πόρτα της αποθήκης την Κυριακή; Πέρασε πράγματι ο προμηθευτής την Πέμπτη; Πόσες φορές μπήκε ο τεχνικός στο κατάστημα αυτή την εβδομάδα; Το ιστορικό του ACCESS δείχνει άτομο, ημερομηνία, ώρα, είσοδο και μέθοδο, και φιλτράρεται ανά άτομο, περίοδο ή μέθοδο.
Πρέπει όμως να ειπωθεί καθαρά τι δεν είναι: δεν είναι σύστημα καταγραφής ωραρίου. Καταγράφει τα ανοίγματα των εισόδων· δεν υπολογίζει ώρες εργασίας, δεν διαχειρίζεται χτυπήματα κάρτας, άδειες ή υπερωρίες και δεν συνδέεται με λογισμικό μισθοδοσίας ή ανθρώπινου δυναμικού. Αν χρειάζεστε ψηφιακή κάρτα εργασίας, αυτό είναι άλλο σύστημα, που μπορεί να συνυπάρχει με τον έλεγχο πρόσβασης.
Και επειδή το ιστορικό περιέχει προσωπικά δεδομένα, πριν το ενεργοποιήσετε ενημερώστε τα άτομα και ελέγξτε με τον σύμβουλό σας ή τον DPO πώς πρέπει να τα χειριστείτε.
Διαφορετικοί χώροι, διαφορετικές είσοδοι: η εγκατάσταση
Οι χώροι σπάνια έχουν τις ίδιες εισόδους. Το ACCESS συνδέεται σε ό,τι υπάρχει: καγκελόπορτες, μπάρες, ανακλινόμενες και σπαστές γκαραζόπορτες, ρολά και πόρτες με ηλεκτρική κλειδαριά. Χρειάζονται τροφοδοσία 12 V και η επαφή ανοίγματος του αυτοματισμού· το έξυπνο πληκτρολόγιο για PIN και κάρτες και η κάμερα αναγνώρισης πινακίδων προστίθενται μόνο όπου χρειάζονται.
Δύο λεπτομέρειες μετράνε πολύ όταν οι χώροι απέχουν μεταξύ τους:
- κανένα δίκτυο για ρύθμιση: το ACCESS έχει μονάδα LTE με κάρτα SIM δεδομένων για 3 χρόνια, οπότε δεν εξαρτάται από το δίκτυο του χώρου ούτε από τεχνικό πληροφορικής επί τόπου·
- συνέχεια: τα δικαιώματα αποθηκεύονται στη συσκευή, οπότε αν χαθεί η σύνδεση όσοι έχουν άδεια συνεχίζουν να μπαίνουν, και οι αλλαγές φτάνουν όταν επιστρέψει το δίκτυο.
Για τη διαστασιολόγηση κάθε χώρου: το ACCESS MINI διαχειρίζεται έως 500 χρήστες και το ACCESS έως 1.000. Μια αποθήκη με λίγους εργαζόμενους και κεντρικά με εκατοντάδες άτομα μπορούν να έχουν διαφορετικά μοντέλα και να μένουν στην ίδια διαδικτυακή περιοχή.
Μια εβδομάδα σε οργανισμό με τρεις χώρους
- Δευτέρα: έρχεται μια νέα αποθηκάριος. Τη δημιουργείτε μία φορά, τη βάζετε στην ομάδα «Αποθήκη» και της στέλνετε την πρόσβαση στην εφαρμογή. Στα κεντρικά και στο κατάστημα δεν μπαίνει.
- Τρίτη: ο τεχνικός του κλιματισμού πρέπει να περάσει και από τους τρεις χώρους. Του δίνετε PIN που ισχύει ως την Παρασκευή στην ομάδα «Συντήρηση». Την Παρασκευή το βράδυ σταματά να λειτουργεί μόνο του.
- Τετάρτη: ο κούριερ της αποθήκης έρχεται νωρίς. Το PIN του λειτουργεί μόνο στην καγκελόπορτα της αυλής, από τις 7:00 ως τις 12:00.
- Πέμπτη: ένας πωλητής φεύγει από το κατάστημα. Τον απενεργοποιείτε από τη διαδικτυακή περιοχή και η εφαρμογή, η κάρτα και το τηλεχειριστήριό του σταματούν να λειτουργούν παντού.
- Παρασκευή: πριν φύγετε ελέγχετε ότι όλες οι είσοδοι των τριών χώρων είναι κλειστές και ρίχνετε μια ματιά στο ιστορικό της εβδομάδας.
Κανένα από αυτά τα βήματα δεν απαιτεί να πάτε σε κάποιον χώρο. Αυτή είναι η πρακτική διαφορά ενός κεντρικά διαχειριζόμενου ελέγχου πρόσβασης.
