Με λίγα λόγια: για να μπαίνουν κούριερ και προμηθευτές σε μια αποθήκη ή ένα βιομηχανικό κτίριο χωρίς να στέκεται κάποιος στην πύλη, ο καθένας πρέπει να έχει τη δική του πρόσβαση, περιορισμένη στην είσοδο εμπορευμάτων και στο δικό του παράθυρο παράδοσης: ένα PIN με ωράριο στο έξυπνο πληκτρολόγιο, την πινακίδα του φορτηγού που διαβάζει η κάμερα ή ένα άνοιγμα από απόσταση από την εφαρμογή όταν έρχεται ένας περιστασιακός κούριερ. Ένα σύστημα όπως το 1Control ACCESS συνδέεται στην καγκελόπορτα, στην μπάρα ή στη βιομηχανική πόρτα που ήδη έχετε, εφαρμόζει αυτούς τους κανόνες και καταγράφει κάθε διέλευση.
Σε αυτόν τον οδηγό βλέπουμε γιατί οι παραδόσεις είναι το αδύνατο σημείο της πρόσβασης σε μια αποθήκη, πώς να χωρίσετε όσους παραδίδουν σε τρεις κατηγορίες με διαφορετικούς κανόνες, ποιες εισόδους αξίζει να χρησιμοποιείτε και τι δεν κάνει ένα σύστημα πρόσβασης στη θέση της αποθήκης.
Το πρόβλημα: οι παραδόσεις δεν έρχονται σε ώρες γραφείου
Ο κούριερ περνά όταν το δρομολόγιό του τον φέρνει σε εσάς, όχι όταν κάποιος είναι ελεύθερος στην πύλη. Ο προμηθευτής πρώτων υλών θέλει να ξεφορτώσει στις 6:30, πριν την κίνηση. Ο τεχνικός του περονοφόρου έρχεται το Σάββατο. Οι λύσεις που βλέπει κανείς πιο συχνά είναι γνωστές:
- το τηλεχειριστήριο που αφήνεται στον τακτικό προμηθευτή, που μετά περνά σε συνάδελφο, μετά σε υπεργολάβο, και δεν επιστρέφει ποτέ·
- ένας κοινός κωδικός της πύλης που τον ξέρουν όλοι οι μεταφορείς της περιοχής, και δεν αλλάζει ποτέ γιατί θα έπρεπε να ενημερωθούν όλοι·
- κάποιος που βγαίνει να ανοίξει κάθε φορά, διακόπτοντας τη δουλειά του·
- η πύλη ανοιχτή όλο το πρωί, «αφού έρχονται φορτηγά».
Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις δεν ξέρετε ποιος μπήκε, πότε και από πού. Και όταν ένας προμηθευτής αλλάζει ή μια συνεργασία τελειώνει, η αφαίρεση της πρόσβασης είναι δύσκολη ή αδύνατη.
Τρεις τύποι επισκεπτών, τρεις διαφορετικοί κανόνες
Ο πιο πρακτικός τρόπος να οργανώσετε τις παραδόσεις είναι να ξεχωρίσετε όσους μπαίνουν με βάση τη συχνότητα.
Ο τακτικός προμηθευτής
Έρχεται αρκετές φορές την εβδομάδα, συχνά με το ίδιο όχημα. Για αυτόν η ιδανική πρόσβαση είναι η πινακίδα που διαβάζει η κάμερα: η μπάρα ή η καγκελόπορτα ανοίγει χωρίς να κατέβει από το όχημα, μόνο τις μέρες και τις ώρες που ισχύουν. Εναλλακτικά, ένα προσωπικό PIN με το έξυπνο πληκτρολόγιο.
Ο κούριερ με μεταβλητό δρομολόγιο
Περνά συχνά αλλά με διαφορετικούς οδηγούς. Ένα PIN που ισχύει μόνο στην είσοδο εμπορευμάτων και μόνο τα πρωινά των καθημερινών περιορίζει τον κίνδυνο: αν ο κωδικός κυκλοφορήσει, λειτουργεί μόνο εκεί και μόνο σε εκείνο το παράθυρο. Και μπορείτε να τον αλλάξετε για εκείνον τον κούριερ χωρίς να αγγίξετε τους άλλους.
