W skrócie: żeby wpuszczać kurierów i dostawców do magazynu lub hali bez stania przy bramie, każdy z nich musi mieć własny dostęp, ograniczony do wjazdu towarowego i do swojego okna dostaw: PIN w przedziale godzinowym z inteligentną klawiaturą, tablicę rejestracyjną odczytaną przez kamerę albo otwarcie zdalne z aplikacji, gdy przyjeżdża przypadkowy kurier. System taki jak 1Control ACCESS podłącza się do bramy, szlabanu lub bramy segmentowej, które już masz, stosuje te reguły i zapisuje każde przejście.
W tym poradniku zobaczysz, dlaczego dostawy są słabym punktem dostępu do hali, jak podzielić dostarczających na trzy kategorie z różnymi regułami, których przejść warto używać i czego system dostępu nie zrobi za magazyn.
Problem: dostawy nie przyjeżdżają w godzinach biura
Kurier przyjeżdża wtedy, gdy przywiezie go trasa, a nie wtedy, gdy ktoś ma czas stanąć przy bramie. Dostawca surowców chce rozładować o 6:30, przed korkami. Serwisant wózka widłowego przyjeżdża w sobotę. Rozwiązania, które widuje się najczęściej, wszyscy znają:
- pilot zostawiony stałemu dostawcy, który potem trafia do kolegi, potem do podwykonawcy i już nie wraca;
- jeden kod do bramy, znany wszystkim przewoźnikom w okolicy, nigdy niezmieniany, bo trzeba by uprzedzić wszystkich;
- ktoś, kto wychodzi otworzyć za każdym razem, przerywając swoją pracę;
- brama otwarta przez cały ranek, „bo i tak przyjeżdżają ciężarówki”.
We wszystkich tych przypadkach nie wiadomo, kto wjechał, kiedy i którędy. A gdy dostawca się zmienia albo współpraca się kończy, odebranie dostępu jest trudne albo niemożliwe.
Trzy rodzaje gości, trzy różne reguły
Najpraktyczniejszy sposób na uporządkowanie dostaw to rozróżnienie wjeżdżających według częstotliwości.
Stały dostawca
Przyjeżdża kilka razy w tygodniu, często tym samym pojazdem. Dla niego idealny jest odczyt tablicy rejestracyjnej z kamerą: szlaban lub brama otwierają się bez wysiadania z kabiny, tylko w przewidziane dni i godziny. Alternatywą jest osobisty PIN z inteligentną klawiaturą.
Kurier na zmiennej trasie
Przyjeżdża często, ale z różnymi kierowcami. PIN ważny tylko na wjeździe towarowym i tylko rano w dni robocze ogranicza ryzyko: jeśli kod się rozejdzie, i tak działa tylko tam i tylko w tym oknie. A można go zmienić dla tego kuriera bez ruszania pozostałych.
Przypadkowy gość
Przewoźnik, którego nigdy nie widziałeś, technik z firmy zewnętrznej, dostawa nadzwyczajna. Tu najprostsze jest otwarcie zdalne: daje znać, że przyjechał, sprawdzasz, kim jest, i otwierasz z aplikacji lub z panelu, gdziekolwiek jesteś. Przejście i tak trafia do rejestru. Jeśli prace trwają kilka dni, tworzysz mu dostęp z datą ważności: w dniu końcowym sam przestaje działać.
Zarządzaj dostępem do swojego obiektu
1Control ACCESS łączy w jednym miejscu otwarcia, uprawnienia i rejestr wszystkich wejść: sprzęt z kartą SIM do transmisji danych w zestawie na 3 lata i dedykowanym wsparciem.
- Ponad 1500 opinii na Amazon, Facebooku i Trustpilot
- Bezpieczne płatności
- 2 lata gwarancji
Którędy wpuszczać: wjazd towarowy
Jeśli hala ma kilka wjazdów, najlepiej, żeby dostarczający korzystali z jednego: wjazdu towarowego. Łatwiej go nadzorować, ciężkie pojazdy trzyma się z dala od parkingu pracowników, a rejestr jest czytelniejszy.
