Toegang tot het bedrijfsparkeerterrein beheren met een app

In het kort: bij de toegang tot het bedrijfsparkeerterrein gaat het niet alleen om een slagboom die opengaat: je moet bepalen wie op welke dagen, op welke tijden en tot wanneer naar binnen mag, en weten wie er binnenkwam. Sluit je 1Control ACCESS aan op de bestaande slagboom, dan openen medewerkers hem met de app (via bluetooth bij de ingang of via internet), terwijl de beheerder in de webomgeving gebruikers en groepen aanmaakt, tijdvakken en einddatums instelt, een toegang direct intrekt en het logboek bekijkt. Op dezelfde slagboom kunnen ook badges en pincodes met het slimme toetsenbord, kentekens met de camera en afstandsbedieningen werken.

Deze gids is voor wie het parkeerterrein van een bedrijf, kantoorpand of fabriek beheert: de typische problemen, hoe openen met de app werkt, hoe je rechten en groepen organiseert en wat ACCESS niet doet.

Typische problemen op een bedrijfsparkeerterrein

Het parkeerterrein is vaak de laatste toegang die geregeld wordt. Het resultaat lijkt in veel bedrijven op elkaar:

• handzenders die in de loop der jaren zijn uitgedeeld en nooit teruggekomen, van oud-medewerkers, adviseurs en leveranciers;
• geen controle op tijden: wie een handzender heeft, komt ook op zondag om drie uur 's nachts binnen;
• bezoekers die bij de slagboom stoppen en de receptie bellen, die naar beneden moet of een knop binnen handbereik moet hebben;
• beperkte plaatsen en interne regels (wie heeft recht op een plek, wie niet) die lastig te handhaven zijn;
• geen logboek: na schade of een diefstal 's nachts weet niemand wie er binnenreed.

De slagboom met een app bedienen lost het eerste punt alleen op als de app deel is van een toegangssysteem, met gebruikers, rechten en historie. Daar scheiden een eenvoudige open-app en echte toegangscontrole zich.

De slagboom van het parkeerterrein openen met de smartphone

Met ACCESS gaat de slagboom op twee manieren open via de app:

• via bluetooth, als de medewerker bij de slagboom is;
• via internet, ook op afstand: de receptie opent bijvoorbeeld voor een gast die bij de slagboom wacht.

De app opent alleen als de regels van de persoon dat toestaan: iemand uit de groep „Kantoor” komt van maandag tot en met vrijdag van 7 tot 20 uur binnen, iemand uit de groep „Nacht” ook 's nachts. Elke opening komt in het logboek met persoon, datum, tijd en methode.

ACCESS wordt met 12 V voeding en het openingscontact aangesloten op de openingsopdracht van de slagboom: de slagboom blijft die van vandaag. Het heeft een LTE-module met een data-simkaart die 3 jaar inbegrepen is, dus je hoeft geen wifi naar het parkeerterrein te brengen, en de rechten staan in het apparaat: valt de verbinding weg, dan komen bevoegde personen gewoon binnen.

Beheer de toegang tot je locatie

1Control ACCESS brengt openingen, rechten en logboeken van alle toegangen samen: hardware met een data-simkaart voor 3 jaar inbegrepen en persoonlijke ondersteuning.

Ontdek 1Control ACCESS

• 1.500+ beoordelingen op Amazon, Facebook en Trustpilot
• Veilig betalen
• 2 jaar garantie

Gebruikers, groepen en rechten

Het hart van het systeem is de webomgeving, waar je personen en hun regels aanmaakt.

Groepen met verschillende tijden

Je deelt gebruikers in groepen in („Medewerkers”, „Nachtploeg”, „Directie”, „Leveranciers”, „Gasten”) en geeft elke groep eigen ingangen, dagen en tijdvakken. Een nieuwe collega komt in de juiste groep en neemt de regels over.

Tijdelijke toegang

Adviseurs, stagiairs, uitzendkrachten, gasten van een evenement: je stelt een begin- en einddatum in, en daarna werkt de toegang vanzelf niet meer.

Direct intrekken

Een medewerker vertrekt: je zet hem uit en zijn app, badge, pincode, handzender en kenteken werken tegelijk niet meer. Geen handzenders terug te vragen.

Een hele groep pauzeren

Bouwvak of zomersluiting? Je pauzeert de hele groep „Medewerkers” en zet hem bij terugkomst weer aan.

Niet alleen de app: badge, pincode, kenteken en handzender op dezelfde slagboom

Niet iedereen wil de slagboom met de telefoon openen, en in de auto is dat niet altijd het handigst. ACCESS brengt meerdere methoden naar dezelfde slagboom, allemaal met dezelfde regels:

• kenteken, met de camera: de slagboom gaat open als een toegestaan voertuig aankomt, zonder te stoppen. Meer daarover in de gids over kentekenherkenning voor poort en slagboom;
• afstandsbediening: slimme handzenders, gekoppeld aan de persoon, die zijn tijden volgen en met hem worden uitgezet;
• pincode of badge, met het slimme toetsenbord: handig voor leveranciers, onderhoud of wie te voet komt.

Om de juiste combinatie te kiezen is er de vergelijking badge, pincode of smartphone.

