En resumen: para dejar entrar a repartidores y proveedores en un almacén o una nave sin que nadie esté en el portón, cada uno tiene que tener su propio acceso, limitado a la entrada de mercancías y a su franja de entrega: un PIN por franja horaria con el teclado inteligente, la matrícula de la furgoneta leída por la cámara o una apertura a distancia desde la app cuando llega un repartidor ocasional. Un sistema como 1Control ACCESS se conecta al portón, a la barrera o a la puerta que ya tienes, aplica estas reglas y registra cada paso.
En esta guía vemos por qué las entregas son el punto débil de los accesos de una nave, cómo dividir a quien entrega en tres categorías con reglas distintas, qué accesos conviene usar y qué no hace un sistema de acceso en lugar del almacén.
El problema: las entregas no llegan en horario de oficina
El repartidor pasa cuando su ruta le trae, no cuando hay alguien libre en el portón. El proveedor de materias primas quiere descargar a las 6:30, antes del tráfico. El técnico de la carretilla elevadora llega el sábado. Las soluciones más habituales las conoce todo el mundo:
- el mando que se deja al proveedor habitual, que luego pasa a un compañero, después a un subcontratista, y ya no vuelve;
- un código único del portón que conocen todos los transportistas de la zona y que nunca se cambia porque habría que avisar a todos;
- alguien que sale a abrir cada vez, interrumpiendo lo que estaba haciendo;
- el portón abierto toda la mañana, «total, van a llegar camiones».
En todos estos casos no se sabe quién ha entrado, cuándo ni por dónde. Y cuando un proveedor cambia o una relación termina, retirar el acceso es complicado o imposible.
Tres tipos de visitantes, tres reglas distintas
La forma más práctica de organizar las entregas es distinguir a quien entra según su frecuencia.
El proveedor habitual
Viene varias veces por semana, a menudo con el mismo vehículo. Para él, el acceso ideal es la matrícula leída por la cámara: la barrera o el portón se abren sin bajarse del camión, solo los días y en las franjas previstas. Como alternativa, un PIN personal con el teclado inteligente.
El repartidor con ruta variable
Pasa a menudo, pero con conductores distintos. Un PIN válido solo en la entrada de mercancías y solo por la mañana en días laborables limita el riesgo: si el código circula, solo funciona allí y en esa franja. Y se puede cambiar para esa empresa de reparto sin tocar a las demás.
El ocasional
El transportista que no has visto nunca, el técnico de una empresa externa, la entrega extraordinaria. Aquí lo más sencillo es la apertura a distancia: te avisa de que ha llegado, compruebas quién es y abres desde la app o el panel web, estés donde estés. El paso queda igualmente en el registro. Si el trabajo dura varios días, le creas un acceso con caducidad: en la fecha de fin deja de funcionar solo.
Entregas fuera de horario, portón bajo control
1Control ACCESS da a repartidores y proveedores accesos por franja horaria en portones y barreras existentes y registra cada paso. SIM de datos incluida durante 3 años.
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- Garantía de 2 años
Por dónde hacerles entrar: la entrada de mercancías
Si la nave tiene varias entradas, conviene que quien entrega use solo una: la entrada de mercancías. Es más fácil de vigilar, mantiene los vehículos pesados lejos del aparcamiento del personal y hace el registro más legible.
ACCESS trabaja sobre los accesos existentes: se conecta a la orden de apertura del portón de vehículos, de la barrera, de la puerta seccional motorizada o de la puerta con cerradura eléctrica, con alimentación de 12 V y el contacto de apertura. Sin tornos y sin obras. En cada acceso decides quién pasa: el grupo «Proveedores» solo por la entrada de mercancías, los empleados también por la puerta peatonal, el técnico solo donde hace falta su intervención.
Reglas por grupo: proveedores, repartidores, mantenimiento
Gestionar a las personas una por una no se sostiene cuando los proveedores son decenas. Con ACCESS se trabaja por grupos, y cada persona hereda las reglas del suyo:
- Proveedores: entrada de mercancías, de lunes a viernes, de 6 a 14;
- Repartidores: entrada de mercancías, días laborables, de 8 a 18;
- Mantenimiento: accesos técnicos, con caducidad ligada al contrato o a la intervención;
- Empleados: puerta peatonal y aparcamiento, en los días y horas de su turno.
Las reglas valen en todos los métodos asociados a la persona: si un proveedor solo puede entrar por la mañana, la regla se aplica a su matrícula, a su PIN y a su app. ¿Cierre por vacaciones? Suspendes el grupo entero y lo reactivas a la vuelta.
