En resumen: gestionar el control de acceso de varias sedes significa decidir desde un único punto quién entra dónde, con reglas coherentes, una revocación que vale en todas partes y un historial de cada acceso, sin tener que ir al sitio para cada cambio. Con 1Control ACCESS, los accesos que cada sede ya tiene (portones, barreras, puertas seccionales, puertas) se conectan a ACCESS, y todas las sedes se gestionan desde la misma área web y la misma app.
En esta guía vemos por qué las sedes gestionadas una a una acaban siendo un problema, qué debe hacer un sistema multisede, cómo organizar sedes, accesos y personas, y qué no hace un control de acceso.
El problema de gestionar cada sede por separado
En una organización con varias sedes, el control de acceso casi siempre crece por capas. La sede central tiene un sistema, el almacén que se abrió después tiene un teclado con su código, la tienda funciona con llaves y el depósito con mandos. Cada sede tiene su responsable y sus costumbres.
Mientras el equipo no cambia, funciona. Luego llegan los problemas:
- quien deja la organización tiene que darse de baja en cada sede, con sistemas distintos: una ronda de correos y mensajes, y algún acceso olvidado;
- quien trabaja en varias sedes (técnicos, responsables de zona, mantenimiento) acumula llaves, códigos y mandos;
- las reglas no son coherentes: en una sede los proveedores entran solo por la mañana y en otra a cualquier hora;
- no hay una visión de conjunto: para saber quién entró en un almacén un sábado hay que preguntar a alguien que esté allí.
Ocurre en contextos muy distintos: cadenas de tiendas, organizaciones con una sede central y uno o varios almacenes, administradores de fincas que llevan varios edificios, operadores con varios espacios de coworking, cooperativas con depósitos repartidos por el territorio. El problema es siempre el mismo: muchos accesos, muchas personas y ningún punto único desde el que gestionarlos.
Qué debe hacer un control de acceso multisede
Un sistema para varias sedes no es solo «varios sistemas en uno». Tiene que ofrecer cosas concretas:
- un único registro de personas: cada persona existe una sola vez, con sus métodos de acceso;
- permisos por sede, por acceso y por franja horaria: Lucía entra en la sede central todos los días y en el almacén solo los martes;
- una revocación única: desactivas a la persona y su app, PIN, tarjeta, mando y matrícula dejan de funcionar a la vez, en todas las sedes;
- historial por acceso: quién entró, cuándo, por qué acceso y con qué método, filtrable por persona, periodo o método;
- estado abierto/cerrado de los accesos, con el sensor de cierre y también en el mapa de las sedes, para saber al final del día si en alguna sede se ha quedado algo abierto;
- horarios distintos por sede, con aperturas programadas donde el automatismo lo permite.
ACCESS hace todo esto desde un área web y una app. Las reglas se aplican a la persona, no a un método: si un técnico solo puede entrar en una sede esta semana, la regla vale para su PIN, su app y la matrícula de su furgoneta.
Todas tus sedes en la misma área web
1Control ACCESS conecta los accesos de cada sede a una sola área web y una sola app: permisos por sede y por persona, revocación inmediata, historial por acceso. SIM de datos incluida 3 años.
- 1.500+ opiniones en Amazon, Facebook y Trustpilot
- Pagos seguros
- Garantía de 2 años
Cómo organizar sedes, accesos, grupos y personas
Antes de instalar conviene dibujar la estructura en un papel. Un ejemplo con tres sedes:
- Sede central: portón de vehículos, entrada peatonal con cerradura eléctrica, barrera del parking;
- Almacén: portón del patio y puerta seccional del muelle de carga;
- Tienda: puerta de personal en la parte trasera y persiana metálica.
Después, los grupos, que son la forma más rápida de asignar permisos:
- «Empleados sede»: sede central, de lunes a viernes, de 7 a 19 h;
- «Almacén»: almacén, turnos incluidos;
- «Dependientes»: tienda, los días de apertura;
- «Mantenimiento»: todas las sedes, con caducidad al terminar el trabajo;
- «Repartidores»: solo el portón del almacén, las mañanas de los días laborables.
Una persona puede estar en varios grupos. Cuando cambia de puesto, la cambias de grupo y sus accesos cambian en todas las sedes.
El historial por acceso: qué dice y qué no
Con varias sedes, el historial se convierte en la herramienta principal: en lugar de preguntar, se mira. ¿Quién abrió la puerta del almacén el domingo? ¿El proveedor pasó de verdad el jueves? ¿Cuántas veces entró el técnico en la tienda esta semana? El registro de ACCESS muestra persona, fecha, hora, acceso y método utilizado, y se filtra por persona, periodo o método.
Pero hay que decir con claridad lo que no es: no es un control horario. Registra las aperturas de los accesos; no calcula horas trabajadas, no gestiona fichajes, vacaciones ni horas extra y no se conecta con programas de nóminas ni de recursos humanos. Si necesitas el registro de jornada, es un sistema distinto, que puede convivir con el control de acceso.
