Kurz gesagt: Bei der Schranke am Firmenparkplatz geht es nicht nur ums Öffnen: Sie müssen festlegen, wer an welchen Tagen, zu welchen Zeiten und bis wann hereindarf, und wissen, wer hereingekommen ist. Wird 1Control ACCESS an die vorhandene Schranke angeschlossen, öffnen die Mitarbeitenden sie per App (per Bluetooth an der Zufahrt oder über das Internet), während die Verantwortlichen im Webbereich Nutzer und Gruppen anlegen, Zeitfenster und Ablaufdaten festlegen, Zutritte sofort sperren und das Protokoll einsehen. An derselben Schranke können Ausweise und PINs mit dem Smart-Tastenfeld, Kennzeichen mit der Kamera und Fernbedienungen nebeneinander laufen.
Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die den Parkplatz eines Unternehmens, eines Bürogebäudes oder eines Werks verwalten: typische Probleme, wie das Öffnen per App funktioniert, wie Sie Rechte und Gruppen organisieren und was ACCESS nicht macht.
Typische Probleme auf dem Firmenparkplatz
Der Parkplatz ist oft der letzte Zugang, der geordnet wird. Das Ergebnis ähnelt sich in vielen Unternehmen:
- Handsender, die über Jahre verteilt und nie zurückgegeben wurden, von ehemaligen Mitarbeitenden, Beratern, Lieferanten;
- keine Kontrolle der Zeiten: Wer einen Handsender hat, kommt auch sonntags um drei Uhr nachts hinein;
- Besucher, die an der Schranke halten und sich beim Empfang melden, der hinuntergehen oder einen Taster in Reichweite haben muss;
- knappe Stellplätze und interne Regeln (wer hat Anspruch auf einen Platz, wer nicht), die schwer durchzusetzen sind;
- kein Protokoll: Nach einem Schaden oder einem nächtlichen Diebstahl weiß niemand, wer hereingefahren ist.
Die Schranke per App zu steuern löst den ersten Punkt nur, wenn die App Teil einer Zutrittsverwaltung ist, mit Nutzern, Rechten und Verlauf. Genau hier trennen sich eine einfache Öffner-App und eine echte Zutrittskontrolle.
Die Parkplatzschranke mit dem Smartphone öffnen
Mit ACCESS öffnet sich die Schranke auf zwei Wegen per App:
- per Bluetooth, wenn die Person in der Nähe der Schranke ist;
- über das Internet, auch aus der Ferne: zum Beispiel öffnet der Empfang einem Gast, der an der Schranke wartet.
Die App öffnet nur, wenn die Regeln der Person es erlauben: Wer zur Gruppe „Büro“ gehört, kommt montags bis freitags von 7 bis 20 Uhr hinein, wer zur Gruppe „Nacht“ gehört, auch nachts. Jede Öffnung landet im Protokoll mit Person, Datum, Uhrzeit und Methode.
ACCESS wird mit 12-V-Versorgung und Öffnungskontakt an den Öffnungsbefehl der Schranke angeschlossen: Die Schranke bleibt die, die Sie heute haben. Es hat ein LTE-Modul mit Daten-SIM für 3 Jahre inklusive, also kein WLAN bis zum Parkplatz nötig, und die Berechtigungen bleiben im Gerät gespeichert: Fällt die Verbindung aus, kommen Berechtigte weiter hinein.
Den Firmenparkplatz per App verwalten
1Control ACCESS wird an Ihre vorhandene Schranke angeschlossen: App, Ausweise, PINs, Kennzeichen und Handsender mit Gruppen, Zeiten, Sperre und Protokoll. Daten-SIM für 3 Jahre inklusive.
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Nutzer, Gruppen und Rechte
Das Herzstück ist der Webbereich, in dem Sie Personen und ihre Regeln anlegen.
Gruppen mit unterschiedlichen Zeiten
Nutzer werden in Gruppen zusammengefasst („Mitarbeitende“, „Nachtschicht“, „Geschäftsleitung“, „Lieferanten“, „Gäste“), und für jede Gruppe legen Sie Zugänge, Tage und Zeitfenster fest. Neue Mitarbeitende kommen in die passende Gruppe und übernehmen deren Regeln.
