In het kort: om koeriers en leveranciers toegang te geven tot een magazijn of bedrijfshal zonder dat er iemand bij de poort staat, heeft ieder een eigen toegang nodig, beperkt tot de goedereningang en zijn levervenster: een pincode met tijdvak via het slimme toetsenbord, het kenteken van de bestelbus gelezen door de camera, of op afstand openen via de app als er een onbekende koerier komt. Een systeem als 1Control ACCESS wordt aangesloten op de poort, slagboom of overheaddeur die je al hebt, past die regels toe en legt elke doorgang vast.
In deze gids lees je waarom leveringen het zwakke punt zijn van de toegang tot een bedrijfshal, hoe je wie levert in drie groepen met verschillende regels verdeelt, welke toegangen je daarvoor gebruikt en wat een toegangssysteem niet doet in plaats van je magazijn.
Het probleem: leveringen komen niet tijdens kantooruren
De koerier komt wanneer zijn route hem bij jou brengt, niet wanneer er iemand tijd heeft om naar de poort te lopen. De grondstoffenleverancier wil om 6:30 uur lossen, voor de spits. De monteur van de heftruck komt op zaterdag. De oplossingen die je het vaakst ziet, kent iedereen:
- de handzender bij de vaste leverancier, die hem doorgeeft aan een collega, dan aan een onderaannemer, en hem nooit terugbrengt;
- één code voor de poort die alle chauffeurs in de buurt kennen en die nooit verandert, omdat je dan iedereen moet inlichten;
- iemand die steeds naar buiten loopt om open te doen en zijn werk onderbreekt;
- de poort die de hele ochtend openstaat, «want de vrachtwagens komen toch».
In al die gevallen weet je niet wie er binnenkwam, wanneer en via welke ingang. En als een leverancier wisselt of een samenwerking stopt, is de toegang intrekken lastig of onmogelijk.
Drie soorten bezoekers, drie verschillende regels
De handigste manier om leveringen te organiseren is onderscheid maken op basis van hoe vaak iemand komt.
De vaste leverancier
Komt meerdere keren per week, vaak met hetzelfde voertuig. Voor hem is de ideale toegang het kenteken, gelezen door de camera: slagboom of poort gaan open zonder dat hij hoeft uit te stappen, alleen op de dagen en in de tijdvakken die voor hem gelden. Als alternatief een persoonlijke pincode met het slimme toetsenbord.
De koerier met wisselende route
Komt vaak, maar met wisselende chauffeurs. Een pincode die alleen geldt voor de goedereningang en alleen op werkdagen 's ochtends beperkt het risico: gaat de code rond, dan werkt hij nog steeds alleen daar en in dat venster. En je kunt hem voor die koerier wijzigen zonder de anderen te raken.
De incidentele bezoeker
De vervoerder die je nooit eerder zag, de monteur van een extern bedrijf, de bijzondere levering. Hier is op afstand openen het eenvoudigst: hij laat weten dat hij er is, jij controleert wie het is en opent via de app of de webomgeving, waar je ook bent. Ook die doorgang komt in het logboek. Duurt de klus een paar dagen, dan geef je hem een toegang met einddatum: daarna werkt die vanzelf niet meer.
Waar laat je ze binnen: de goedereningang
Heeft de bedrijfshal meerdere ingangen, laat wie levert er dan maar één gebruiken: de goedereningang. Die is makkelijker te overzien, houdt zware voertuigen weg van het personeelsparkeerterrein en maakt het logboek leesbaarder.
ACCESS werkt op de bestaande toegangen: het wordt aangesloten op de openingsopdracht van de inrijpoort, de slagboom, de gemotoriseerde overheaddeur of de deur met elektrisch slot, met een voeding van 12 V en het openingscontact. Geen tourniquets, geen verbouwing. Per toegang bepaal je wie er door mag: de groep «Leveranciers» alleen door de goedereningang, medewerkers ook door de voetgangersingang, de monteur alleen waar zijn klus is.
Beheer de toegang tot je locatie
1Control ACCESS brengt openingen, rechten en logboeken van alle toegangen samen: hardware met een data-simkaart voor 3 jaar inbegrepen en persoonlijke ondersteuning.
- 1.500+ beoordelingen op Amazon, Facebook en Trustpilot
- Veilig betalen
- 2 jaar garantie
Regels per groep: leveranciers, koeriers, onderhoud
Iedereen apart beheren houdt geen stand als je tientallen leveranciers hebt. Met ACCESS werk je met groepen, en elke persoon neemt de regels van zijn groep over:
- Leveranciers: goedereningang, maandag tot vrijdag, van 6 tot 14 uur;
- Koeriers: goedereningang, werkdagen, van 8 tot 18 uur;
- Onderhoud: technische ingangen, toegang met einddatum volgens contract of opdracht;
- Medewerkers: voetgangersingang en parkeerterrein, op de dagen en uren van hun dienst.
De regels gelden voor elke methode die aan de persoon gekoppeld is: mag een leverancier alleen 's ochtends binnen, dan geldt dat voor zijn kenteken, zijn pincode en zijn app. Bedrijfsvakantie? Je schort de hele groep op en zet die bij terugkomst weer aan.
