Röviden: a több telephelyes beléptetés kezelése azt jelenti, hogy egyetlen helyről dönti el, ki hova léphet be: egységes szabályokkal, mindenhol érvényes visszavonással és minden bejáratról vezetett naplóval, anélkül hogy minden módosításhoz a helyszínre kellene mennie. Az 1Control ACCESS esetében az egyes telephelyek meglévő bejáratai (kapuk, sorompók, szekcionált kapuk, ajtók) az ACCESS-hez csatlakoznak, és minden telephely ugyanarról a webes felületről és ugyanabból az alkalmazásból kezelhető.
Ebben az útmutatóban megnézzük, miért válik gonddá a telephelyek egyenkénti kezelése, mit kell tudnia egy több telephelyes rendszernek, hogyan érdemes megszervezni a telephelyeket, bejáratokat és személyeket, és mit nem csinál egy beléptető rendszer.
Ha minden telephelyet külön kezelnek
Több telephelyes szervezeteknél a beléptetés szinte mindig rétegenként épül fel. A központnak van egy rendszere, a később nyitott raktárnak saját kódzára, az üzlet kulcsokkal működik, a telep távirányítókkal. Minden telephelynek megvan a felelőse és a szokásai.
Amíg a csapat ugyanaz, ez működik. Aztán jönnek a gondok:
- aki távozik a szervezettől, azt minden telephelyen, különböző rendszerekben kell «kikapcsolni»: egy kör e-mail és üzenet, és néhány elfelejtett hozzáférés;
- aki több telephelyen dolgozik (szerelők, területi vezetők, karbantartók), kulcsokat, kódokat és távirányítókat gyűjt;
- a szabályok nem egységesek: az egyik telephelyen a beszállítók csak délelőtt jutnak be, a másikon bármikor;
- nincs összkép: ha tudni szeretné, ki járt szombaton a raktárban, valakit meg kell kérdeznie a helyszínen.
Ez nagyon különböző helyzetekben fordul elő: üzletláncoknál, központtal és egy vagy több raktárral működő vállalkozásoknál, több társasházat kezelő közös képviselőknél, több coworking irodát üzemeltetőknél, szétszórt telepekkel rendelkező szövetkezeteknél. A gond mindig ugyanaz: sok bejárat, sok ember, és nincs egyetlen pont, ahonnan kezelni lehetne őket.
Mit kell tudnia egy több telephelyes beléptető rendszernek?
Egy több telephelyre szánt rendszer nem csupán «több rendszer egyben». Konkrét dolgokat kell nyújtania:
- egyetlen személynyilvántartás: mindenki egyszer szerepel, a saját belépési módjaival;
- jogosultság telephelyenként, bejáratonként és idősávonként: Kata minden nap bemehet a központba, a raktárba csak kedden;
- egyetlen visszavonás: inaktiválja a személyt, és az alkalmazása, PIN-kódja, kártyája, távirányítója és rendszáma egyszerre szűnik meg működni, minden telephelyen;
- napló bejáratonként: ki, mikor, melyik bejáraton és milyen módszerrel lépett be, személy, időszak vagy módszer szerint szűrhetően;
- nyitott/zárt állapot a bejáratokról a zárásérzékelővel, a telephelyek térképén is, hogy a nap végén tudja, maradt-e valami nyitva valamelyik telephelyen;
- eltérő nyitvatartás telephelyenként, ütemezett nyitásokkal, ahol az automatika ezt lehetővé teszi.
Az ACCESS mindezt egy webes felületről és egy alkalmazásból végzi. A szabályok a személyre vonatkoznak, nem egy-egy módszerre: ha egy szerelő csak ezen a héten léphet be egy telephelyre, a szabály a PIN-kódjára, az alkalmazására és a furgonja rendszámára is érvényes.
Minden telephely ugyanazon a felületen
Az 1Control ACCESS minden telephely bejáratait egy webes felülethez és egy alkalmazáshoz köti: jogosultság telephelyenként és személyenként, azonnali visszavonás, napló bejáratonként. Adat-SIM 3 évre.
