Kurz gesagt: Die Zutrittskontrolle für mehrere Standorte zu verwalten heißt, an einer Stelle zu entscheiden, wer wo hineinkommt: mit einheitlichen Regeln, einem Entzug, der überall gilt, und einem Protokoll für jeden Zugang, ohne für jede Änderung vor Ort sein zu müssen. Mit 1Control ACCESS werden die Zugänge, die jeder Standort bereits hat (Einfahrtstore, Schranken, Sektionaltore, Türen), an ACCESS angeschlossen, und alle Standorte werden im selben Webportal und in derselben App verwaltet.
In diesem Leitfaden sehen wir, warum einzeln verwaltete Standorte zum Problem werden, was ein standortübergreifendes System leisten muss, wie man Standorte, Zugänge und Personen organisiert und was eine Zutrittskontrolle nicht leistet.
Das Problem einzeln verwalteter Standorte
In Organisationen mit mehreren Standorten wächst die Zutrittskontrolle fast immer in Schichten. Die Zentrale hat ein System, das später eröffnete Lager ein Codeschloss mit eigenem Code, die Filiale arbeitet mit Schlüsseln, das Depot mit Handsendern. Jeder Standort hat seinen Ansprechpartner und seine Gewohnheiten.
Solange das Team gleich bleibt, geht das gut. Dann kommen die Probleme:
- wer die Organisation verlässt, muss an jedem Standort mit unterschiedlichen Systemen «abgeschaltet» werden: eine Runde E-Mails und Nachrichten, und ein paar vergessene Zugänge;
- wer an mehreren Standorten arbeitet (Techniker, Gebietsleiter, Hausmeister), sammelt Schlüssel, Codes und Handsender;
- die Regeln sind uneinheitlich: An einem Standort kommen Lieferanten nur vormittags hinein, am anderen jederzeit;
- es gibt keinen Gesamtüberblick: Wer wissen will, wer am Samstag im Lager war, muss jemanden vor Ort fragen.
Das betrifft ganz unterschiedliche Organisationen: Filialisten, Betriebe mit Zentrale und einem oder mehreren Lagern, Hausverwaltungen mit mehreren Objekten, Betreiber mehrerer Coworking Spaces, Genossenschaften mit verteilten Depots. Das Problem ist immer dasselbe: viele Zugänge, viele Personen und keine zentrale Stelle, von der aus man sie steuert.
Was eine standortübergreifende Zutrittskontrolle leisten muss
Ein System für mehrere Standorte ist nicht einfach «mehrere Systeme in einem». Es muss einige Dinge genau leisten:
- eine einzige Personenverwaltung: Jede Person gibt es nur einmal, mit ihren Zutrittsmethoden;
- Rechte pro Standort, pro Zugang und pro Zeitfenster: Frau Weber betritt die Zentrale jeden Tag und das Lager nur dienstags;
- Entzug an einer Stelle: Sie deaktivieren die Person, und App, PIN, Transponder, Handsender und Kennzeichen funktionieren an allen Standorten zugleich nicht mehr;
- Protokoll pro Zugang: wer wann an welchem Zugang mit welcher Methode hineinkam, filterbar nach Person, Zeitraum oder Methode;
- Status offen/geschlossen der Eingänge, mit dem Schließsensor und auch auf der Karte der Standorte, damit Sie abends wissen, ob an einem Standort etwas offen geblieben ist;
- unterschiedliche Zeiten pro Standort, mit programmierten Öffnungen, wo der Antrieb das zulässt.
ACCESS leistet all das über ein Webportal und eine App. Die Regeln gelten für die Person, nicht für eine einzelne Methode: Darf ein Techniker einen Standort nur in dieser Woche betreten, gilt das für seinen PIN, seine App und das Kennzeichen seines Transporters.
Alle Standorte im selben Portal
1Control ACCESS verbindet die Zugänge jedes Standorts mit einem Webportal und einer App: Rechte pro Standort und Person, sofortiger Entzug, Protokoll pro Zugang. Daten-SIM für 3 Jahre inklusive.
