Με λίγα λόγια: ένα σύστημα ελέγχου πρόσβασης καταστήματος δεν αφορά τους πελάτες, που μπαίνουν από την κεντρική πόρτα στο ωράριο λειτουργίας. Αφορά όσα γίνονται πριν και μετά: ποιος ανοίγει το πρωί, πότε μπαίνει το συνεργείο καθαρισμού, από πού περνούν προμηθευτές και τεχνικοί, ποιος έχει ακόμη κλειδί της πίσω πόρτας. Ένα σύστημα όπως το 1Control ACCESS συνδέεται στις εισόδους που ήδη έχει το κατάστημα (πόρτα με ηλεκτρική κλειδαριά, αυτόματη πόρτα, ηλεκτρικό ρολό, καγκελόπορτα αυλής, μπάρα στάθμευσης) και αποφασίζει ποιος μπορεί να τις ανοίξει, ποιες μέρες και ποιες ώρες, καταγράφοντας κάθε διέλευση. Χωρίς τουρνικέ και χωρίς εργασίες στην εγκατάσταση.
Σε αυτόν τον οδηγό βλέπουμε ποιος μπαίνει πραγματικά σε μια επιχείρηση λιανικής εκτός ωραρίου, γιατί τα φυσικά κλειδιά γίνονται πρόβλημα μόλις αλλάξει το προσωπικό, τι πρέπει να κάνει ένας έλεγχος πρόσβασης για κατάστημα και τι δεν κάνει.
Ποιος μπαίνει στο κατάστημα όταν δεν υπάρχουν πελάτες
Αρκεί να γράψετε σε μια λίστα μια συνηθισμένη εβδομάδα για να δείτε ότι όσοι έχουν σοβαρό λόγο να μπουν είναι πολύ περισσότεροι από όσους έχουν κλειδί:
- όποιος ανοίγει και όποιος κλείνει: ο υπεύθυνος, αλλά και οι πωλητές με βάρδιες, το Σάββατο ή τις αργίες·
- το συνεργείο καθαρισμού, που δουλεύει νωρίς το πρωί ή αργά το βράδυ, όταν το κατάστημα είναι κλειστό·
- οι προμηθευτές που παραδίδουν από την πίσω πόρτα ή την αυλή, συχνά πριν το άνοιγμα·
- οι τεχνικοί: ψυγεία, κλιματισμός, φωτεινές επιγραφές, ηλεκτρολογικά·
- ο area manager ή ο ιδιοκτήτης, που περνάει χωρίς προειδοποίηση·
- η εταιρεία φύλαξης ή όποιος επεμβαίνει σε συναγερμό.
Καθένας χρειάζεται να μπει από μια συγκεκριμένη είσοδο, σε ένα συγκεκριμένο χρονικό παράθυρο. Κανείς δεν χρειάζεται να μπαίνει πάντα και από κάθε πόρτα. Αυτή είναι ακριβώς η διαφορά ανάμεσα στο «έχω κλειδί» και στο «έχω πρόσβαση».
Το πρόβλημα με τα φυσικά κλειδιά
Ένα κλειδί ανοίγει πάντα, οποιαδήποτε ώρα, για όποιον το κρατάει. Σε κατάστημα με προσωπικό που αλλάζει, αυτό φέρνει τρία επαναλαμβανόμενα προβλήματα.
Αντίγραφα που κανείς δεν ελέγχει
Μετά από λίγα χρόνια κανείς δεν ξέρει πόσα αντίγραφα του κλειδιού της πίσω πόρτας υπάρχουν. Ένα το έχει η πρώην πωλήτρια, ένα το προηγούμενο συνεργείο καθαρισμού, ένα είναι «στο συρτάρι». Τον κωδικό του παλιού πληκτρολογίου τον ξέρουν όλοι, ακόμη και όσοι δεν δουλεύουν πια εκεί.