La franja de recepción de mercancías
Si las entregas se concentran en una franja concreta, las aperturas programadas pueden mantener abierta la entrada de mercancías solo en esa ventana, por ejemplo de 7:30 a 8:30, y luego cerrarla, si el automatismo admite la apertura mantenida. Fuera de esa franja se vuelve a los accesos personales.
Con el sensor de cierre ves en tiempo real si el portón está abierto o cerrado, también en el mapa de tus sedes. Al final del día compruebas desde el panel web que nadie lo ha dejado abierto tras la última descarga.
El registro: ¿a qué hora pasó el repartidor?
«El paquete figura como entregado a las 11:02, pero nadie lo ha visto.» Con el registro de ACCESS cada apertura tiene persona, fecha, hora, acceso y método, y se puede filtrar por persona, periodo o método. No dice qué se ha entregado, pero sí quién ha entrado y cuándo: a menudo basta para cerrar una reclamación en un minuto en lugar de reconstruirla de memoria.
Una mañana en la entrada de mercancías
- 6:15 El camión del proveedor de embalajes llega a la barrera: la cámara lee la matrícula y la barrera se levanta.
- 7:30 La entrada de mercancías pasa a apertura programada para la franja de recepción.
- 8:30 El portón vuelve a cerrarse solo.
- 10:05 El repartidor urgente teclea el PIN de su grupo: solo funciona en la entrada de mercancías y solo en días laborables.
- 11:40 Un transportista desconocido está en el portón: el responsable comprueba el albarán y abre a distancia desde la app.
- 14:00 El técnico de la carretilla entra con la app: su acceso caduca el viernes.
- 18:30 El responsable comprueba en el panel web que el portón está cerrado y repasa el registro.
Lo que ACCESS no hace en lugar del almacén
- No es un software de gestión de almacén ni reserva muelles de carga: se ocupa de quién abre los accesos.
- No registra la mercancía: el registro dice quién ha entrado, no qué ha traído.
- No está conectado a tu programa de gestión ni a tu SGA. Personas, grupos y horarios se gestionan en el panel web de ACCESS.
- No sustituye a la videovigilancia: la complementa.
Instalación y conectividad
Los portones de las naves suelen estar lejos de la oficina y del wifi. ACCESS lleva un módulo LTE con SIM de datos incluida durante 3 años: se conecta solo, sin router ni cables de red hasta el portón. Las autorizaciones quedan guardadas en el dispositivo, así que si falta la conexión los proveedores autorizados siguen entrando. Si tienes varias sedes o naves, las gestionas todas desde el mismo panel.
Si en la misma zona hay también oficinas en alquiler o espacios compartidos, encontrarás la misma lógica en la guía del control de accesos para centros de negocios; para una tienda, en la del control de acceso para comercios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo dejo entrar al repartidor si no hay nadie en el portón?
Le das un PIN válido solo en la entrada de mercancías y solo en su franja horaria, o le abres a distancia desde la app o el panel web cuando te avise de que ha llegado. En ambos casos el paso queda en el registro.
¿Puedo hacer que la barrera se abra con la matrícula del proveedor?
Sí, con la cámara de lectura de matrículas: la matrícula asociada al proveedor abre solo los días y en las horas previstas para él, y deja de abrir cuando desactivas su acceso.
¿Hay que cambiar el portón o la barrera?
No. ACCESS se conecta a la orden de apertura del automatismo existente (portón, barrera, puerta seccional o puerta con cerradura eléctrica) con alimentación de 12 V y el contacto de apertura.
¿Cómo retiro el acceso a un proveedor con el que he dejado de trabajar?
Lo desactivas desde el panel web o la app: su PIN, su matrícula, su app y su mando, si lo tiene, dejan de funcionar a la vez. No hay nada que pedirle que devuelva.
El portón está lejos del wifi: ¿es un problema?
No. ACCESS tiene conexión LTE propia con SIM de datos incluida durante 3 años, y sigue dejando entrar a los autorizados aunque falle la conexión.
¿ACCESS se conecta a mi software de almacén?
No lo prometemos: personas, grupos y franjas horarias se gestionan en el panel web de ACCESS, que se ocupa de los accesos y no de la mercancía.
Conclusión
Dejar entrar a repartidores y proveedores sin vigilar el portón es posible si cada uno tiene su propio acceso, limitado a la entrada de mercancías y a su franja: matrícula para quien viene a menudo, PIN por franja para los repartidores, apertura a distancia para quien viene una sola vez. Con ACCESS estas reglas se aplican a los portones y barreras que ya tienes, y cada paso queda en el registro.
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