Τι να ρωτήσετε πριν επιλέξετε, και τι δεν κάνει το ACCESS
Χρήσιμες ερωτήσεις για κάθε σύστημα πολλών εγκαταστάσεων:
- Διαχειρίζονται όλοι οι χώροι από την ίδια διαδικτυακή περιοχή και την ίδια εφαρμογή, χωρίς λογισμικό σε κάθε χώρο;
- Μπορεί ένα δικαίωμα να περιοριστεί σε έναν χώρο, μία είσοδο και ένα χρονικό παράθυρο;
- Η ανάκληση ενός ατόμου ισχύει για όλες τις μεθόδους του και σε όλους τους χώρους;
- Το ιστορικό ελέγχεται από απόσταση και φιλτράρεται ανά είσοδο, άτομο και περίοδο;
- Χρειάζεται κάθε χώρος τοπικό δίκτυο; Και τι γίνεται αν πέσει;
- Τι περιλαμβάνεται στο κόστος και για πόσο (συνδεσιμότητα, άδειες, υποστήριξη);
Για να είμαστε σαφείς: το ACCESS δεν είναι σύστημα καταγραφής ωραρίου, δεν συνδέεται με λογισμικό ανθρώπινου δυναμικού ή μισθοδοσίας, δεν χρησιμοποιεί βιομετρικά και δεν προσθέτει περιστροφικές πύλες: δουλεύει στις εισόδους που έχετε. Για συγκεκριμένες περιπτώσεις υπάρχουν ξεχωριστοί οδηγοί: καταστήματα, κούριερ και προμηθευτές στην αποθήκη, πάρκινγκ με μπάρα και, για σύγκριση τεχνολογιών, οι τύποι συστημάτων ελέγχου πρόσβασης.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να διαχειρίζομαι χώρους σε διαφορετικές πόλεις από την ίδια εφαρμογή;
Ναι. Με το 1Control ACCESS οι είσοδοι κάθε χώρου συνδέονται στο ACCESS και όλοι οι χώροι διαχειρίζονται από την ίδια διαδικτυακή περιοχή και την ίδια εφαρμογή, από οπουδήποτε.
Μπορώ να δώσω σε κάποιον πρόσβαση μόνο σε ορισμένους χώρους;
Ναι. Για κάθε άτομο ή ομάδα επιλέγετε χώρους, εισόδους, ημέρες, χρονικά παράθυρα και λήξη. Ένας τεχνικός μπορεί να μπαίνει σε όλους τους χώρους για μία εβδομάδα και ένας κούριερ μόνο στην καγκελόπορτα της αποθήκης το πρωί.
Χρειάζεται internet σε κάθε χώρο;
Όχι. Το ACCESS έχει μονάδα LTE με κάρτα SIM δεδομένων για 3 χρόνια και συνδέεται μόνο του. Αν χαθεί η σύνδεση, τα δικαιώματα που είναι αποθηκευμένα στη συσκευή συνεχίζουν να λειτουργούν.
Μπορεί το ιστορικό προσβάσεων να χρησιμεύσει ως καταγραφή ωραρίου;
Όχι. Το ιστορικό καταγράφει τα ανοίγματα με άτομο, ώρα, είσοδο και μέθοδο, αλλά δεν υπολογίζει ώρες εργασίας και δεν συνδέεται με λογισμικό ανθρώπινου δυναμικού. Η καταγραφή ωραρίου είναι άλλο σύστημα.
Τι γίνεται όταν κάποιος φεύγει από τον οργανισμό;
Τον απενεργοποιείτε μία φορά από τη διαδικτυακή περιοχή ή την εφαρμογή, και η εφαρμογή, το PIN, η κάρτα, το τηλεχειριστήριο και η πινακίδα του σταματούν να λειτουργούν μαζί, σε όλους τους χώρους.
Πόσους χρήστες μπορώ να διαχειριστώ;
Το ACCESS MINI διαχειρίζεται έως 500 χρήστες και το ACCESS έως 1.000. Κάθε χώρος μπορεί να έχει το κατάλληλο μοντέλο και να μένει στην ίδια διαδικτυακή περιοχή.
Συμπέρασμα
Με πολλές εγκαταστάσεις, ο έλεγχος πρόσβασης παύει να είναι θέμα κλειδαριών και γίνεται θέμα διαχείρισης: ποιος μπαίνει πού, με ποιους κανόνες και πώς αφαιρείται μια πρόσβαση παντού με μία κίνηση. Μία διαδικτυακή περιοχή, μία εφαρμογή, δικαιώματα ανά χώρο και άτομο και ιστορικό για κάθε είσοδο λύνουν ακριβώς αυτό, χωρίς να ξαναφτιάξετε τις εισόδους και χωρίς να ρυθμίσετε δίκτυα.
Θέλετε να δείτε πώς θα οργανώνονταν οι χώροι σας; Ζητήστε μια επίδειξη του 1Control ACCESS.