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Standorte, Zugänge, Gruppen und Personen organisieren
Vor der Installation lohnt sich eine Skizze auf Papier. Ein Beispiel mit drei Standorten:
- Zentrale: Einfahrtstor, Fußgängereingang mit elektrischem Türöffner, Parkplatzschranke;
- Lager: Hoftor und Sektionaltor an der Laderampe;
- Filiale: Personaleingang auf der Rückseite und Rolltor.
Dann die Gruppen, der schnellste Weg, Rechte zu vergeben:
- «Mitarbeitende Zentrale»: Zentrale, Montag bis Freitag, 7-19 Uhr;
- «Lager»: Lager, inklusive Schichten;
- «Verkauf»: Filiale, an Öffnungstagen;
- «Wartung»: alle Standorte, mit Ablaufdatum am Ende des Einsatzes;
- «Paketdienste»: nur das Hoftor des Lagers, werktags vormittags.
Eine Person kann mehreren Gruppen angehören. Wechselt sie die Aufgabe, verschieben Sie sie in eine andere Gruppe, und ihre Zutrittsrechte ändern sich an allen Standorten.
Das Protokoll pro Zugang: was es zeigt und was nicht
Bei mehreren Standorten wird das Protokoll zum wichtigsten Werkzeug: Statt zu fragen, schaut man nach. Wer hat am Sonntag das Lagertor geöffnet? War der Lieferant am Donnerstag wirklich da? Wie oft war der Techniker diese Woche in der Filiale? Das Protokoll von ACCESS zeigt Person, Datum, Uhrzeit, Zugang und Methode und lässt sich nach Person, Zeitraum oder Methode filtern.
Klar gesagt werden muss aber, was es nicht ist: Es ist keine Zeiterfassung. Es protokolliert Öffnungen von Zugängen, berechnet keine Arbeitszeiten, verwaltet weder Stempelzeiten noch Urlaub oder Überstunden und ist nicht an Lohn- oder Personalsoftware angebunden. Wenn Sie eine Zeiterfassung brauchen, ist das ein anderes System, das neben der Zutrittskontrolle bestehen kann.
Und weil das Protokoll personenbezogene Daten enthält: Informieren Sie die Betroffenen vor der Aktivierung und klären Sie mit Ihrem Datenschutzberater oder Datenschutzbeauftragten, wie sie zu behandeln sind.
Verschiedene Standorte, verschiedene Zugänge: die Installation
Standorte haben selten dieselben Zugänge. ACCESS wird an das angeschlossen, was vorhanden ist: Einfahrtstore, Schranken, Schwingtore, Sektionaltore, Rolltore und Türen mit elektrischem Türöffner. Es braucht eine 12-V-Versorgung und den Öffnungskontakt des Antriebs; die smarte Tastatur für PIN und Transponder und die Kamera zur Kennzeichenerkennung kommen nur dort dazu, wo sie gebraucht werden.
Zwei Details zählen besonders, wenn die Standorte weit auseinander liegen:
- kein Netzwerk einzurichten: ACCESS hat ein LTE-Modul mit Daten-SIM für 3 Jahre inklusive und hängt weder vom Netz des Standorts noch von einem IT-Techniker vor Ort ab;
- Ausfallsicherheit: Die Berechtigungen sind im Gerät gespeichert; fällt die Verbindung aus, kommen Berechtigte weiter hinein, und Änderungen kommen an, sobald das Netz zurück ist.
Zur Dimensionierung jedes Standorts: ACCESS MINI verwaltet bis zu 500 Nutzer, ACCESS bis zu 1.000. Ein Lager mit wenigen Beschäftigten und eine Zentrale mit Hunderten von Personen können unterschiedliche Modelle haben und trotzdem im selben Portal bleiben.
Eine Woche in einer Organisation mit drei Standorten
- Montag: Eine neue Lagermitarbeiterin fängt an. Sie legen sie einmal an, nehmen sie in die Gruppe «Lager» auf und schicken ihr den Zutritt aufs Smartphone. Zentrale und Filiale betritt sie nicht.
- Dienstag: Der Klimatechniker muss an alle drei Standorte. Sie geben ihm in der Gruppe «Wartung» einen PIN, der bis Freitag gilt. Freitagabend hört er von selbst auf zu funktionieren.