Logboek, status van de slagboom en geplande openingen

• Toegangslogboek. Wie wanneer via welke toegang en met welke methode binnenkwam, te filteren op persoon, periode of methode.
• Status open/dicht. Met de sluitsensor zie je realtime of de slagboom of poort van het parkeerterrein open is blijven staan.
• Geplande openingen. In de spits, bijvoorbeeld van 7.30 tot 9 uur als de ploeg aankomt, kan de toegang vanzelf open blijven, als de aandrijving openhouden ondersteunt.
• Openen op afstand. Een gast zonder app staat bij de slagboom: je laat hem binnen via de webomgeving of de app, waar je ook bent.

Een dag op het parkeerterrein met ACCESS

Een bedrijf met 120 medewerkers, een parkeerterrein met slagboom en een inrijpoort voor bestelbussen en vrachtwagens.

• 7.30 uur De slagboom blijft tot 9 uur vanzelf open als de ploeg aankomt: geen rij bij de ingang.
• 9.20 uur Een medewerker die te laat is, opent met de app, via bluetooth, voor de slagboom.
• 10.00 uur Een klant die voor een afspraak wordt verwacht, stopt bij de slagboom: de receptie laat hem met één klik op afstand binnen.
• 11.30 uur De bestelbus van de vaste leverancier komt bij de inrijpoort: de camera herkent het kenteken en opent.
• 14.00 uur Een externe adviseur gebruikt de pincode die tot vrijdag geldt.
• 22.00 uur De nachtploeg komt binnen met de handzender: de groep „Nacht” is toegestaan, de andere niet.
• 23.00 uur De verantwoordelijke controleert in de app of de slagboom dicht is.

In vijf stappen beginnen

1. Zet op een rij wie er nu binnenkomt: medewerkers, ploegendienst, directie, leveranciers, vaste gasten. Zo ontdek je ook hoeveel handzenders er rondgaan.
2. Bepaal de groepen en hun tijden, uitgaande van de echte werktijden, niet van de ideale.
3. Kies de methoden: de app voor de meesten, kenteken voor vaste voertuigen, pincode voor leveranciers en onderhoud, handzender voor wie dat liever heeft.
4. Laat de installateur ACCESS op de slagboom aansluiten (12 V voeding en openingscontact) en zo nodig de camera en het toetsenbord.
5. Leg de regels uit aan de medewerkers en informeer hen over de verwerking van toegangsgegevens: de informatie en de bewaartermijn van het logboek leg je vast met je adviseur of functionaris gegevensbescherming.

Wat ACCESS op het parkeerterrein niet doet

Liever vooraf duidelijk, om verkeerde verwachtingen te voorkomen:

• het is geen systeem voor betaald parkeren met betaalautomaten of tickets;
• het wijst geen vaste plaatsen toe, reserveert ze niet en toont geen vrije plaatsen;
• het wordt niet aangeboden als koppeling met parkeer- of personeelssoftware: gebruikers, groepen en tijden beheer je in de webomgeving van ACCESS.

Voor een bedrijfsparkeerterrein met duidelijke regels (wie, wanneer, tot wanneer) is dat meestal genoeg. Heb je bijzondere wensen, bespreek die dan in de demo.

En de oude handzenders van de slagboom?

Het aansluiten van ACCESS wist de handzenders die al in de ontvanger van de slagboom staan niet: die blijven openen tot ze uit de ontvanger worden verwijderd. Wil je iedereen buitensluiten die geen toegang meer mag hebben, laat de installateur dan het geheugen van de ontvanger leegmaken en zet alle gebruikers over naar ACCESS.

Heb je juist alleen een extra handzender voor de slagboom nodig, zonder beheer van gebruikers en tijden, dan is de gids over de afstandsbediening voor slagboom de juiste.

Veelgestelde vragen

Kan ik de slagboom van het bedrijfsparkeerterrein openen met de smartphone?

Ja. Met ACCESS op de slagboom openen medewerkers met de app via bluetooth bij de ingang of via internet, alleen op de dagen en tijden die voor hen gelden.

Moet de slagboom worden vervangen?

Nee. ACCESS wordt met 12 V voeding en het openingscontact van de aandrijving aangesloten op de openingsopdracht van de bestaande slagboom.

Hoe laat ik een bezoeker zonder app binnen?

Je opent op afstand via de app of de webomgeving als hij aankomt, of je geeft hem een pincode die alleen die dag geldt, om op het slimme toetsenbord in te tikken.

Kan ik de toegang tot het parkeerterrein beperken tot bepaalde tijden?

Ja. Je maakt groepen met eigen dagen en tijdvakken aan en kunt voor tijdelijke toegang een einddatum instellen.

Er is geen wifi op het parkeerterrein: werkt het toch?

Ja. ACCESS heeft een LTE-module met een data-simkaart die 3 jaar inbegrepen is en gaat zelf online. De rechten staan in het apparaat, dus het blijft werken als de verbinding wegvalt.

Hoeveel medewerkers kan ik beheren?

ACCESS MINI beheert tot 500 gebruikers, ACCESS tot 1.000. Elke gebruiker kan meerdere toegangsmethoden hebben met dezelfde regels.

Conclusie

Een slagboom die je met een app bedient, is alleen nuttig als er toegangsbeheer achter zit: gebruikers en groepen, tijden, einddatums, direct intrekken en een logboek. Met ACCESS krijg je dat op de slagboom die je al hebt, met de app voor wie dat prettig vindt en kenteken, handzender, badge of pincode voor alle anderen. Voor leveranciers die bij het magazijn leveren is er ook de gids over koeriers en leveranciers toegang geven.

Wil je zien hoe je het parkeerterrein van je bedrijf organiseert? Vraag een demo van 1Control ACCESS aan.