Kontrola dostępu w wielu lokalizacjach: jedna aplikacja

W skrócie: zarządzanie kontrolą dostępu w wielu lokalizacjach oznacza decydowanie z jednego miejsca, kto gdzie wchodzi: ze spójnymi regułami, odebraniem dostępu, które działa wszędzie, i rejestrem każdego przejścia, bez jeżdżenia na miejsce przy każdej zmianie. W 1Control ACCESS przejścia, które każda lokalizacja już ma (bramy, szlabany, bramy segmentowe, drzwi), podłącza się do ACCESS, a wszystkimi lokalizacjami zarządza się z tego samego panelu webowego i tej samej aplikacji. Więcej o rozwiązaniu: 1Control ACCESS.

W tym poradniku zobaczysz, dlaczego lokalizacje zarządzane osobno stają się problemem, co musi robić system dla wielu lokalizacji, jak uporządkować lokalizacje, przejścia i osoby oraz czego kontrola dostępu nie robi.

Problem lokalizacji zarządzanych osobno

W organizacjach z kilkoma lokalizacjami kontrola dostępu prawie zawsze rośnie warstwami. Siedziba ma jeden system, otwarty później magazyn ma zamek szyfrowy z własnym kodem, sklep działa na klucze, a skład na piloty. Każda lokalizacja ma swojego opiekuna i swoje przyzwyczajenia.

Dopóki zespół się nie zmienia, to działa. Potem pojawiają się problemy:

• osobę, która odchodzi z organizacji, trzeba „wyłączyć” w każdej lokalizacji, w różnych systemach: seria e-maili i wiadomości, a do tego kilka zapomnianych dostępów;
• osoby pracujące w kilku lokalizacjach (serwisanci, kierownicy regionalni, konserwatorzy) zbierają klucze, kody i piloty;
• reguły nie są spójne: w jednej lokalizacji dostawcy wchodzą tylko rano, w innej o każdej porze;
• brakuje całościowego obrazu: żeby wiedzieć, kto był w sobotę w magazynie, trzeba zapytać kogoś na miejscu.

Dzieje się tak w bardzo różnych miejscach: w sieciach sklepów, w organizacjach z siedzibą i jednym lub kilkoma magazynami, u zarządców obsługujących kilka budynków, u operatorów kilku coworkingów, w spółdzielniach z rozproszonymi składami. Problem jest zawsze ten sam: wiele przejść, wiele osób i brak jednego miejsca, z którego można nimi zarządzać.

Co musi robić kontrola dostępu dla wielu lokalizacji

System dla wielu lokalizacji to nie tylko „kilka systemów w jednym”. Musi zapewniać konkretne rzeczy:

• jedną bazę osób: każda osoba istnieje raz, z własnymi metodami dostępu;
• uprawnienia dla lokalizacji, przejścia i przedziału godzinowego: Anna wchodzi do siedziby codziennie, a do magazynu tylko we wtorki;
• jedno odebranie dostępu: wyłączasz osobę, a jej aplikacja, PIN, karta, pilot i tablica rejestracyjna przestają działać jednocześnie, we wszystkich lokalizacjach;
• rejestr dla każdego przejścia: kto wszedł, kiedy, którym przejściem i jaką metodą, z filtrowaniem według osoby, okresu lub metody;
• stan otwarte/zamknięte wejść, z czujnikiem zamknięcia, także na mapie lokalizacji, żeby na koniec dnia wiedzieć, czy w którejś lokalizacji coś zostało otwarte;
• różne godziny dla lokalizacji, z zaplanowanymi otwarciami tam, gdzie pozwala na to automatyka.

ACCESS robi to wszystko z panelu webowego i aplikacji. Reguły dotyczą osoby, a nie jednej metody: jeśli serwisant może wejść do danej lokalizacji tylko w tym tygodniu, reguła obejmuje jego PIN, aplikację i tablicę rejestracyjną jego busa.

Zarządzaj dostępem do swojego obiektu

1Control ACCESS łączy w jednym miejscu otwarcia, uprawnienia i rejestr wszystkich wejść: sprzęt z kartą SIM do transmisji danych w zestawie na 3 lata i dedykowanym wsparciem.

