Kurz gesagt: Die eine beste Zutrittsart gibt es nicht. Der Transponder oder Ausweis ist am schnellsten für alle, die täglich kommen, der PIN-Code passt zu allen, die selten oder nur für eine begrenzte Zeit kommen, das Smartphone zu denen, die auch aus der Ferne öffnen müssen, Fernbedienung und Kennzeichen zu allen, die mit dem Auto kommen. Entscheidend ist, dass jede Methode denselben Regeln folgt: wer wo, wann und bis wann hereindarf. 1Control ACCESS vereint all diese Methoden in einem System, an den Zugängen, die Sie bereits haben.
In diesem Leitfaden finden Sie einen praktischen Vergleich der Methoden, Kriterien für die Auswahl je nach Personengruppe und was sich ändert, wenn Sie alle gemeinsam verwalten.
Die Zutrittsarten im Vergleich
| Methode | So öffnet sie | Geeignet für | Grenzen |
|---|---|---|---|
| Transponder/Ausweis (NFC/RFID) | wird an das Smart-Tastenfeld gehalten | Mitarbeitende und tägliche Nutzer | wird vergessen, verloren, verliehen; muss übergeben werden |
| PIN-Code | wird am Smart-Tastenfeld eingegeben | Techniker, Lieferanten, befristete Zutritte | lässt sich weitergeben: muss persönlich sein |
| Smartphone | App per Bluetooth am Zugang oder über das Internet | Verantwortliche, Öffnen aus der Ferne, mobile Teams | App nötig; leerer Akku |
| Fernbedienung | Handsender, dem Nutzer zugeordnet | Autofahrer, Gewohnheitsnutzer des Handsenders | muss übergeben werden; nur an Einfahrten sinnvoll |
| Kennzeichen | die Kamera erkennt das Fahrzeug | Flotten, Stammlieferanten, Parkplätze | erkennt das Fahrzeug, nicht den Fahrer |
Keine Spalte gewinnt allein. In den meisten Unternehmen laufen zwei oder drei Methoden nebeneinander, weil nicht alle, die hereinkommen, dieselben Bedürfnisse haben.
Transponder und Ausweis mit NFC oder RFID
Der Transponder ist im Büro die vertrauteste Methode: an den Leser halten, die Tür öffnet, ohne etwas einzutippen. Bei ACCESS funktionieren Ausweise und Transponder mit dem Smart-Tastenfeld, das mit den gängigsten NFC- und RFID-Ausweisen kompatibel ist: Hat das Unternehmen schon eigene Ausweise, lassen sie sich oft den Personen zuordnen, ohne neue zu kaufen oder doppelte Ausweise zu verwalten.
Stärken: schnell, keine App, kein Code zum Merken. Schwächen: Der Transponder bleibt zu Hause liegen, geht verloren oder wird an Kollegen verliehen. Und er muss persönlich übergeben werden.
Das eigentliche Risiko ist nicht der Transponder selbst, sondern ein Transponder, der aktiv bleibt, obwohl die Person kein Zutrittsrecht mehr hat. Deshalb zählt die Sperre: Mit ACCESS deaktivieren Sie die Person im Webbereich, und ihr Ausweis öffnet sofort nicht mehr, auch wenn er nie zurückgegeben wurde.
Transponder, PIN, App und Kennzeichen in einem System
1Control ACCESS verwaltet alle Zutrittsarten mit denselben Regeln pro Person, sofortiger Sperre und Protokoll jedes Zutritts, an Ihren vorhandenen Zugängen. Daten-SIM für 3 Jahre inklusive.
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PIN-Code
Ein PIN-Code wird nicht übergeben, sondern mitgeteilt. Das ist sein größter Vorteil. Dem Techniker, der am Donnerstag kommt, genügt eine Nachricht mit dem Code, gültig nur an den Tagen des Einsatzes; danach öffnet er von selbst nicht mehr.
Stärken: nichts zu verteilen oder einzusammeln, ideal für befristete Zutritte und für Personen, die selten kommen. Schwächen: Ein Code kann weitergegeben werden. Deshalb muss die PIN persönlich sein: Ein einziger Code für das ganze Unternehmen macht in wenigen Wochen die Runde und sagt nichts darüber, wer hereingekommen ist. Mit einer PIN pro Person sagt es das Protokoll.