Ο περιστασιακός
Ο μεταφορέας που δεν έχετε ξαναδεί, ο τεχνικός εξωτερικής εταιρείας, η έκτακτη παράδοση. Εδώ η πιο απλή λύση είναι το άνοιγμα από απόσταση: σας ειδοποιεί ότι έφτασε, ελέγχετε ποιος είναι και ανοίγετε από την εφαρμογή ή το web, όπου κι αν βρίσκεστε. Η διέλευση καταγράφεται κανονικά στο ιστορικό. Αν η εργασία κρατήσει μερικές μέρες, του δημιουργείτε πρόσβαση με λήξη: την τελευταία μέρα σταματά μόνη της.
Διαχειριστείτε τις προσβάσεις του κτιρίου σας
Το 1Control ACCESS συγκεντρώνει ανοίγματα, δικαιώματα και ιστορικό για κάθε είσοδο: εξοπλισμός με κάρτα SIM δεδομένων για 3 χρόνια και αποκλειστική υποστήριξη.
- 1.500+ κριτικές σε Amazon, Facebook και Trustpilot
- Ασφαλείς πληρωμές
- Εγγύηση 2 ετών
Από πού να μπαίνουν: η είσοδος εμπορευμάτων
Αν η αποθήκη έχει περισσότερες εισόδους, καλό είναι όσοι παραδίδουν να χρησιμοποιούν μία μόνο: την είσοδο εμπορευμάτων. Επιβλέπεται πιο εύκολα, κρατά τα βαριά οχήματα μακριά από τη στάθμευση του προσωπικού και κάνει το ιστορικό πιο ευανάγνωστο.
Το ACCESS δουλεύει στις υπάρχουσες εισόδους: συνδέεται στην εντολή ανοίγματος της καγκελόπορτας οχημάτων, της μπάρας, της μηχανοκίνητης βιομηχανικής πόρτας ή της πόρτας με ηλεκτρική κλειδαριά, με τροφοδοσία 12 V και επαφή ανοίγματος. Χωρίς τουρνικέ, χωρίς εργασίες. Σε κάθε είσοδο αποφασίζετε ποιος περνά: η ομάδα «Προμηθευτές» μόνο από την είσοδο εμπορευμάτων, οι υπάλληλοι και από την πεζή είσοδο, ο συντηρητής μόνο όπου χρειάζεται η δουλειά του.
Κανόνες ανά ομάδα: προμηθευτές, κούριερ, συντήρηση
Η διαχείριση ατόμων ένα προς ένα δεν αντέχει όταν οι προμηθευτές είναι δεκάδες. Με το ACCESS δουλεύετε με ομάδες, και κάθε άτομο κληρονομεί τους κανόνες της δικής του:
- Προμηθευτές: είσοδος εμπορευμάτων, Δευτέρα με Παρασκευή, 6:00-14:00·
- Κούριερ: είσοδος εμπορευμάτων, καθημερινές, 8:00-18:00·
- Συντήρηση: τεχνικές είσοδοι, πρόσβαση με λήξη που ακολουθεί τη σύμβαση ή την εργασία·
- Υπάλληλοι: πεζή είσοδος και στάθμευση, τις μέρες και τις ώρες της βάρδιας.
Οι κανόνες ισχύουν σε όλες τις μεθόδους που αντιστοιχούν στο άτομο: αν ένας προμηθευτής μπορεί να μπαίνει μόνο το πρωί, ο κανόνας ισχύει στην πινακίδα, στο PIN και στην εφαρμογή του. Κλείνετε για διακοπές; Αναστέλλετε ολόκληρη την ομάδα και την ενεργοποιείτε ξανά όταν επιστρέψετε.