Poznaj 1Control ACCESS

• Ponad 1500 opinii na Amazon, Facebooku i Trustpilot
• Bezpieczne płatności
• 2 lata gwarancji

Jak uporządkować lokalizacje, przejścia, grupy i osoby

Przed montażem warto rozrysować strukturę na kartce. Przykład z trzema lokalizacjami:

• Siedziba: brama wjazdowa, wejście dla pieszych z elektrozaczepem, szlaban parkingu;
• Magazyn: brama placu i brama segmentowa przy rampie załadunkowej;
• Sklep: tylne drzwi dla personelu i roleta zewnętrzna.

Potem grupy, czyli najszybszy sposób nadawania uprawnień:

• „Pracownicy siedziby”: siedziba, od poniedziałku do piątku, 7-19;
• „Magazynierzy”: magazyn, łącznie ze zmianami;
• „Sprzedawcy”: sklep, w dni otwarcia;
• „Serwis”: wszystkie lokalizacje, z datą ważności do końca prac;
• „Kurierzy”: tylko brama magazynu, w dni robocze rano.

Jedna osoba może należeć do kilku grup. Gdy zmienia stanowisko, przenosisz ją do innej grupy, a jej dostępy zmieniają się we wszystkich lokalizacjach.

Rejestr dla każdego przejścia: co mówi, a czego nie

Przy wielu lokalizacjach rejestr staje się głównym narzędziem: zamiast pytać, po prostu się sprawdza. Kto otworzył bramę magazynu w niedzielę? Czy dostawca naprawdę był w czwartek? Ile razy serwisant wszedł do sklepu w tym tygodniu? Rejestr ACCESS pokazuje osobę, datę, godzinę, przejście i użytą metodę oraz pozwala filtrować według osoby, okresu lub metody.

Trzeba jednak jasno powiedzieć, czym nie jest: to nie jest system rejestracji czasu pracy. Zapisuje otwarcia przejść; nie liczy przepracowanych godzin, nie obsługuje odbić, urlopów ani nadgodzin i nie łączy się z oprogramowaniem kadrowo-płacowym. Jeśli potrzebujesz ewidencji czasu pracy, to osobny system, który może działać obok kontroli dostępu.

A ponieważ rejestr zawiera dane osobowe, przed jego włączeniem poinformuj o nim te osoby i ustal z doradcą lub IOD, jak je przetwarzać.

Różne lokalizacje, różne przejścia: montaż

Lokalizacje rzadko mają takie same przejścia. ACCESS podłącza się do tego, co jest: bram, szlabanów, bram uchylnych, bram segmentowych, rolet zewnętrznych i drzwi z elektrozaczepem. Potrzebne są zasilanie 12 V i styk otwierania automatyki; inteligentna klawiatura do kodów PIN i kart oraz kamera do odczytu tablic dochodzą tylko tam, gdzie są potrzebne.

Dwa szczegóły mają duże znaczenie, gdy lokalizacje są daleko od siebie:

• żadnej sieci do konfiguracji: ACCESS ma moduł LTE z kartą SIM do transmisji danych w zestawie na 3 lata, więc nie zależy od sieci lokalizacji ani od informatyka na miejscu;
• ciągłość działania: uprawnienia są zapisane w urządzeniu, więc gdy połączenie zniknie, uprawnione osoby nadal wchodzą, a zmiany docierają po powrocie sieci.

Przy doborze dla każdej lokalizacji: ACCESS MINI obsługuje do 500 użytkowników, ACCESS do 1000. Magazyn z kilkoma pracownikami i siedziba z setkami osób mogą mieć różne modele i nadal działać w tym samym panelu.

Tydzień w organizacji z trzema lokalizacjami

• Poniedziałek: przychodzi nowa magazynierka. Tworzysz ją raz, dodajesz do grupy „Magazynierzy” i wysyłasz jej dostęp w aplikacji. Nie wejdzie do siedziby ani do sklepu.
• Wtorek: serwisant klimatyzacji musi odwiedzić wszystkie trzy lokalizacje. Dajesz mu PIN ważny do piątku w grupie „Serwis”. W piątek wieczorem przestaje działać sam.
• Środa: kurier magazynu przyjeżdża wcześnie. Jego PIN działa tylko przy bramie placu, od 7 do 12.
• Czwartek: sprzedawca odchodzi ze sklepu. Wyłączasz go w panelu webowym, a jego aplikacja, karta i pilot przestają działać wszędzie.
• Piątek: przed wyjściem sprawdzasz, czy wszystkie wejścia trzech lokalizacji są zamknięte, i przeglądasz rejestr z całego tygodnia.