ACCESS działa na istniejących przejściach: podłącza się do sterowania otwieraniem bramy wjazdowej, szlabanu, bramy segmentowej z napędem lub drzwi z elektrozaczepem, przez zasilanie 12 V i styk otwierania. Bez bramek obrotowych, bez prac budowlanych. Dla każdego przejścia decydujesz, kto przez nie przechodzi: grupa „Dostawcy” tylko wjazdem towarowym, pracownicy także furtką, serwisant tylko tam, gdzie jest potrzebny.
Reguły dla grup: dostawcy, kurierzy, serwis
Zarządzanie osobami pojedynczo nie wytrzymuje, gdy dostawców są dziesiątki. W ACCESS pracuje się na grupach, a każda osoba dziedziczy reguły swojej grupy:
- Dostawcy: wjazd towarowy, od poniedziałku do piątku, od 6 do 14;
- Kurierzy: wjazd towarowy, dni robocze, od 8 do 18;
- Serwis: przejścia techniczne, dostęp z datą ważności powiązaną z umową lub interwencją;
- Pracownicy: furtka i parking, w dni i godziny swojej zmiany.
Reguły obowiązują na wszystkich metodach przypisanych do osoby: jeśli dostawca może wjeżdżać tylko rano, reguła dotyczy jego tablicy, jego PIN-u i jego aplikacji. Przerwa urlopowa? Zawieszasz całą grupę i włączasz ją po powrocie.
Okno przyjęcia towaru
Jeśli dostawy skupiają się w konkretnym przedziale, zaplanowane otwarcia mogą trzymać wjazd towarowy otwarty tylko w tym oknie, na przykład od 7:30 do 8:30, a potem go zamknąć, jeśli automatyka obsługuje stałe otwarcie. Poza tym przedziałem wracają osobiste dostępy.
Z czujnikiem zamknięcia widzisz na bieżąco, czy brama jest otwarta, czy zamknięta, także na mapie lokalizacji. Na koniec dnia sprawdzasz w panelu, czy nikt nie zostawił jej otwartej po ostatnim rozładunku.
Rejestr: o której wjechał kurier?
„Paczka jest doręczona o 11:02, ale nikt jej nie widział.” W rejestrze ACCESS każde otwarcie ma osobę, datę, godzinę, przejście i metodę, a rejestr można filtrować według osoby, okresu lub metody. Nie mówi, co zostało dostarczone, ale mówi, kto wjechał i kiedy: często to wystarczy, żeby zamknąć reklamację w minutę zamiast odtwarzać zdarzenia z pamięci.
Bezpieczeństwo placu i dane kierowców
Wpuszczenie pojazdu na teren hali to także odpowiedzialność za to, co dzieje się dalej. Kilka zasad, które warto ustalić z góry:
- Strefa dla dostaw: wyznaczone miejsce rozładunku, oznakowanie i zakaz wjazdu w strefy, w których pracują wózki widłowe bez nadzoru.
- Instrukcja dla kierowców: krótka kartka przy wjeździe lub w zamówieniu, gdzie stanąć, komu zostawić dokumenty, co zrobić, gdy nikogo nie ma.
- Dane w rejestrze: imiona, godziny i tablice rejestracyjne to dane osobowe. Poinformuj dostawców i kurierów i sprawdź z doradcą, jak długo przechowywać rejestr.
System dostępu porządkuje, kto wjeżdża; to, jak zachowuje się na placu, zależy od jasnych zasad.
Poranek przy wjeździe towarowym
- 6:15 Ciężarówka dostawcy opakowań podjeżdża pod szlaban: kamera odczytuje tablicę i szlaban się podnosi.
- 7:30 Wjazd towarowy przechodzi w zaplanowane otwarcie na czas przyjęcia towaru.
- 8:30 Wjazd sam się zamyka.
- 10:05 Kurier ekspresowy wpisuje PIN swojej grupy: działa tylko na wjeździe towarowym, tylko w dni robocze.
- 11:40 Przy bramie stoi nieznany przewoźnik: kierownik sprawdza dokument dostawy i otwiera zdalnie z aplikacji.
- 14:00 Serwisant wózka widłowego wchodzi aplikacją: jego dostęp wygasa w piątek.
- 18:30 Kierownik sprawdza w panelu, czy brama jest zamknięta, i przegląda rejestr.
Czego ACCESS nie zrobi za magazyn
- To nie jest system zarządzania magazynem i nie rezerwuje ramp rozładunkowych: zajmuje się tym, kto otwiera przejścia.
