Kurz gesagt: Um Lieferanten und Paketdienste aufs Gelände zu lassen, ohne dass jemand am Tor steht, braucht jeder eine eigene Berechtigung, beschränkt auf die Wareneinfahrt und sein Lieferfenster: eine PIN mit Zeitfenster am Smart-Tastenfeld, das Kennzeichen des Lieferwagens, das die Kamera erkennt, oder eine Fernöffnung per App, wenn ein unbekannter Fahrer kommt. Ein System wie 1Control ACCESS wird an das Tor, die Schranke oder das Rolltor angeschlossen, das Ihre Lagerhalle schon hat, setzt diese Regeln um und protokolliert jeden Zutritt.
In diesem Leitfaden sehen wir uns an, warum Anlieferungen der Schwachpunkt beim Zutritt zu einer Halle sind, wie man Lieferanten in drei Gruppen mit unterschiedlichen Regeln einteilt, welche Zugänge sich eignen und was ein Zutrittssystem nicht für Ihr Lager erledigt.
Das Problem: Lieferungen kommen nicht zu Bürozeiten
Der Paketdienst kommt, wenn seine Tour ihn zu Ihnen führt, nicht wenn gerade jemand Zeit hat. Der Rohstofflieferant will um 6:30 Uhr abladen, vor dem Berufsverkehr. Der Wartungstechniker für den Gabelstapler kommt am Samstag. Die üblichen Notlösungen kennt jeder:
- der Handsender beim Stammlieferanten, der dann an einen Kollegen geht, dann an einen Subunternehmer, und nie zurückkommt;
- ein einziger Torcode, den alle Fahrer der Gegend kennen und der nie geändert wird, weil man alle informieren müsste;
- jemand, der jedes Mal hinausgeht und dafür seine Arbeit unterbricht;
- das Tor, das den ganzen Vormittag offen steht, «es kommen ja sowieso Lkw».
In all diesen Fällen weiß niemand, wer wann wo hereingekommen ist. Und wenn ein Lieferant wechselt oder eine Geschäftsbeziehung endet, ist es kompliziert oder unmöglich, den Zutritt zu entziehen.
Drei Arten von Besuchern, drei Regeln
Am praktischsten ist es, Anliefernde nach Häufigkeit zu unterscheiden.
Der Stammlieferant
Er kommt mehrmals pro Woche, oft mit demselben Fahrzeug. Für ihn ist das Kennzeichen, das die Kamera erkennt, ideal: Schranke oder Tor öffnen, ohne dass er aussteigen muss, nur an den vorgesehenen Tagen und Uhrzeiten. Alternativ eine persönliche PIN am Smart-Tastenfeld.
Der Paketdienst mit wechselnder Tour
Er kommt oft, aber mit unterschiedlichen Fahrern. Eine PIN, die nur an der Wareneinfahrt und nur werktags vormittags gilt, begrenzt das Risiko: Wird der Code weitergegeben, funktioniert er trotzdem nur dort und nur in diesem Fenster. Und man kann ihn für diesen Dienst ändern, ohne die anderen zu berühren.
Der Gelegenheitsbesucher
Der Spediteur, den Sie nie gesehen haben, der Techniker einer Fremdfirma, die Sonderlieferung. Hier ist die Fernöffnung am einfachsten: Er meldet sich, dass er da ist, Sie prüfen, wer es ist, und öffnen über App oder Web-Verwaltungsbereich, wo auch immer Sie sind. Auch dieser Zutritt landet im Protokoll. Dauert ein Einsatz mehrere Tage, legen Sie ihm eine Berechtigung mit Enddatum an: Danach funktioniert sie von selbst nicht mehr.
Lieferungen außerhalb der Zeiten, Tor im Griff
1Control ACCESS gibt Paketdiensten und Lieferanten Zutritt mit Zeitfenster an vorhandenen Toren und Schranken und protokolliert jeden Zutritt. Daten-SIM für 3 Jahre inklusive.