Żaden z tych kroków nie wymaga wizyty w lokalizacji. Na tym polega praktyczna różnica centralnej kontroli dostępu.

O co zapytać przed wyborem i czego ACCESS nie robi

Przydatne pytania do każdego systemu dla wielu lokalizacji:

1. Czy wszystkimi lokalizacjami zarządza się z tego samego panelu webowego i tej samej aplikacji, bez instalowania oprogramowania w każdej z nich?
2. Czy uprawnienie można ograniczyć do jednej lokalizacji, jednego przejścia i jednego przedziału godzinowego?
3. Czy odebranie dostępu jednej osobie obejmuje wszystkie jej metody i wszystkie lokalizacje?
4. Czy rejestr można przeglądać zdalnie i filtrować według przejścia, osoby i okresu?
5. Czy każda lokalizacja potrzebuje sieci lokalnej? A co, jeśli przestanie działać?
6. Co jest wliczone w koszt i na jak długo (łączność, licencje, wsparcie)?

Dla jasności: ACCESS nie jest systemem rejestracji czasu pracy, nie integruje się z oprogramowaniem kadrowym ani płacowym, nie używa biometrii i nie dokłada bramek obrotowych: działa na przejściach, które już masz. Do konkretnych sytuacji są osobne poradniki: sklepy, kurierzy i dostawcy w magazynie, parkingi ze szlabanem, a do porównania technologii rodzaje systemów kontroli dostępu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę zarządzać lokalizacjami w różnych miastach z tej samej aplikacji?

Tak. W 1Control ACCESS przejścia każdej lokalizacji podłącza się do ACCESS, a wszystkimi lokalizacjami zarządza się z tego samego panelu webowego i tej samej aplikacji, z dowolnego miejsca.

Czy mogę dać komuś dostęp tylko do niektórych lokalizacji?

Tak. Dla każdej osoby lub grupy wybierasz lokalizacje, przejścia, dni, przedziały godzinowe i datę ważności. Serwisant może przez tydzień wchodzić do wszystkich lokalizacji, a kurier tylko rano przez bramę magazynu.

Czy w każdej lokalizacji potrzebny jest internet?

Nie. ACCESS ma moduł LTE z kartą SIM do transmisji danych w zestawie na 3 lata i łączy się sam. Gdy brakuje połączenia, uprawnienia zapisane w urządzeniu nadal działają.

Czy rejestr wejść może służyć jako ewidencja czasu pracy?

Nie. Rejestr zapisuje otwarcia z osobą, godziną, przejściem i metodą, ale nie liczy przepracowanych godzin i nie łączy się z oprogramowaniem kadrowym. Ewidencja czasu pracy to osobny system.

Co się dzieje, gdy ktoś odchodzi z organizacji?

Wyłączasz go raz w panelu webowym lub w aplikacji, a jego aplikacja, PIN, karta, pilot i tablica rejestracyjna przestają działać jednocześnie, we wszystkich lokalizacjach.

Ilu użytkownikami można zarządzać?

ACCESS MINI obsługuje do 500 użytkowników, a ACCESS do 1000. Każda lokalizacja może mieć odpowiedni model i działać w tym samym panelu.

Podsumowanie

Przy wielu lokalizacjach kontrola dostępu przestaje być sprawą zamków, a staje się sprawą zarządzania: kto gdzie wchodzi, na jakich zasadach i jak w jednej chwili odebrać dostęp wszędzie. Jeden panel webowy, jedna aplikacja, uprawnienia dla lokalizacji i osoby oraz rejestr każdego przejścia rozwiązują właśnie to, bez przebudowy przejść i bez konfigurowania sieci.

Chcesz zobaczyć, jak zorganizować swoje lokalizacje? Poproś o prezentację 1Control ACCESS.