Auch die PIN wird bei ACCESS mit dem Smart-Tastenfeld genutzt und folgt den Regeln ihres Nutzers: Zugänge, Tage, Uhrzeiten und Ablaufdatum.
Smartphone
Mit der App öffnen sich Tür oder Tor per Smartphone: per Bluetooth in der Nähe des Zugangs oder über das Internet auch aus der Ferne. Es ist die flexibelste Methode, denn fast alle haben ein Telefon, und ein Zutritt lässt sich verschicken, ohne sich zu treffen.
Stärken: nichts zu übergeben, Öffnen aus der Ferne für Gäste oder Lieferanten ohne Zugangsmittel, Verwaltung mit demselben Werkzeug. Schwächen: Nicht alle möchten eine Firmen-App auf dem privaten Telefon installieren, und ein leeres Handy öffnet nichts. Für tägliche Nutzer lohnt sich daher zusätzlich ein Ausweis oder eine PIN.
Fernbedienung und Kennzeichen: für alle, die mit dem Auto kommen
An Einfahrten will niemand aussteigen oder für ein Tastenfeld das Fenster herunterlassen. Hier passen zwei Methoden:
- Fernbedienung. ACCESS nutzt smarte Handsender, die jeweils einem Nutzer zugeordnet sind: Der Handsender übernimmt dessen Tage, Uhrzeiten und Grenzen. Wird die Person deaktiviert, öffnet ihr Handsender nicht mehr, ohne dass Sie ihn zurückholen müssen.
- Kennzeichen. Die Kamera erkennt das Kennzeichen, Schranke oder Tor öffnen mit den Regeln des zugeordneten Nutzers. Der Leitfaden zur Schranke mit Kennzeichenerkennung erklärt, wann sich das lohnt und was es nicht löst.
Auswahl nach Personengruppe
| Wer kommt | Empfohlene Methode | Warum |
|---|---|---|
| Mitarbeitende mit festen Zeiten | Transponder oder App | täglicher Zutritt: Tempo zählt |
| Schicht- und Nachtarbeit | Transponder oder PIN mit Zeitfenstern | die Regel folgt der Schicht |
| Reinigungsfirma | persönliche PIN mit Zeitfenster | keine Schlüssel übergeben, Zutritt nur zu vereinbarten Zeiten |
| Wartung und Techniker | PIN oder App mit Ablaufdatum | der Zutritt endet von selbst mit dem Einsatz |
| Stammlieferanten | Kennzeichen oder PIN an der Warenzufahrt | eigener Zugang, eigene Zeiten |
| Gelegentliche Besucher | Öffnen aus der Ferne | kein Zugangsmittel nötig |
| Flotten und Dienstwagen | Kennzeichen oder Fernbedienung | niemand steigt aus |
Eine Person kann mehrere Methoden haben, etwa den Transponder am Personeneingang und das Kennzeichen an der Parkplatzschranke. Die Regeln bleiben ihre eigenen.
Ein System für alle Methoden
Das Problem wachsender Unternehmen ist nicht die Wahl der „richtigen“ Methode, sondern die Verwaltung verschiedener Methoden ohne viele getrennte Systeme: hier der Ausweisleser, dort die Handsender, die Codes auf einem Zettel. Mit ACCESS:
- App über Internet, App über Bluetooth, Fernbedienungen, PIN, Ausweise und Kennzeichenerkennung laufen im selben System;
- Regeln werden einmal pro Person oder Gruppe festgelegt („Mitarbeitende“, „Reinigungsfirma“, „Lieferanten“) und gelten für alle ihre Methoden;
- eine Sperre schaltet App, Ausweis, PIN, Fernbedienung und Kennzeichen gemeinsam ab;
- das Protokoll zeigt, wer wann durch welchen Zugang und mit welcher Methode hereingekommen ist;
- im Webbereich sehen Sie außerdem, ob ein Zugang offen oder geschlossen ist (mit dem Schließsensor), und können Öffnungen zu festen Zeiten planen.
