Με λίγα λόγια: ένα business center πουλάει ευελιξία: επιπλωμένα γραφεία με μηνιαία συμβόλαια, προσωρινά γραφεία για ένα έργο, γραφείο για μία μέρα, αίθουσες συσκέψεων με την ώρα. Στο συμβόλαιο η ευελιξία υπάρχει· στην πόρτα, συχνά όχι. Ένα σύστημα όπως το 1Control ACCESS δίνει σε κάθε ενοικιαστή άδεια πρόσβασης που αρχίζει και λήγει με το συμβόλαιο, οργανώνει ομάδες ανά εταιρεία και προμηθευτές με ωράρια, και καταγράφει κάθε πέρασμα. Συνδέεται στις πόρτες και στην μπάρα που ήδη υπάρχουν.
Σε αυτόν τον οδηγό θα δείτε τι πρέπει να κάνει το σύστημα σε ένα τέτοιο κτίριο, πώς μία άδεια καλύπτει όλη τη διαδρομή ενός ενοικιαστή, πώς γίνεται η μετασκευή και γιατί το ιστορικό μπορεί να γίνει υπηρεσία για τους πελάτες σας.
Ευέλικτα γραφεία, άκαμπτα κλειδιά
Το πρόβλημα ενός business center δεν είναι ο αριθμός των ανθρώπων, αλλά η εναλλαγή. Ένα συνηθισμένο γραφείο δίνει κλειδί σε έναν υπάλληλο και το ξεχνά για χρόνια· ένα business center επαναλαμβάνει το «δίνω και παίρνω πίσω» δεκάδες φορές τον χρόνο, για κάθε είσοδο: κεντρική πόρτα, όροφος, πόρτα γραφείου, πάρκινγκ. Με τα κλασικά μέσα κάθε κύκλος κοστίζει χρόνο του προσωπικού και αφήνει περιθώρια λάθους: το κλειδί που δεν επιστράφηκε, η κάρτα του πρώην πελάτη που ακόμη λειτουργεί, ο κωδικός της κεντρικής πόρτας που πλέον τον ξέρουν όλοι.
Και υπάρχει η περίπτωση που ξέρει κάθε διαχειριστής: ο πελάτης του γραφείου ημέρας που θέλει να ξεκινήσει αύριο στις 8:00, ενώ η ρεσεψιόν ανοίγει στις 9:00. Ή η εταιρεία που περιμένει παράδοση το βράδυ. Η ευελιξία του συμβολαίου συγκρούεται με το ωράριο εκείνου που κρατά τα κλειδιά.
Τι πρέπει να κάνει το σύστημα: συμβόλαια, ομάδες, προμηθευτές
Στην πράξη, ο έλεγχος πρόσβασης σε ένα business center πρέπει να κάνει καλά τέσσερα πράγματα:
- Άδειες με ημερομηνία λήξης, ίδια με του συμβολαίου: το γραφείο είναι μισθωμένο ως τις 31; Η άδεια ισχύει ως τις 31 και μετά σβήνει μόνη της. Η ανανέωση είναι ένα κλικ, όχι νέος προγραμματισμός.
- Ομάδες ανά εταιρεία-πελάτη: η εταιρεία του γραφείου 12 έχει τέσσερα άτομα· τα διαχειρίζεστε ως ομάδα με τις ίδιες εισόδους και κανόνες, και όταν λήξει το συμβόλαιο ανακαλείτε την ομάδα, όχι τέσσερις χρήστες έναν έναν.
- Χρήστες υπηρεσιών με ωράρια: καθαρισμός το βράδυ, συντήρηση το Σάββατο το πρωί, κούριερ σε συγκεκριμένες ώρες. Ο καθένας μπαίνει μόνο όπου και όποτε έχει συμφωνηθεί, και το ιστορικό το επιβεβαιώνει.
- Πολλές μέθοδοι: η εγκατεστημένη εταιρεία προτιμά κάρτες, ο πελάτης του γραφείου ημέρας ένα PIN, ο τακτικός ελεύθερος επαγγελματίας την εφαρμογή. Πρέπει να συνυπάρχουν στο ίδιο σύστημα, με τους ίδιους κανόνες ανά χρήστη. PIN και κάρτες λειτουργούν με το έξυπνο πληκτρολόγιο.
Πώς συγκρίνονται αυτές οι μέθοδοι, θα το βρείτε στον οδηγό κάρτα, PIN ή κινητό.
Διαχειριστείτε τις προσβάσεις του κτιρίου σας
Το 1Control ACCESS συγκεντρώνει ανοίγματα, δικαιώματα και ιστορικό για κάθε είσοδο: εξοπλισμός με κάρτα SIM δεδομένων για 3 χρόνια και αποκλειστική υποστήριξη.