Het venster voor goederenontvangst
Komen de leveringen in een vast tijdvak, dan kunnen geplande openingen de goedereningang alleen in dat venster openhouden, bijvoorbeeld van 7:30 tot 8:30 uur, en daarna weer sluiten, als de aandrijving dat ondersteunt. Buiten dat tijdvak gelden weer de persoonlijke toegangen.
Met de sluitsensor zie je live of de poort open of dicht is, ook op de kaart van je vestigingen. Aan het eind van de dag controleer je in de webomgeving of niemand hem na de laatste lossing heeft laten openstaan.
Het logboek: hoe laat was de koerier hier?
«Het pakket staat om 11:02 uur als afgeleverd, maar niemand heeft het gezien.» In het logboek van ACCESS heeft elke opening een persoon, datum, tijd, ingang en methode, en je filtert op persoon, periode of methode. Het zegt niet wat er geleverd werd, maar wel wie er binnenkwam en wanneer: vaak genoeg om een discussie in een minuut af te ronden in plaats van met een reconstructie uit het geheugen.
Een ochtend bij de goedereningang
- 6:15 De vrachtwagen van de verpakkingsleverancier komt bij de slagboom: de camera leest het kenteken en de slagboom gaat open.
- 7:30 De goedereningang gaat in geplande opening voor het ontvangstvenster.
- 8:30 De ingang sluit vanzelf.
- 10:05 De expreskoerier toetst de pincode van zijn groep in: die werkt alleen bij de goedereningang en alleen op werkdagen.
- 11:40 Een onbekende vervoerder staat bij de poort: de verantwoordelijke controleert de vrachtbrief en opent op afstand via de app.
- 14:00 De monteur van de heftruck komt binnen met de app: zijn toegang verloopt vrijdag.
- 18:30 De verantwoordelijke controleert in de webomgeving of de poort dicht is en loopt het logboek door.
Wat ACCESS niet doet in plaats van je magazijn
- Het is geen magazijnbeheersysteem en plant geen laadperrons: het gaat over wie de toegangen opent.
- Het registreert geen goederen: het logboek zegt wie binnenkwam, niet wat hij bracht.
- Het is niet gekoppeld aan je ERP- of WMS-systeem. Personen, groepen en tijden beheer je in de webomgeving van ACCESS.
- Het vervangt geen camerabewaking: het vult die aan.
Installatie en verbinding
De poorten van bedrijfshallen liggen vaak ver van het kantoor en het wifi-netwerk. ACCESS heeft een LTE-module met een data-simkaart die 3 jaar inbegrepen is: hij gaat zelf online, zonder router of netwerkkabels naar de poort. De autorisaties worden in het apparaat bewaard, dus als de verbinding wegvalt, komen bevoegde leveranciers gewoon binnen. Heb je meerdere vestigingen of hallen, dan beheer je ze allemaal vanuit hetzelfde paneel.
Heb je naast het magazijn ook een verkooppunt, lees dan de gids over toegangscontrole voor winkels; voor locaties die buiten de bemande uren open zijn, die over de 24/7 sportschool zonder personeel. Waarom een gsm-module bij veel gebruikers tekortschiet, staat in gsm-poortopener of Bluetooth.
Veelgestelde vragen
Hoe laat ik de koerier binnen als er niemand bij de poort is?
Je geeft hem een pincode die alleen geldt voor de goedereningang en alleen in zijn tijdvak, of je opent op afstand via de app of de webomgeving zodra hij laat weten dat hij er is. In beide gevallen komt de doorgang in het logboek.
Kan de slagboom opengaan op het kenteken van de leverancier?
Ja, met de camera voor kentekenherkenning: het kenteken dat aan de leverancier is gekoppeld, opent alleen op de dagen en uren die voor hem gelden, en opent niet meer zodra je de toegang uitzet.
Moet ik de poort of de slagboom vervangen?
Nee. ACCESS wordt aangesloten op de openingsopdracht van de bestaande aandrijving (poort, slagboom, overheaddeur of deur met elektrisch slot) met een voeding van 12 V en het openingscontact.
Hoe trek ik de toegang in van een leverancier waarmee ik stop?
Je zet hem uit in de webomgeving of de app: zijn pincode, kenteken, app en eventuele handzender werken tegelijk niet meer. Er hoeft niets terug te komen.
De poort ligt ver van de wifi: is dat een probleem?
Nee. ACCESS heeft een eigen LTE-verbinding met een data-simkaart die 3 jaar inbegrepen is, en laat bevoegden ook binnen als de verbinding wegvalt.
Wordt ACCESS gekoppeld aan mijn magazijnsysteem?
Dat beloven we niet: personen, groepen en tijdvakken beheer je in de webomgeving van ACCESS, dat over de toegangen gaat en niet over de goederen.
Conclusie
Koeriers en leveranciers binnenlaten zonder dat er iemand bij de poort staat, kan als ieder een eigen toegang heeft, beperkt tot de goedereningang en zijn venster: kenteken voor wie vaak komt, pincode met tijdvak voor koeriers, op afstand openen voor wie eenmalig komt. Met ACCESS gelden die regels op de poorten en slagbomen die je al hebt, en blijft elke doorgang in het logboek.
Wil je weten hoe je dat in jouw bedrijfshal organiseert? Vraag een demo van 1Control ACCESS aan.