Το παράθυρο παραλαβής εμπορευμάτων
Αν οι παραδόσεις συγκεντρώνονται σε μια συγκεκριμένη ζώνη, τα προγραμματισμένα ανοίγματα μπορούν να κρατούν ανοιχτή την είσοδο εμπορευμάτων μόνο σε εκείνο το παράθυρο, για παράδειγμα 7:30-8:30, και μετά να την κλείνουν, εφόσον ο αυτοματισμός υποστηρίζει τη διατήρηση ανοίγματος. Εκτός παραθύρου ισχύουν ξανά οι προσωπικές προσβάσεις.
Με τον αισθητήρα κλεισίματος βλέπετε σε πραγματικό χρόνο αν η πύλη είναι ανοιχτή ή κλειστή, και στον χάρτη των εγκαταστάσεών σας. Στο τέλος της μέρας ελέγχετε από το web ότι κανείς δεν την άφησε ανοιχτή μετά την τελευταία εκφόρτωση.
Το ιστορικό: τι ώρα πέρασε ο κούριερ;
«Το δέμα φαίνεται παραδομένο στις 11:02, αλλά κανείς δεν το είδε.» Με το ιστορικό του ACCESS κάθε άνοιγμα έχει άτομο, ημερομηνία, ώρα, είσοδο και μέθοδο, και φιλτράρεται ανά άτομο, περίοδο ή μέθοδο. Δεν λέει τι παραδόθηκε, λέει όμως ποιος μπήκε και πότε: συχνά αρκεί για να κλείσει μια αμφισβήτηση σε ένα λεπτό, αντί για ανασύνθεση από μνήμης.
Ένα πρωινό στην είσοδο εμπορευμάτων
- 6:15 Το φορτηγό του προμηθευτή συσκευασιών φτάνει στην μπάρα: η κάμερα διαβάζει την πινακίδα και η μπάρα σηκώνεται.
- 7:30 Η είσοδος εμπορευμάτων περνά σε προγραμματισμένο άνοιγμα για το παράθυρο παραλαβής.
- 8:30 Η είσοδος κλείνει μόνη της.
- 10:05 Ο κούριερ πληκτρολογεί το PIN της ομάδας του: λειτουργεί μόνο στην είσοδο εμπορευμάτων, μόνο τις καθημερινές.
- 11:40 Ένας άγνωστος μεταφορέας είναι στην πύλη: ο υπεύθυνος ελέγχει το δελτίο αποστολής και ανοίγει από απόσταση από την εφαρμογή.
- 14:00 Ο τεχνικός του περονοφόρου μπαίνει με την εφαρμογή: η πρόσβασή του λήγει την Παρασκευή.
- 18:30 Ο υπεύθυνος ελέγχει από το web ότι η πύλη είναι κλειστή και κοιτάζει το ιστορικό.
Τι δεν κάνει το ACCESS στη θέση της αποθήκης
- Δεν είναι λογισμικό διαχείρισης αποθήκης και δεν κάνει κρατήσεις ραμπών φόρτωσης: ασχολείται με το ποιος ανοίγει τις εισόδους.
- Δεν καταγράφει εμπορεύματα: το ιστορικό λέει ποιος μπήκε, όχι τι έφερε.
- Δεν συνδέεται με το ERP ή το WMS σας. Άτομα, ομάδες και ωράρια διαχειρίζονται από το περιβάλλον web του ACCESS.
- Δεν αντικαθιστά τη βιντεοεπιτήρηση: τη συμπληρώνει.
Εγκατάσταση και συνδεσιμότητα
Οι πύλες των αποθηκών βρίσκονται συχνά μακριά από το γραφείο και το Wi-Fi. Το ACCESS έχει ενσωματωμένο LTE με κάρτα SIM δεδομένων που περιλαμβάνεται για 3 χρόνια: συνδέεται μόνο του, χωρίς router και χωρίς καλώδια δικτύου μέχρι την πύλη. Οι άδειες αποθηκεύονται στη συσκευή, οπότε αν λείψει η σύνδεση οι εξουσιοδοτημένοι προμηθευτές συνεχίζουν να μπαίνουν. Αν έχετε περισσότερες εγκαταστάσεις ή αποθήκες, τις διαχειρίζεστε όλες από τον ίδιο πίνακα.