Befristete Zutritte
Berater, Praktikanten, Zeitarbeitskräfte, Gäste einer Veranstaltung: Sie setzen ein Start- und ein Enddatum, danach funktioniert der Zutritt von selbst nicht mehr.
Sofortige Sperre
Jemand verlässt das Unternehmen: Sie deaktivieren die Person, und ihre App, ihr Ausweis, ihre PIN, ihre Fernbedienung und ihr Kennzeichen funktionieren gemeinsam nicht mehr. Kein Handsender muss zurückgefordert werden.
Ganze Gruppen pausieren
Betriebsferien? Sie pausieren die gesamte Gruppe „Mitarbeitende“ und aktivieren sie nach der Rückkehr wieder.
Nicht nur App: Ausweis, PIN, Kennzeichen und Fernbedienung an derselben Schranke
Nicht alle wollen die Schranke mit dem Handy öffnen, und im Auto ist das nicht immer am bequemsten. ACCESS bringt mehrere Methoden an dieselbe Schranke, alle mit denselben Regeln:
- Kennzeichen, mit der Kamera: Die Schranke öffnet, wenn ein berechtigtes Fahrzeug ankommt, ohne anzuhalten. Mehr dazu im Leitfaden zur Schranke mit Kennzeichenerkennung;
- Fernbedienung: smarte Handsender, der Person zugeordnet, die ihren Zeiten folgen und mit ihr deaktiviert werden;
- PIN oder Ausweis, mit dem Smart-Tastenfeld: praktisch für Lieferanten, Wartung oder Personen zu Fuß.
Zur Auswahl der passenden Kombination gibt es den Vergleich Transponder, PIN-Code oder Smartphone.
Protokoll, Status der Schranke und geplante Öffnungen
- Zutrittsprotokoll. Wer wann durch welchen Zugang und mit welcher Methode hereingekommen ist, filterbar nach Person, Zeitraum oder Methode.
- Status offen/geschlossen. Mit dem Schließsensor sehen Sie in Echtzeit, ob Schranke oder Tor des Parkplatzes offen geblieben sind.
- Geplante Öffnungen. Zu Stoßzeiten, etwa von 7:30 bis 9 Uhr zum Schichtbeginn, kann die Zufahrt von selbst offen bleiben, sofern der Antrieb ein Daueröffnen unterstützt.
- Öffnen aus der Ferne. Ein Gast ohne App steht an der Schranke: Sie lassen ihn per Webbereich oder App herein, wo immer Sie gerade sind.
Ein Tag auf dem Parkplatz mit ACCESS
Ein Unternehmen mit 120 Mitarbeitenden, einem Parkplatz mit Schranke und einem Einfahrtstor für Transporter und Lkw.
- 7:30 Uhr Die Schranke bleibt bis 9 Uhr von selbst offen, wenn die Schicht ankommt: kein Stau an der Einfahrt.
- 9:20 Uhr Eine Mitarbeiterin, die sich verspätet, öffnet per App, per Bluetooth, vor der Schranke.
- 10:00 Uhr Ein Kunde, der zu einem Termin erwartet wird, hält an der Schranke: Der Empfang lässt ihn mit einem Klick aus der Ferne herein.
- 11:30 Uhr Der Transporter des Stammlieferanten erreicht das Einfahrtstor: Die Kamera erkennt das Kennzeichen und öffnet.
- 14:00 Uhr Ein externer Berater nutzt die PIN, die bis Freitag gilt.
- 22:00 Uhr Die Nachtschicht kommt mit dem Handsender: Die Gruppe „Nacht“ ist freigeschaltet, die anderen nicht.
- 23:00 Uhr Der Verantwortliche prüft in der App, ob die Schranke geschlossen ist.
In fünf Schritten starten
- Erfassen Sie, wer heute hereinkommt: Mitarbeitende, Schichtpersonal, Geschäftsleitung, Lieferanten, regelmäßige Gäste. Dabei erfahren Sie auch, wie viele Handsender im Umlauf sind.
- Legen Sie Gruppen und Zeiten fest, ausgehend von den tatsächlichen Arbeitszeiten, nicht von idealen.