- 1.500+ κριτικές σε Amazon, Facebook και Trustpilot
- Ασφαλείς πληρωμές
- Εγγύηση 2 ετών
Πολλές είσοδοι: κεντρική πόρτα, όροφος, γραφείο, πάρκινγκ
Η διαδρομή ενός πελάτη περνά συνήθως από τρεις ή τέσσερις εισόδους: την κεντρική πόρτα του κτιρίου, ίσως μια πόρτα ορόφου, την πόρτα του γραφείου και την καγκελόπορτα ή την μπάρα του πάρκινγκ. Ο κανόνας είναι ότι η ίδια άδεια καλύπτει όλη τη διαδρομή, και μόνο αυτήν: η εταιρεία του γραφείου 12 ανοίγει την κεντρική πόρτα, τον όροφο και το δικό της γραφείο, όχι τα γραφεία των άλλων.
Με ένα κεντρικό σύστημα όπως το ACCESS, αυτόν τον πίνακα εισόδων και χρηστών τον διαχειρίζεστε από το web: κάθε χρήστης ή ομάδα έχει τις εισόδους, τις ημέρες, τις ώρες και τη λήξη του, και οι κανόνες ισχύουν αυτόματα για όλες τις μεθόδους (εφαρμογή, PIN, κάρτα, χειριστήριο, πινακίδα). Για το πάρκινγκ, η αναγνώριση πινακίδων με την κάμερα καταργεί και τα χειριστήρια: η πινακίδα του πελάτη ανοίγει την μπάρα όσο ισχύει το συμβόλαιο. Περισσότερα στον οδηγό πρόσβαση στο εταιρικό πάρκινγκ.
Μετασκευή στις υπάρχουσες εισόδους
Ένα business center βρίσκεται συχνά σε σημαντικό κτίριο, και όχι πάντα ιδιόκτητο. Μια κλασική ενσύρματη εγκατάσταση ελέγχου πρόσβασης είναι μεγάλο και ακριβό έργο, δύσκολο να δικαιολογηθεί σε μισθωμένο ακίνητο. Η μετασκευή αντιστρέφει το πρόβλημα: οι είσοδοι έχουν ήδη αυτοματισμό (ηλεκτρική κλειδαριά, μπάρα, καγκελόπορτα), άρα προσθέτετε την ευφυΐα σε ό,τι υπάρχει.
Το ACCESS συνδέεται στην είσοδο ανοίγματος κάθε πόρτας με τροφοδοσία 12 V και ξηρή επαφή. Η σύνδεση γίνεται μέσω LTE με κάρτα SIM δεδομένων που περιλαμβάνεται, οπότε δεν χρειάζεται το δίκτυο του κτιρίου ούτε ρυθμίσεις: η συσκευή συνδέεται μόνη της. Το έξυπνο πληκτρολόγιο διαβάζει τις κάρτες NFC και RFID που ήδη κυκλοφορούν, ώστε οι εγκατεστημένοι πελάτες να κρατούν τις κάρτες τους. Και το σύστημα κρατά τοπικό αντίγραφο των αδειών: ακόμη και χωρίς σύνδεση, όποιος έχει δικαίωμα συνεχίζει να μπαίνει.
Για το κόστος: πολλές πλατφόρμες του κλάδου χρεώνουν επαναλαμβανόμενη συνδρομή ανά χρήστη ή ανά είσοδο, που με δεκάδες πελάτες σε εναλλαγή γίνεται σημαντικό έξοδο. Το ACCESS δεν έχει συνδρομή λογισμικού· η κάρτα SIM δεδομένων περιλαμβάνεται για 3 χρόνια.
Το ιστορικό εισόδων ως υπηρεσία για τους πελάτες
Το ιστορικό των εισόδων (ποιος μπήκε, πότε, από ποια είσοδο, με ποια μέθοδο) ξεκινά ως εργαλείο ασφάλειας του διαχειριστή, αλλά σε ένα business center γίνεται κάτι παραπάνω: υπηρεσία που μπορείτε να προσφέρετε. Η εταιρεία που θέλει να ξέρει τι ώρα πέρασε ο πωλητής της, η επιβεβαίωση ότι έγινε καθαρισμός στο γραφείο 7, η καταγραφή μιας αμφισβητούμενης εισόδου: είναι πραγματικά αιτήματα, και με το ιστορικό απαντώνται σε ένα λεπτό αντί για ανασυνθέσεις από μνήμης.
Με τον αισθητήρα κλεισίματος βλέπετε επιπλέον αν έμεινε ανοιχτή κάποια είσοδος, και για κτίρια σε διαφορετικές διευθύνσεις τα διαχειρίζεστε όλα από το ίδιο περιβάλλον, όπως περιγράφει ο οδηγός έλεγχος πρόσβασης σε πολλές εγκαταστάσεις.