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Wo sie hineinkommen: die Wareneinfahrt
Hat die Halle mehrere Eingänge, sollten alle Anliefernden nur einen nutzen: die Wareneinfahrt. Sie ist leichter zu überblicken, hält schwere Fahrzeuge vom Mitarbeiterparkplatz fern und macht das Protokoll übersichtlicher.
ACCESS arbeitet an den vorhandenen Zugängen: Es wird an den Öffnungsbefehl des Einfahrtstors, der Schranke, des Rolltors oder der Tür mit elektrischem Türöffner angeschlossen, mit 12-V-Versorgung und dem Öffnungskontakt des Antriebs. Keine Drehkreuze, kein Umbau. Für jeden Zugang legen Sie fest, wer passieren darf: die Gruppe «Lieferanten» nur an der Wareneinfahrt, die Belegschaft auch an der Fußgängertür, der Techniker nur dort, wo sein Einsatz ist.
Regeln pro Gruppe: Lieferanten, Paketdienste, Wartung
Personen einzeln zu verwalten, funktioniert nicht mehr, wenn es Dutzende Lieferanten sind. Mit ACCESS arbeitet man mit Gruppen, und jede Person übernimmt die Regeln ihrer Gruppe:
- Lieferanten: Wareneinfahrt, Montag bis Freitag, 6 bis 14 Uhr;
- Paketdienste: Wareneinfahrt, werktags, 8 bis 18 Uhr;
- Wartung: technische Zugänge, Zutritt mit Enddatum passend zum Vertrag oder Einsatz;
- Belegschaft: Fußgängertür und Parkplatz, an den Tagen und zu den Zeiten der Schicht.
Die Regeln gelten für alle Methoden, die einer Person zugeordnet sind: Darf ein Lieferant nur vormittags hinein, gilt das für sein Kennzeichen, seine PIN und seine App. Betriebsferien? Sie sperren die ganze Gruppe und schalten sie nach der Rückkehr wieder frei.
Das Zeitfenster für den Wareneingang
Konzentrieren sich die Anlieferungen auf ein festes Fenster, können geplante Öffnungen die Wareneinfahrt genau dann offen halten, zum Beispiel von 7:30 bis 8:30 Uhr, und danach wieder schließen, sofern der Antrieb eine Daueroffen-Funktion unterstützt. Außerhalb dieses Fensters gelten wieder die persönlichen Berechtigungen.
Mit dem Schließsensor sehen Sie in Echtzeit, ob das Tor offen oder geschlossen ist, auch auf der Standortkarte. Am Abend prüfen Sie im Web-Verwaltungsbereich, dass niemand es nach der letzten Entladung offen gelassen hat.
Das Protokoll: Wann war der Paketdienst da?
«Das Paket wurde laut Sendungsverfolgung um 11:02 Uhr zugestellt, aber niemand hat es gesehen.» Im Protokoll von ACCESS hat jede Öffnung Person, Datum, Uhrzeit, Zugang und Methode, filterbar nach Person, Zeitraum oder Methode. Es sagt nicht, was geliefert wurde, aber wer wann hereingekommen ist: Oft reicht das, um eine Reklamation in einer Minute zu klären statt mit Rekonstruktion aus dem Gedächtnis.
Ein Vormittag an der Wareneinfahrt
- 6:15 Uhr Der Lkw des Verpackungslieferanten erreicht die Schranke: Die Kamera erkennt das Kennzeichen, die Schranke öffnet.
- 7:30 Uhr Die Wareneinfahrt geht für das Annahmefenster in die geplante Öffnung.
- 8:30 Uhr Das Tor schließt von selbst.
- 10:05 Uhr Der Expressdienst tippt die PIN seiner Gruppe ein: Sie gilt nur an der Wareneinfahrt und nur werktags.
- 11:40 Uhr Ein unbekannter Fahrer steht am Tor: Der Lagerleiter prüft den Lieferschein und öffnet per App aus der Ferne.
- 14:00 Uhr Der Gabelstapler-Techniker kommt mit der App: Sein Zutritt läuft am Freitag ab.
- 18:30 Uhr Der Lagerleiter prüft im Web-Verwaltungsbereich, dass das Tor zu ist, und geht das Protokoll durch.