Όταν κάποιος φεύγει
Όταν ένας συνεργάτης αποχωρεί, το κλειδί πρέπει να επιστραφεί. Αν δεν επιστραφεί ή αν μείνει η αμφιβολία, η μόνη σίγουρη λύση είναι να αλλάξει η κλειδαριά και να μοιραστούν νέα κλειδιά σε όλους τους άλλους. Είναι κόστος και μια χαμένη μέρα, και συχνά αναβάλλεται.
Κανένα ίχνος
Με τα κλειδιά δεν ξέρετε ποιος άνοιξε στις 6:10 την Κυριακή, ούτε αν πέρασε στ’ αλήθεια το συνεργείο καθαρισμού. Όταν υπάρξει αμφισβήτηση (ένα έλλειμμα, μια παράδοση που δεν βρέθηκε, ένας συναγερμός) όλα ανασυνθέτονται από μνήμης.
Τι πρέπει να κάνει ο έλεγχος πρόσβασης ενός καταστήματος
Για μια επιχείρηση λιανικής δεν χρειάζεται εγκατάσταση μεγάλου ομίλου. Χρειάζονται λίγες λειτουργίες, καλά υλοποιημένες:
- Μία πρόσβαση ανά άτομο, όχι ένα κοινό κλειδί: ο καθένας έχει τη δική του και μπορείτε να την αφαιρέσετε χωρίς να αγγίξετε των άλλων.
- Είσοδοι, ημέρες και χρονικά παράθυρα: ο καθαρισμός μπαίνει από πίσω 6:00-8:00, ο πρωινός προμηθευτής από την αυλή 7:00-9:00, οι πωλητές μόνο τις μέρες της βάρδιας τους.
- Αυτόματη λήξη: ο τεχνικός του κλιματισμού έχει άδεια μέχρι την Παρασκευή και μετά η πρόσβαση σταματά μόνη της.
- Άμεση ανάκληση, και από απόσταση: ένας συνεργάτης φεύγει και η πρόσβασή του σβήνει αμέσως, χωρίς αλλαγή κλειδαριάς.
- Ιστορικό εισόδων: ποιος μπήκε, πότε, από ποια είσοδο και με ποια μέθοδο, με αναζήτηση και φίλτρα.
- Κατάσταση ανοιχτό/κλειστό: στο τέλος της μέρας θέλετε να ξέρετε αν η πίσω πόρτα έμεινε ανοιχτή.
- Άνοιγμα από απόσταση: ο προμηθευτής χωρίς εφαρμογή είναι στην καγκελόπορτα κι εσείς βρίσκεστε σε άλλο κατάστημα.
Το ACCESS κάνει όλα αυτά από ένα ενιαίο περιβάλλον διαχείρισης στο web και από την εφαρμογή. Οι κανόνες ισχύουν για το άτομο, όχι για τη μέθοδο: αν ο προμηθευτής μπορεί να μπαίνει μόνο το πρωί, ο κανόνας ισχύει στο PIN του, στην εφαρμογή του και στην πινακίδα του φορτηγού του.
Διαχειριστείτε τις προσβάσεις του κτιρίου σας
Το 1Control ACCESS συγκεντρώνει ανοίγματα, δικαιώματα και ιστορικό για κάθε είσοδο: εξοπλισμός με κάρτα SIM δεδομένων για 3 χρόνια και αποκλειστική υποστήριξη.
- 1.500+ κριτικές σε Amazon, Facebook και Trustpilot
- Ασφαλείς πληρωμές
- Εγγύηση 2 ετών
Οι τυπικές είσοδοι ενός καταστήματος
Το ACCESS συνδέεται στην εντολή ανοίγματος μιας εισόδου που είναι ήδη μηχανοκίνητη ή έχει ηλεκτρική κλειδαριά. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε πόρτες ή ρολά: χρειάζεται τροφοδοσία 12 V και η επαφή ανοίγματος του αυτοματισμού.