Την ίδια λογική για ένα σημείο λιανικής θα τη βρείτε στον οδηγό για τον έλεγχο πρόσβασης σε κατάστημα· για χώρους με μέλη και ωράρια, σε αυτόν για το γυμναστήριο 24 ωρών. Για τη διαφορά από ένα GSM ρελέ, δείτε τη σύγκριση GSM ή Bluetooth.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς αφήνω τον κούριερ να μπει αν δεν υπάρχει κανείς στην πύλη;
Του δίνετε ένα PIN που ισχύει μόνο στην είσοδο εμπορευμάτων και μόνο στο δικό του ωράριο, ή ανοίγετε από απόσταση από την εφαρμογή ή το web όταν σας ειδοποιήσει ότι έφτασε. Και στις δύο περιπτώσεις η διέλευση καταγράφεται στο ιστορικό.
Μπορεί η μπάρα να ανοίγει με την πινακίδα του προμηθευτή;
Ναι, με την κάμερα ανάγνωσης πινακίδων: η πινακίδα που αντιστοιχεί στον προμηθευτή ανοίγει μόνο τις μέρες και τις ώρες που ισχύουν γι’ αυτόν και σταματά να ανοίγει όταν απενεργοποιήσετε την πρόσβαση.
Χρειάζεται να αλλάξω την καγκελόπορτα ή την μπάρα;
Όχι. Το ACCESS συνδέεται στην εντολή ανοίγματος του υπάρχοντος αυτοματισμού (καγκελόπορτα, μπάρα, βιομηχανική πόρτα ή πόρτα με ηλεκτρική κλειδαριά) με τροφοδοσία 12 V και επαφή ανοίγματος.
Πώς αφαιρώ την πρόσβαση από έναν προμηθευτή με τον οποίο σταμάτησα τη συνεργασία;
Τον απενεργοποιείτε από το web ή την εφαρμογή: το PIN, η πινακίδα, η εφαρμογή και το τυχόν τηλεχειριστήριό του σταματούν μαζί. Δεν υπάρχει τίποτα να σας επιστραφεί.
Η πύλη είναι μακριά από το Wi-Fi: είναι πρόβλημα;
Όχι. Το ACCESS έχει δική του σύνδεση LTE με κάρτα SIM δεδομένων που περιλαμβάνεται για 3 χρόνια, και συνεχίζει να αφήνει τους εξουσιοδοτημένους να μπαίνουν ακόμη κι όταν λείπει η σύνδεση.
Συνδέεται το ACCESS με το λογισμικό της αποθήκης μου;
Δεν το υποσχόμαστε: άτομα, ομάδες και ωράρια διαχειρίζονται από το περιβάλλον web του ACCESS, που ασχολείται με τις εισόδους και όχι με τα εμπορεύματα.
Συμπέρασμα
Μπορείτε να αφήνετε κούριερ και προμηθευτές να μπαίνουν χωρίς να φυλάτε την πύλη, αν ο καθένας έχει τη δική του πρόσβαση, περιορισμένη στην είσοδο εμπορευμάτων και στο δικό του παράθυρο: πινακίδα για όσους έρχονται συχνά, PIN με ωράριο για τους κούριερ, άνοιγμα από απόσταση για όσους έρχονται μία φορά. Με το ACCESS οι κανόνες αυτοί εφαρμόζονται στις καγκελόπορτες και στις μπάρες που ήδη έχετε, και κάθε διέλευση μένει στο ιστορικό.
Θέλετε να δείτε πώς οργανώνεται στη δική σας αποθήκη; Ζητήστε μια παρουσίαση του 1Control ACCESS.