Y como el registro contiene datos personales, antes de activarlo informa a las personas y comprueba con tu asesor o tu DPO cómo tratarlos.
Sedes distintas, accesos distintos: la instalación
Las sedes casi nunca tienen los mismos accesos. ACCESS se conecta a lo que hay: portones, barreras, puertas basculantes, puertas seccionales, persianas metálicas y puertas con cerradura eléctrica. Hacen falta alimentación de 12 V y el contacto de apertura del automatismo; el teclado inteligente para PIN y tarjetas y la cámara de lectura de matrículas se añaden solo donde se necesitan.
Dos detalles pesan mucho cuando las sedes están lejos:
- ninguna red que configurar: ACCESS tiene un módulo LTE con SIM de datos incluida durante 3 años, así que no depende de la red de la sede ni de un informático en el sitio;
- continuidad: las autorizaciones se guardan en el dispositivo, de modo que si se corta la conexión quien tiene permiso sigue entrando, y los cambios llegan cuando vuelve la red.
Para dimensionar cada sede: ACCESS MINI gestiona hasta 500 usuarios y ACCESS hasta 1.000. Un almacén con pocos empleados y una sede central con cientos de personas pueden tener modelos distintos y seguir en la misma área web.
Una semana en una organización con tres sedes
- Lunes: llega una nueva operaria de almacén. La das de alta una vez, la añades al grupo «Almacén» y le envías el acceso a la app. No puede entrar en la sede central ni en la tienda.
- Martes: el técnico del aire acondicionado tiene que pasar por las tres sedes. Le das un PIN válido hasta el viernes en el grupo «Mantenimiento». El viernes por la noche deja de funcionar solo.
- Miércoles: el repartidor del almacén llega temprano. Su PIN solo funciona en el portón del patio, de 7 a 12 h.
- Jueves: un dependiente deja la tienda. Lo desactivas desde el área web y su app, su tarjeta y su mando dejan de funcionar en todas partes.
- Viernes: antes de irte compruebas que todos los accesos de las tres sedes aparecen cerrados y repasas el historial de la semana.
Ninguno de estos pasos obliga a ir a una sede. Esa es la diferencia práctica de un control de acceso centralizado.
Qué preguntar antes de elegir, y qué no hace ACCESS
Las preguntas útiles para cualquier sistema multisede:
- ¿Se gestionan todas las sedes desde la misma área web y la misma app, sin instalar software en cada sede?
- ¿Se puede limitar un permiso a una sede, a un acceso y a una franja horaria?
- ¿La revocación de una persona vale para todos sus métodos y en todas las sedes?
- ¿El historial se consulta a distancia y se filtra por acceso, persona y periodo?
- ¿Cada sede necesita una red local? ¿Y si se cae?
- ¿Qué está incluido en el coste y durante cuánto tiempo (conectividad, licencias, asistencia)?
Para que quede claro, ACCESS no es un sistema de control horario, no se integra con programas de recursos humanos ni de nóminas, no usa biometría y no añade tornos: trabaja sobre los accesos que ya tienes. Para cada caso hay guías específicas: comercios, repartidores y proveedores en el almacén, parking con barrera y, para comparar tecnologías, los tipos de sistemas de control de acceso.
Preguntas frecuentes
¿Puedo gestionar sedes en ciudades distintas desde la misma app?
Sí. Con 1Control ACCESS los accesos de cada sede se conectan a ACCESS y todas las sedes se gestionan desde la misma área web y la misma app, estés donde estés.
¿Puedo dar a una persona acceso solo a algunas sedes?
Sí. Para cada persona o grupo eliges sedes, accesos, días, franjas horarias y caducidad. Un técnico puede entrar en todas las sedes durante una semana y un repartidor solo por el portón del almacén por la mañana.
¿Hace falta internet en cada sede?
No. ACCESS tiene un módulo LTE con SIM de datos incluida durante 3 años y se conecta solo. Si falta la conexión, las autorizaciones guardadas en el dispositivo siguen funcionando.
¿El historial de accesos sirve como control horario?
No. El historial registra las aperturas con persona, hora, acceso y método, pero no calcula horas trabajadas ni se conecta con programas de recursos humanos. El registro de jornada es un sistema distinto.
¿Qué pasa cuando alguien deja la organización?
Lo desactivas una vez desde el área web o la app, y su app, PIN, tarjeta, mando y matrícula dejan de funcionar a la vez, en todas las sedes.
¿Cuántos usuarios se pueden gestionar?
ACCESS MINI gestiona hasta 500 usuarios y ACCESS hasta 1.000. Cada sede puede tener el modelo adecuado y seguir en la misma área web.
Conclusión
Con varias sedes, el control de acceso deja de ser una cuestión de cerraduras y pasa a ser una cuestión de gestión: quién entra dónde, con qué reglas y cómo quitar un acceso en todas partes de una vez. Una sola área web, una sola app, permisos por sede y por persona y un historial por acceso resuelven justo eso, sin rehacer los accesos ni configurar redes.
¿Quieres ver cómo se organizarían tus sedes? Solicita una demo de 1Control ACCESS.