Η πόρτα του προσωπικού ή η πίσω πόρτα
Είναι η πιο ευαίσθητη είσοδος, γιατί χρησιμοποιείται με το κατάστημα κλειστό. Με ηλεκτρική κλειδαριά που ελέγχεται από το ACCESS, οι πωλητές μπαίνουν με την εφαρμογή ή με κάρτα, ο καθαρισμός με PIN που ισχύει μόνο στο δικό του ωράριο. Δεν χρειάζεται να αλλάζετε τον κωδικό κάθε φορά που κάποιος φεύγει: απενεργοποιείτε το άτομο.
Η αυτόματη πόρτα πελατών
Αν η κεντρική πόρτα είναι αυτόματη, το ACCESS μπορεί να ελέγχει το άνοιγμά της όπως κάθε άλλη είσοδο. Με τα προγραμματισμένα ανοίγματα η πόρτα μπορεί να μένει ανοιχτή στο ωράριο του καταστήματος, εφόσον ο αυτοματισμός υποστηρίζει τη διατήρηση ανοίγματος, και να επιστρέφει υπό έλεγχο εκτός ωραρίου.
Το ρολό ή η καγκελόπορτα της αυλής
Τα ηλεκτρικά ρολά και οι καγκελόπορτες της αυλής φόρτωσης ελέγχονται συχνά με τηλεχειριστήρια που περνούν από χέρι σε χέρι. Με το ACCESS χρησιμοποιείτε έξυπνα τηλεχειριστήρια που ακολουθούν τους κανόνες του χρήστη τους: αν το απενεργοποιήσετε, δεν ανοίγει πια, ακόμη κι αν δεν σας το επέστρεψαν.
Η θέση στάθμευσης του προσωπικού
Αν το κατάστημα έχει μπάρα ή καγκελόπορτα στον χώρο στάθμευσης, η ανάγνωση πινακίδας με την κάμερα γλιτώνει και τα τηλεχειριστήρια: η πινακίδα που αντιστοιχεί σε ένα άτομο ανοίγει μόνο τις μέρες και τις ώρες που ισχύουν γι’ αυτό.
Εφαρμογή, PIN, κάρτα, τηλεχειριστήριο ή πινακίδα: ποια μέθοδος για ποιον
Δεν μπαίνουν όλοι με τον ίδιο τρόπο, και αυτό είναι σωστό. Ένας διαχωρισμός που λειτουργεί σε πολλά καταστήματα:
- Υπεύθυνος και πωλητές: εφαρμογή στο κινητό, μέσω Bluetooth κοντά στην πόρτα ή μέσω internet. Κανένα αντικείμενο για παράδοση ή για να χαθεί.
- Καθαρισμός: προσωπικό PIN με το έξυπνο πληκτρολόγιο, που ισχύει μόνο στο συμφωνημένο ωράριο. Αν το συνεργείο αλλάξει άτομο, αλλάζει το PIN εκείνου του ατόμου, όχι όλων.
- Προσωπικό με κάρτες που ήδη χρησιμοποιεί: το έξυπνο πληκτρολόγιο διαβάζει τις πιο διαδεδομένες κάρτες NFC και RFID, οπότε οι υπάρχουσες κάρτες μπορούν να αντιστοιχιστούν στα άτομα.
- Τακτικοί προμηθευτές: PIN με χρονικό παράθυρο για την πίσω πόρτα ή πινακίδα με την κάμερα για την αυλή και τη στάθμευση.
- Όποιος δεν έχει τίποτα από αυτά: άνοιγμα από απόσταση από το web ή την εφαρμογή, αφού ελέγξετε ποιος είναι μπροστά στην πόρτα.
Μια μέρα στο κατάστημα με το ACCESS
Ένα κατάστημα ρούχων με αυτόματη πόρτα πελατών, είσοδο προσωπικού στο πίσω μέρος και αυλή για τις παραδόσεις. Τι γίνεται μια συνηθισμένη μέρα:
- 6:30 Η υπάλληλος καθαρισμού πληκτρολογεί το PIN της στο πληκτρολόγιο της πίσω πόρτας. Ισχύει Δευτέρα με Σάββατο, 6:00-8:00: στις 9:00 δεν θα άνοιγε.