Und das alles an vorhandenen Zugängen: Toren, Schranken, Schwingtoren, Sektionaltoren, Rolltoren und Türen mit elektrischem Türöffner. ACCESS wird mit 12-V-Versorgung und Öffnungskontakt angeschlossen, hat LTE mit Daten-SIM für 3 Jahre inklusive und lässt Berechtigte auch ohne Internet hinein, weil die Berechtigungen im Gerät gespeichert sind. ACCESS MINI verwaltet bis zu 500 Nutzer, ACCESS bis zu 1.000.
Sicherheit und Datenschutz: worauf es wirklich ankommt
Jede Methode hat eine Schwachstelle: Der Transponder wird verliehen, die PIN weitergesagt, das Handy ist leer, das Kennzeichen erkennt das Auto und nicht den Fahrer. Die Sicherheit einer Zutrittslösung hängt deshalb weniger von der Technik ab als von vier Regeln:
- ein Zugangsmittel pro Person, niemals geteilte Codes oder Ausweise;
- Ablaufdaten für alle, die nur befristet kommen;
- sofortige Sperre, wenn jemand kein Zutrittsrecht mehr hat;
- ein Protokoll, das Sie bei Bedarf einsehen.
Ausweise, PINs, Kennzeichen und Zutrittsprotokoll sind personenbezogene Daten von Mitarbeitenden und externen Kräften: Information, Aufbewahrungsfristen und Zugriff auf die Daten klären Sie mit Ihrer Beratung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Häufige Fragen
Ist für Mitarbeitende ein Transponder oder das Smartphone besser?
Für tägliche Nutzer ist der Transponder meist schneller; das Smartphone hilft allen, die auch aus der Ferne öffnen müssen oder keinen Ausweis tragen möchten. Mit ACCESS lassen sich beide mit denselben Regeln nutzen.
Können wir die vorhandenen Firmenausweise weiterverwenden?
Oft ja: Das Smart-Tastenfeld von ACCESS ist mit den gängigsten NFC- und RFID-Ausweisen kompatibel, die im Webbereich den Personen zugeordnet werden, ohne neue zu kaufen.
Kann eine Person mehrere Zutrittsarten gleichzeitig haben?
Ja. Zum Beispiel Transponder am Personeneingang, App und Kennzeichen an der Einfahrt. Tage, Uhrzeiten und Ablaufdatum der Person gelten automatisch für alle ihre Methoden.
Was passiert, wenn jemand seinen Transponder verliert?
Sie deaktivieren die Person im Webbereich, und der verlorene Transponder öffnet sofort nicht mehr. Danach ordnen Sie ihr einen neuen Ausweis zu, ohne Schlösser zu tauschen.
Ist ein PIN-Code sicher?
Ja, wenn jede Person ihre eigene PIN hat, mit Tagen, Uhrzeiten und bei Bedarf Ablaufdatum. Ein gemeinsamer Code für alle ist schwer zu kontrollieren und verrät nicht, wer hereingekommen ist.
Öffnet das Smartphone per Bluetooth oder über das Internet?
Beides: In der Nähe des Zugangs öffnet die App per Bluetooth, über das Internet auch aus der Ferne. Das ACCESS-Gerät hat eine eigene LTE-Verbindung mit Daten-SIM für 3 Jahre inklusive.
Fazit
Transponder, PIN-Code, Smartphone, Fernbedienung und Kennzeichen sind keine Konkurrenten: Jede Methode passt zu einer bestimmten Personengruppe und einem bestimmten Zugang. Die richtige Wahl ist meist eine Kombination, vorausgesetzt, alle Methoden folgen denselben Regeln, lassen sich gemeinsam sperren und erscheinen im selben Protokoll. Mit ACCESS setzen Sie das an Ihren vorhandenen Zugängen um, gesteuert über den Webbereich. Für Fahrzeuge lesen Sie mehr zur Kennzeichenerkennung und zur Zufahrt zum Firmenparkplatz per App; ein konkretes Beispiel mit Ausweis, PIN und App zeigen das Fitnessstudio rund um die Uhr und die Zutrittskontrolle im Coworking.
Sie möchten wissen, welche Kombination zu Ihren Zugängen passt? Fordern Sie eine Demo von 1Control ACCESS an.