- 1.500+ értékelés az Amazonon, a Facebookon és a Trustpiloton
- Biztonságos fizetés
- 2 év garancia
Telephelyek, bejáratok, csoportok és személyek megszervezése
Telepítés előtt érdemes papíron felrajzolni a felépítést. Egy példa három telephellyel:
- Központ: gépkocsibejáró kapu, gyalogos bejárat elektromos zárral, parkolósorompó;
- Raktár: udvari kapu és a rakodó szekcionált kapuja;
- Üzlet: hátsó személyzeti ajtó és redőnykapu.
Aztán a csoportok, a jogosultságok kiosztásának leggyorsabb módja:
- «Központi munkatársak»: központ, hétfőtől péntekig, 7 és 19 óra között;
- «Raktárosok»: raktár, a műszakokkal együtt;
- «Eladók»: üzlet, nyitvatartási napokon;
- «Karbantartás»: minden telephely, a munka végéig tartó lejárattal;
- «Futárok»: csak a raktár udvari kapuja, munkanapokon délelőtt.
Egy személy több csoportba is tartozhat. Ha munkakört vált, áthelyezi egy másik csoportba, és a hozzáférései minden telephelyen megváltoznak.
A bejáratonkénti napló: mit mutat, és mit nem
Több telephelynél a napló lesz a fő eszköz: kérdezősködés helyett elég megnézni. Ki nyitotta ki vasárnap a raktár kapuját? Tényleg járt itt csütörtökön a beszállító? Hányszor lépett be a szerelő az üzletbe ezen a héten? Az ACCESS naplója mutatja a személyt, a dátumot, az időpontot, a bejáratot és a használt módszert, és személy, időszak vagy módszer szerint szűrhető.
Világosan ki kell mondani azonban, mi nem: nem munkaidő-nyilvántartás. A bejáratok nyitását rögzíti; nem számol ledolgozott órát, nem kezel blokkolást, szabadságot vagy túlórát, és nem kapcsolódik bérszámfejtő vagy HR-szoftverhez. Ha munkaidő-nyilvántartásra van szüksége, az egy másik rendszer, amely a beléptetés mellett működhet.
Mivel pedig a napló személyes adatokat tartalmaz, bekapcsolás előtt tájékoztassa az érintetteket, és egyeztesse adatvédelmi tanácsadójával vagy adatvédelmi tisztviselőjével a kezelésüket.
Különböző telephelyek, különböző bejáratok: a telepítés
A telephelyeknek ritkán vannak ugyanolyan bejáratai. Az ACCESS ahhoz csatlakozik, ami megvan: kapuk, sorompók, billenőkapuk, szekcionált kapuk, redőnykapuk és elektromos zárral ellátott ajtók. 12 V-os tápellátás és az automatika nyitási kontaktusa kell hozzá; a PIN-kódhoz és kártyához való okos billentyűzet és a rendszámfelismerő kamera csak ott kerül fel, ahol szükség van rá.
Két részlet sokat számít, ha a telephelyek messze vannak egymástól:
- nincs beállítandó hálózat: az ACCESS LTE-modullal és 3 évre mellékelt adat-SIM-mel rendelkezik, így nem függ a telephely hálózatától, és nem kell hozzá informatikus a helyszínen;
- folyamatos működés: a jogosultságok az eszközön tárolódnak, ezért ha megszakad a kapcsolat, a jogosultak továbbra is bejutnak, a módosítások pedig a hálózat visszatérésekor érkeznek meg.
Az egyes telephelyek méretezéséhez: az ACCESS MINI legfeljebb 500, az ACCESS legfeljebb 1000 felhasználót kezel. Egy kevés dolgozós raktár és egy több száz fős központ eltérő modellt használhat, és mégis ugyanazon a felületen maradhat.
Egy hét egy háromtelephelyes szervezetben
- Hétfő: új raktáros kolléganő érkezik. Egyszer létrehozza, beteszi a «Raktárosok» csoportba, és elküldi neki a hozzáférést az alkalmazásba. A központba és az üzletbe nem tud belépni.
- Kedd: a klímaszerelőnek mindhárom telephelyre el kell mennie. A «Karbantartás» csoportban péntekig érvényes PIN-kódot kap. Péntek este magától megszűnik működni.