- 7:45 Το φορτηγάκι της κεντρικής αποθήκης μπαίνει στην αυλή: η πρόσβασή του ισχύει μόνο τα πρωινά των ημερών παράδοσης.
- 9:15 Η πρώτη πωλήτρια ανοίγει την πίσω πόρτα με την εφαρμογή. Το ιστορικό καταγράφει όνομα, ώρα και μέθοδο.
- 9:30 Η πόρτα πελατών περνά σε προγραμματισμένο άνοιγμα μέχρι το κλείσιμο.
- 15:00 Ο τεχνικός του κλιματισμού έρχεται χωρίς εφαρμογή: ο υπεύθυνος, από άλλο κατάστημα, του ανοίγει από απόσταση με ένα κλικ.
- 20:15 Ο υπεύθυνος ελέγχει από το web ότι η πίσω πόρτα είναι κλειστή και κοιτάζει το ιστορικό της ημέρας.
Και όταν χρειάζεται: μια πωλήτρια ολοκληρώνει τη σύμβασή της; Την απενεργοποιείτε, και εφαρμογή, PIN και κάρτα σταματούν μαζί. Αλλάζει το συνεργείο καθαρισμού; Αναστέλλετε την ομάδα «Καθαρισμός» και δημιουργείτε τη νέα.
Τι δεν κάνει ο έλεγχος πρόσβασης
Για να επιλέξετε σωστά, καλό είναι να είστε σαφείς και για τα όρια:
- Δεν είναι αντικλεπτικό σύστημα και δεν ελέγχει τους πελάτες στο ωράριο λειτουργίας.
- Δεν αντικαθιστά συναγερμό και βιντεοεπιτήρηση. Τα συμπληρώνει: το ιστορικό λέει ποιος άνοιξε με ποιο διαπιστευτήριο, οι κάμερες δείχνουν τι έγινε.
- Δεν συνδέεται με το ταμείο ή το λογισμικό του καταστήματος. Άτομα, ομάδες και ωράρια διαχειρίζονται από το περιβάλλον web του ACCESS.
- Δεν εμποδίζει ένα δεύτερο άτομο να μπει μαζί με το πρώτο. Δουλεύει στην πόρτα που έχετε, δεν προσθέτει τουρνικέ.
Μια πρακτική σημείωση: το ιστορικό εισόδων περιέχει προσωπικά δεδομένα όσων δουλεύουν στο κατάστημα. Πριν το ενεργοποιήσετε, ενημερώστε τους συνεργάτες σας και ελέγξτε με τον σύμβουλό σας πώς χειρίζεστε αυτά τα δεδομένα σύμφωνα με τους κανόνες για την εργασία και την ιδιωτικότητα.
Εγκατάσταση: πόσο επεμβατική είναι
Ελάχιστα. Το ACCESS είναι μια μονάδα ελέγχου που συνδέεται στον υπάρχοντα αυτοματισμό με τροφοδοσία 12 V και επαφή ανοίγματος. Έχει ενσωματωμένο LTE με κάρτα SIM δεδομένων που περιλαμβάνεται για 3 χρόνια, οπότε συνδέεται μόνο του, χωρίς να περνά από το Wi-Fi του καταστήματος ή από το router του ιδιοκτήτη. Το έξυπνο πληκτρολόγιο και η κάμερα για τις πινακίδες είναι μονάδες που προστίθενται όπου χρειάζεται.
Οι άδειες αποθηκεύονται στη συσκευή: αν πέσει η σύνδεση, όσοι έχουν άδεια συνεχίζουν να μπαίνουν, και οι αλλαγές που έγιναν στο μεταξύ φτάνουν μόλις επανέλθει το δίκτυο. Αν έχετε περισσότερα καταστήματα, όλες οι είσοδοι διαχειρίζονται από τον ίδιο πίνακα.