Was ACCESS nicht für Ihr Lager erledigt
- Es ist keine Lagerverwaltungssoftware und bucht keine Laderampen: Es kümmert sich darum, wer die Zugänge öffnet.
- Es erfasst keine Ware: Das Protokoll sagt, wer hereingekommen ist, nicht was er gebracht hat.
- Es ist nicht mit Ihrer Warenwirtschaft oder Ihrem LVS verbunden. Personen, Gruppen und Zeiten werden im Web-Verwaltungsbereich von ACCESS gepflegt.
- Es ersetzt keine Videoüberwachung: Es ergänzt sie.
Installation und Verbindung
Die Tore von Lagerhallen liegen oft weit entfernt von Büro und WLAN. ACCESS hat ein LTE-Modul mit Daten-SIM für 3 Jahre inklusive: Es geht selbst online, ohne Router und ohne Netzwerkkabel bis zum Tor. Die Berechtigungen sind im Gerät gespeichert; fehlt die Verbindung, kommen berechtigte Lieferanten weiter hinein. Haben Sie mehrere Standorte oder Hallen, verwalten Sie alle über dieselbe Oberfläche.
Gibt es am selben Standort auch vermietete Büros oder geteilte Flächen, finden Sie dieselbe Logik im Leitfaden zum digitalen Schließsystem fürs Büro; für Ladengeschäfte in dem zur Zutrittskontrolle im Einzelhandel.
Häufige Fragen
Wie lasse ich den Paketdienst herein, wenn niemand am Tor ist?
Sie geben ihm eine PIN, die nur an der Wareneinfahrt und nur in seinem Zeitfenster gilt, oder öffnen per App oder Web-Verwaltungsbereich aus der Ferne, sobald er Bescheid gibt, dass er da ist. In beiden Fällen bleibt der Zutritt im Protokoll.
Kann die Schranke mit dem Kennzeichen des Lieferanten öffnen?
Ja, mit der Kamera zur Kennzeichenerkennung: Das dem Lieferanten zugeordnete Kennzeichen öffnet nur an den für ihn vorgesehenen Tagen und Uhrzeiten und nicht mehr, sobald Sie den Zutritt deaktivieren.
Muss ich Tor oder Schranke austauschen?
Nein. ACCESS wird an den Öffnungsbefehl des vorhandenen Antriebs angeschlossen (Tor, Schranke, Rolltor oder Tür mit elektrischem Türöffner), mit 12-V-Versorgung und Öffnungskontakt.
Wie entziehe ich einem ehemaligen Lieferanten den Zutritt?
Sie deaktivieren ihn im Web-Verwaltungsbereich oder in der App: PIN, Kennzeichen, App und ein eventueller Handsender funktionieren zusammen nicht mehr. Nichts muss zurückgegeben werden.
Das Tor liegt weit vom WLAN entfernt: ein Problem?
Nein. ACCESS hat eine eigene LTE-Verbindung mit Daten-SIM für 3 Jahre inklusive und lässt Berechtigte auch dann hinein, wenn die Verbindung fehlt.
Lässt sich ACCESS mit meiner Lagerverwaltung verbinden?
Das versprechen wir nicht: Personen, Gruppen und Zeitfenster werden im Web-Verwaltungsbereich von ACCESS verwaltet, das sich um die Zugänge kümmert und nicht um die Ware.
Fazit
Lieferanten und Paketdienste aufs Gelände zu lassen, ohne das Tor zu besetzen, funktioniert, wenn jeder eine eigene Berechtigung hat, beschränkt auf die Wareneinfahrt und sein Zeitfenster: Kennzeichen für Stammlieferanten, PIN mit Zeitfenster für Paketdienste, Fernöffnung für alle, die einmal vorbeikommen. Mit ACCESS gelten diese Regeln an den Toren und Schranken, die Sie schon haben, und jeder Zutritt bleibt im Protokoll.
Sie möchten wissen, wie sich das in Ihrer Halle umsetzen lässt? Fragen Sie eine Demo von 1Control ACCESS an.