- Nie rejestruje towaru: rejestr mówi, kto wjechał, nie co przywiózł.
- Nie jest połączony z Twoim systemem ERP ani WMS. Osoby, grupy i godziny obsługuje się w panelu ACCESS.
- Nie zastępuje monitoringu: uzupełnia go.
Jak zacząć: lista kontrolna dla hali
- Mapa przejść: który wjazd jest towarowy, która furtka dla pieszych, gdzie jest parking pracowników.
- Lista dostarczających: stali dostawcy (tablica lub PIN), kurierzy (PIN grupy), przypadkowi (otwarcie zdalne).
- Okna czasowe: w jakich dniach i godzinach przyjmujesz towar i czy jedno okno wystarczy na zaplanowane otwarcie.
- Kto otwiera zdalnie: jedna lub dwie osoby z aplikacją, które odbierają zgłoszenia od nieznanych przewoźników.
- Procedura końca współpracy: kto wyłącza dostęp dostawcy, gdy umowa się kończy.
Z tą listą konfiguracja grup w panelu to kwestia jednego spotkania, a nie tygodni.
Instalacja i łączność
Bramy hal są często daleko od biura i od Wi-Fi. ACCESS ma moduł LTE z kartą SIM do transmisji danych w zestawie na 3 lata: łączy się z siecią sam, bez routera i bez kabli sieciowych do bramy. Uprawnienia są zapisane w urządzeniu, więc gdy brakuje połączenia, uprawnieni dostawcy dalej wjeżdżają. Jeśli masz kilka lokalizacji lub hal, obsługujesz wszystkie z tego samego panelu.
Jeśli w tej samej okolicy masz też wynajmowane biura, te same zasady znajdziesz w poradniku o kontroli dostępu do biur; dla punktu sprzedaży w tekście o kontroli dostępu w sklepie, a dla klubu fitness w poradniku o siłowni 24h.
Najczęściej zadawane pytania
Jak wpuścić kuriera, gdy nikogo nie ma przy bramie?
Dajesz mu PIN ważny tylko na wjeździe towarowym i tylko w jego przedziale godzinowym albo otwierasz zdalnie z aplikacji lub panelu, gdy da znać, że przyjechał. W obu przypadkach przejście zostaje w rejestrze.
Czy szlaban może otwierać się na tablicę rejestracyjną dostawcy?
Tak, z kamerą do odczytu tablic: tablica przypisana do dostawcy otwiera tylko w przewidziane dla niego dni i godziny i przestaje otwierać, gdy wyłączysz dostęp.
Czy trzeba wymienić bramę lub szlaban?
Nie. ACCESS podłącza się do sterowania otwieraniem istniejącej automatyki (bramy, szlabanu, bramy segmentowej lub drzwi z elektrozaczepem) przez zasilanie 12 V i styk otwierania.
Jak odebrać dostęp dostawcy, z którym kończę współpracę?
Wyłączasz go w panelu lub w aplikacji: jego PIN, tablica, aplikacja i ewentualny pilot przestają działać jednocześnie. Nie trzeba niczego odzyskiwać.
Brama jest daleko od Wi-Fi: czy to problem?
Nie. ACCESS ma własne połączenie LTE z kartą SIM do transmisji danych w zestawie na 3 lata i wpuszcza uprawnionych także wtedy, gdy połączenia brakuje.
Czy ACCESS łączy się z moim systemem magazynowym?
Tego nie obiecujemy: osoby, grupy i przedziały godzinowe obsługuje się w panelu ACCESS, który zajmuje się przejściami, a nie towarem.
Podsumowanie
Wpuszczanie kurierów i dostawców bez pilnowania bramy jest możliwe, jeśli każdy ma własny dostęp, ograniczony do wjazdu towarowego i do swojego okna: tablica dla tych, którzy przyjeżdżają często, PIN w godzinach dla kurierów, otwarcie zdalne dla tych, którzy trafiają się raz. Z ACCESS te reguły stosuje się na bramach i szlabanach, które już masz, a każde przejście zostaje w rejestrze.
Chcesz sprawdzić, jak zorganizować to w swojej hali? Poproś o prezentację 1Control ACCESS.