Την ίδια λογική θα τη βρείτε σε άλλους κλάδους στους οδηγούς για το γυμναστήριο που λειτουργεί 24 ώρες και για το πώς να αφήνετε κούριερ και προμηθευτές να μπαίνουν στην αποθήκη. Αν αναρωτιέστε σε τι διαφέρει από ένα GSM ρελέ, διαβάστε τη σύγκριση GSM ή Bluetooth.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζεται να αλλάξω την πόρτα ή το ρολό του καταστήματος;
Όχι. Το ACCESS συνδέεται στην εντολή ανοίγματος μιας εισόδου που είναι ήδη μηχανοκίνητη ή έχει ηλεκτρική κλειδαριά: αυτόματη πόρτα, πίσω πόρτα, ρολό, καγκελόπορτα ή μπάρα. Χρειάζονται τροφοδοσία 12 V και η επαφή ανοίγματος του αυτοματισμού.
Μπορώ να δώσω στο συνεργείο καθαρισμού πρόσβαση μόνο σε ορισμένες ώρες;
Ναι. Κάθε άτομο ή ομάδα έχει τις δικές του εισόδους, ημέρες και χρονικά παράθυρα. Ένα PIN για τον καθαρισμό που ισχύει 6:00-8:00 δεν ανοίγει στις 10:00 και μπορεί να λήγει σε συγκεκριμένη ημερομηνία.
Τι γίνεται όταν ένας υπάλληλος φεύγει από το κατάστημα;
Απενεργοποιείτε το άτομο από το web ή την εφαρμογή και σταματούν μαζί η εφαρμογή του, το PIN, η κάρτα, το τηλεχειριστήριο και η πινακίδα που του αντιστοιχούν. Δεν χρειάζεται αλλαγή κλειδαριάς.
Μπορούν οι υπάλληλοι να χρησιμοποιούν την κάρτα που ήδη έχουν;
Σε πολλές περιπτώσεις ναι: το έξυπνο πληκτρολόγιο του ACCESS είναι συμβατό με τις πιο διαδεδομένες κάρτες NFC και RFID, που αντιστοιχίζονται στα άτομα από το περιβάλλον web.
Χρειάζεται το Wi-Fi του καταστήματος;
Όχι. Το ACCESS έχει δική του σύνδεση LTE με κάρτα SIM δεδομένων που περιλαμβάνεται για 3 χρόνια. Κι αν λείψει το δίκτυο κινητής, οι άδειες που είναι αποθηκευμένες στη συσκευή συνεχίζουν να λειτουργούν.
Μπορώ να αφήσω έναν προμηθευτή να μπει όταν δεν είμαι στο κατάστημα;
Ναι, με δύο τρόπους: του δίνετε πρόσβαση με χρονικό παράθυρο (PIN ή πινακίδα) ή ανοίγετε από απόσταση από την εφαρμογή ή το web όταν σας ειδοποιήσει ότι έφτασε.
Συμπέρασμα
Σε ένα κατάστημα ο έλεγχος πρόσβασης χρειάζεται κυρίως όταν είναι κλειστό: πωλητές με βάρδιες, καθαρισμός, προμηθευτές και τεχνικοί πρέπει να μπαίνουν, αλλά ο καθένας μόνο από τη δική του είσοδο και στο δικό του ωράριο. Το πέρασμα από τα κλειδιά στις προσωπικές προσβάσεις σημαίνει ότι αφαιρείτε μια άδεια σε μια στιγμή, ξέρετε ποιος μπήκε και σταματάτε να αλλάζετε κλειδαριές. Με το ACCESS γίνεται στις εισόδους που ήδη έχει το κατάστημα.
Θέλετε να δείτε πώς εφαρμόζεται στις δικές σας εισόδους; Ζητήστε μια παρουσίαση του 1Control ACCESS.