- Szerda: a raktár futára korán érkezik. A PIN-kódja csak az udvari kapunál működik, 7 és 12 óra között.
- Csütörtök: egy eladó elhagyja az üzletet. Inaktiválja a webes felületen, és az alkalmazása, kártyája és távirányítója mindenhol megszűnik működni.
- Péntek: távozás előtt ellenőrzi, hogy a három telephely minden bejárata zárva van-e, és átnézi a heti naplót.
Egyik lépéshez sem kell elmenni egyik telephelyre sem. Ez a központilag kezelt beléptetés gyakorlati különbsége.
Mit kérdezzen a választás előtt, és mit nem csinál az ACCESS
Hasznos kérdések bármely több telephelyes rendszerhez:
- Minden telephely ugyanarról a webes felületről és ugyanabból az alkalmazásból kezelhető, telephelyenként telepítendő szoftver nélkül?
- Korlátozható egy jogosultság egy telephelyre, egy bejáratra és egy idősávra?
- Egy személy visszavonása minden módszerére és minden telephelyre érvényes?
- A napló távolról is megnézhető, és szűrhető bejárat, személy és időszak szerint?
- Kell-e minden telephelyen helyi hálózat? És mi történik, ha kiesik?
- Mi van benne a költségben, és mennyi időre (kapcsolat, licencek, támogatás)?
A félreértések elkerülése végett: az ACCESS nem munkaidő-nyilvántartó rendszer, nem integrálódik HR- vagy bérszámfejtő szoftverrel, nem használ biometriát, és nem ad hozzá forgókaput: a meglévő bejáratain dolgozik. Egyes helyzetekhez külön útmutatók vannak: üzletek, futárok és beszállítók a raktárban, parkolók sorompóval, a technológiák összehasonlításához pedig a beléptető rendszerek típusai.
Gyakori kérdések
Kezelhetek különböző városokban lévő telephelyeket ugyanabból az alkalmazásból?
Igen. Az 1Control ACCESS esetében minden telephely bejáratai az ACCESS-hez csatlakoznak, és minden telephely ugyanarról a webes felületről és ugyanabból az alkalmazásból kezelhető, bárhonnan.
Adhatok valakinek hozzáférést csak bizonyos telephelyekhez?
Igen. Minden személyhez vagy csoporthoz kiválasztja a telephelyeket, a bejáratokat, a napokat, az idősávokat és a lejáratot. Egy szerelő egy hétig minden telephelyre beléphet, egy futár csak délelőtt a raktár udvari kapuján.
Kell internet minden telephelyen?
Nem. Az ACCESS LTE-modullal és 3 évre mellékelt adat-SIM-mel rendelkezik, és magától csatlakozik. Ha nincs kapcsolat, az eszközön tárolt jogosultságok továbbra is működnek.
Használható a belépési napló munkaidő-nyilvántartásra?
Nem. A napló a nyitásokat rögzíti személlyel, időponttal, bejárattal és módszerrel, de nem számol ledolgozott órát, és nem kapcsolódik HR-szoftverhez. A munkaidő-nyilvántartás külön rendszer.
Mi történik, ha valaki távozik a szervezettől?
Egyszer inaktiválja a webes felületen vagy az alkalmazásban, és az alkalmazása, PIN-kódja, kártyája, távirányítója és rendszáma egyszerre szűnik meg működni, minden telephelyen.
Hány felhasználót lehet kezelni?
Az ACCESS MINI legfeljebb 500, az ACCESS legfeljebb 1000 felhasználót kezel. Minden telephely a hozzá illő modellt kaphatja, és ugyanazon a felületen maradhat.
Összegzés
Több telephelynél a beléptetés már nem a zárakról szól, hanem a kezelésről: ki hova léphet be, milyen szabályokkal, és hogyan lehet egy hozzáférést egy lépésben mindenhol visszavonni. Egy webes felület, egy alkalmazás, jogosultságok telephelyenként és személyenként, valamint napló minden bejáratról pontosan ezt oldja meg, a bejáratok átépítése és hálózatok beállítása nélkül.
Szeretné látni, hogyan szervezhetők meg az Ön telephelyei? Kérjen bemutatót az 1Control ACCESS-ről.