- Wählen Sie die Methoden: App für die meisten, Kennzeichen für Stammfahrzeuge, PIN für Lieferanten und Wartung, Handsender für alle, die ihn bevorzugen.
- Lassen Sie ACCESS vom Installateur an die Schranke anschließen (12-V-Versorgung und Öffnungskontakt) und bei Bedarf Kamera und Tastenfeld.
- Erklären Sie die Regeln den Mitarbeitenden und informieren Sie über die Verarbeitung der Zutrittsdaten: Information und Aufbewahrungsfristen des Protokolls klären Sie mit Ihrer Beratung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Was ACCESS auf dem Parkplatz nicht macht
Klarheit vorab vermeidet falsche Erwartungen:
- Es ist kein System für kostenpflichtiges Parken mit Kassenautomaten oder Tickets;
- es vergibt oder reserviert keine einzelnen Stellplätze und zeigt keine freien Plätze an;
- es wird nicht als Anbindung an Parkraum- oder Personalsoftware angeboten: Nutzer, Gruppen und Zeiten verwalten Sie im Webbereich von ACCESS.
Für einen Firmenparkplatz mit klaren Regeln (wer, wann, bis wann) reicht das meist aus. Haben Sie besondere Anforderungen, besprechen Sie diese in der Demo.
Und die alten Handsender der Schranke?
Der Anschluss von ACCESS löscht die bereits im Empfänger der Schranke gespeicherten Handsender nicht: Sie öffnen weiter, bis sie aus dem Empfänger entfernt werden. Wenn Sie alle ausschließen möchten, die kein Zutrittsrecht mehr haben, lassen Sie den Speicher des Empfängers vom Installateur leeren und stellen Sie alle Nutzer auf ACCESS um.
Brauchen Sie dagegen nur einen weiteren Handsender für die Schranke, ohne Nutzer- und Zeitverwaltung, ist der Leitfaden zur Fernbedienung für Schranke der richtige.
Häufige Fragen
Kann man die Schranke am Firmenparkplatz mit dem Smartphone öffnen?
Ja. Ist ACCESS an die Schranke angeschlossen, öffnen die Mitarbeitenden per App über Bluetooth an der Zufahrt oder über das Internet, nur an den Tagen und zu den Zeiten, die für sie gelten.
Muss die Schranke ersetzt werden?
Nein. ACCESS wird mit 12-V-Versorgung und dem Öffnungskontakt des Antriebs an den Öffnungsbefehl der vorhandenen Schranke angeschlossen.
Wie lasse ich einen Besucher ohne App herein?
Sie öffnen bei seiner Ankunft per App oder Webbereich aus der Ferne oder geben ihm eine PIN, die nur an diesem Tag gilt und am Smart-Tastenfeld eingegeben wird.
Kann ich die Zufahrt zum Parkplatz auf bestimmte Zeiten beschränken?
Ja. Sie legen Gruppen mit eigenen Tagen und Zeitfenstern an und können für befristete Zutritte ein Ablaufdatum setzen.
Auf dem Parkplatz gibt es kein WLAN: Funktioniert das trotzdem?
Ja. ACCESS hat ein LTE-Modul mit Daten-SIM für 3 Jahre inklusive und geht selbstständig online. Die Berechtigungen sind im Gerät gespeichert, daher funktioniert es auch bei Verbindungsausfall weiter.
Wie viele Mitarbeitende kann ich verwalten?
ACCESS MINI verwaltet bis zu 500 Nutzer, ACCESS bis zu 1.000. Jeder Nutzer kann mehrere Zutrittsarten mit denselben Regeln haben.
Fazit
Eine per App gesteuerte Schranke ist nur dann nützlich, wenn eine Zutrittsverwaltung dahintersteht: Nutzer und Gruppen, Zeiten, Ablaufdaten, sofortige Sperre und Protokoll. Mit ACCESS bekommen Sie das an der Schranke, die Sie bereits haben, mit der App für alle, die sie mögen, und Kennzeichen, Handsender, Ausweis oder PIN für alle anderen. Für Lieferanten, die ins Lager liefern, gibt es außerdem den Leitfaden Lieferanten aufs Gelände lassen.
Sie möchten sehen, wie Sie Ihren Firmenparkplatz organisieren? Fordern Sie eine Demo von 1Control ACCESS an.