Αίθουσες συσκέψεων και γραφεία ημέρας εκτός ωραρίου
Οι αίθουσες συσκέψεων και τα γραφεία ημέρας είναι σημαντικό επιπλέον έσοδο για ένα business center. Με άδειες που λήγουν στην ώρα τους, τα νοικιάζετε και εκτός ωραρίου ρεσεψιόν: ο πελάτης παίρνει άδεια που ισχύει μόνο για την ημέρα και τις ώρες της κράτησης, για παράδειγμα ένα PIN για το έξυπνο πληκτρολόγιο, και μετά όχι. Με τα προγραμματισμένα ανοίγματα μια είσοδος μπορεί επίσης να μένει ανοιχτή στις ώρες αιχμής, αν ο αυτοματισμός υποστηρίζει τη διατήρηση ανοιχτού. Όποιον στέκεται στην πόρτα χωρίς εφαρμογή, τον βάζετε μέσα από απόσταση, από το web ή την εφαρμογή.
Μια επισκόπηση των τύπων συστημάτων, από το μηχανικό κλειδί ως το cloud, θα βρείτε στον οδηγό τύποι συστημάτων ελέγχου πρόσβασης.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς διαχειρίζομαι πελάτες με συμβόλαια διαφορετικής διάρκειας;
Με ημερομηνία λήξης ανά χρήστη ή ανά ομάδα: οι άδειες ισχύουν όσο το συμβόλαιο και σβήνουν μόνες τους στη λήξη. Η ανανέωση γίνεται από το web με ένα κλικ· με τη λύση του συμβολαίου δεν χρειάζεται να πάρετε τίποτα πίσω.
Μπορεί κάθε εταιρεία-πελάτης να έχει πολλά άτομα με δική τους πρόσβαση;
Ναι, με τις ομάδες: δημιουργείτε μία ομάδα ανά εταιρεία με τις εισόδους και τα ωράρια του συμβολαίου και προσθέτετε τα άτομα. Ο καθένας έχει τη δική του προσωπική άδεια (και το δικό του ιστορικό), αλλά οι κανόνες ρυθμίζονται σε επίπεδο ομάδας.
Μπορεί ο πελάτης του γραφείου ημέρας να μπει πριν ανοίξει η ρεσεψιόν;
Ναι: δημιουργείτε έναν προσωρινό χρήστη που ισχύει για όλη την ημέρα, με ένα PIN για το έξυπνο πληκτρολόγιο που στέλνετε μαζί με την επιβεβαίωση της κράτησης. Ο πελάτης μπαίνει μόνος του στις 8:00· η ρεσεψιόν κρατά το ωράριό της.
Χρειάζεται να ξαναγίνει η εγκατάσταση του κτιρίου;
Όχι: ένα σύστημα μετασκευής όπως το 1Control ACCESS συνδέεται στους υπάρχοντες αυτοματισμούς (ηλεκτρική κλειδαριά της κεντρικής πόρτας, μπάρα, καγκελόπορτα) με τροφοδοσία 12 V και ξηρή επαφή, και χρησιμοποιεί δική του σύνδεση LTE με κάρτα SIM που περιλαμβάνεται. Χωρίς καλώδια δικτύου, χωρίς οικοδομικές εργασίες: σημαντικό σε μισθωμένο ακίνητο.
Μπορούν οι πελάτες να κρατήσουν τις κάρτες που ήδη έχουν;
Ναι: το έξυπνο πληκτρολόγιο του ACCESS είναι συμβατό με τις πιο διαδεδομένες κάρτες NFC και RFID, οπότε οι κάρτες που έχουν ήδη μοιραστεί μένουν σε ισχύ. Τις αντιστοιχίζετε στους χρήστες στο νέο σύστημα, χωρίς να αγοράσετε καινούργιες.
Πώς διαχειρίζομαι το πάρκινγκ των πελατών;
Με αναγνώριση πινακίδων με την κάμερα ή με έξυπνα χειριστήρια: η πινακίδα ή το χειριστήριο ανήκει στον χρήστη και ακολουθεί τις άδειες και τη λήξη του. Όταν λήξει το συμβόλαιο, η μπάρα σταματά να ανοίγει αυτόματα.
Συμπέρασμα
Η ευελιξία που ένα business center πουλά στους πελάτες του πρέπει να ισχύει και στην είσοδο: άδειες που αρχίζουν και λήγουν με το συμβόλαιο, ομάδες ανά εταιρεία, προμηθευτές με ωράρια, το πάρκινγκ μαζί, και ένα ιστορικό που κάνει την ασφάλεια υπηρεσία. Με τη μετασκευή, όλα αυτά προστίθενται στο κτίριο όπως είναι, χωρίς εργοτάξιο και χωρίς συνδρομή λογισμικού.
Για να το δείτε εφαρμοσμένο στις δικές σας εισόδους, ορόφους και πάρκινγκ, ζητήστε επίδειξη του 1Control ACCESS.