- Mittwoch: Der Paketdienst kommt früh ans Lager. Sein PIN funktioniert nur am Hoftor, von 7 bis 12 Uhr.
- Donnerstag: Ein Verkäufer verlässt die Filiale. Sie deaktivieren ihn im Webportal, und App, Transponder und Handsender funktionieren nirgends mehr.
- Freitag: Vor dem Feierabend prüfen Sie, ob alle Eingänge der drei Standorte geschlossen sind, und gehen das Protokoll der Woche durch.
Für keinen dieser Schritte muss jemand an einen Standort fahren. Das ist der praktische Unterschied einer zentral verwalteten Zutrittskontrolle.
Fragen vor der Auswahl, und was ACCESS nicht leistet
Die sinnvollen Fragen an jedes System für mehrere Standorte:
- Werden alle Standorte im selben Webportal und in derselben App verwaltet, ohne Software an jedem Standort?
- Lässt sich ein Recht auf einen Standort, einen Zugang und ein Zeitfenster beschränken?
- Gilt der Entzug einer Person für alle ihre Methoden und an allen Standorten?
- Ist das Protokoll aus der Ferne einsehbar und nach Zugang, Person und Zeitraum filterbar?
- Braucht jeder Standort ein lokales Netz? Und was passiert, wenn es ausfällt?
- Was ist in den Kosten enthalten und für wie lange (Konnektivität, Lizenzen, Support)?
Zur Klarheit: ACCESS ist keine Zeiterfassung, ist nicht an Personal- oder Lohnsoftware angebunden, nutzt keine Biometrie und ergänzt keine Drehkreuze: Es arbeitet an den Zugängen, die Sie haben. Für einzelne Situationen gibt es eigene Leitfäden: Einzelhandel und Filialen, Lieferanten an der Lagerhalle und Parkplätze mit Schranke.
Häufige Fragen
Kann ich Standorte in verschiedenen Städten über dieselbe App verwalten?
Ja. Mit 1Control ACCESS werden die Zugänge jedes Standorts an ACCESS angeschlossen, und alle Standorte werden im selben Webportal und in derselben App verwaltet, von überall.
Kann ich einer Person nur Zutritt zu bestimmten Standorten geben?
Ja. Für jede Person oder Gruppe wählen Sie Standorte, Zugänge, Tage, Zeitfenster und Ablaufdatum. Ein Techniker kann eine Woche lang alle Standorte betreten, ein Paketdienst nur vormittags das Hoftor des Lagers.
Braucht jeder Standort einen Internetanschluss?
Nein. ACCESS hat ein LTE-Modul mit Daten-SIM für 3 Jahre inklusive und geht selbst online. Fällt die Verbindung aus, funktionieren die im Gerät gespeicherten Berechtigungen weiter.
Ersetzt das Zutrittsprotokoll eine Zeiterfassung?
Nein. Das Protokoll erfasst Öffnungen mit Person, Uhrzeit, Zugang und Methode, berechnet aber keine Arbeitszeiten und ist nicht an Personalsoftware angebunden. Zeiterfassung ist ein anderes System.
Was passiert, wenn jemand die Organisation verlässt?
Sie deaktivieren die Person einmal im Webportal oder in der App, und ihre App, ihr PIN, ihr Transponder, ihr Handsender und ihr Kennzeichen funktionieren an allen Standorten zugleich nicht mehr.
Wie viele Nutzer lassen sich verwalten?
ACCESS MINI verwaltet bis zu 500 Nutzer, ACCESS bis zu 1.000. Jeder Standort kann das passende Modell haben und im selben Portal bleiben.
Fazit
Bei mehreren Standorten ist Zutrittskontrolle keine Frage der Schlösser mehr, sondern der Verwaltung: wer wo hineinkommt, nach welchen Regeln, und wie man einen Zutritt überall in einem Schritt entzieht. Ein Webportal, eine App, Rechte pro Standort und Person und ein Protokoll pro Zugang lösen genau das, ohne die Zugänge neu zu bauen und ohne Netzwerke einzurichten.
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