In breve: per far entrare corrieri e fornitori in un magazzino o in un capannone senza che qualcuno stia al cancello, ognuno deve avere un accesso suo, limitato al varco merci e alla sua finestra di consegna: un PIN a fascia oraria con il tastierino smart, la targa del furgone letta dalla telecamera o un'apertura a distanza dall'app quando arriva un corriere occasionale. Un sistema come 1Control ACCESS si collega al cancello, alla sbarra o al portone che hai già, applica queste regole e registra ogni passaggio.
In questa guida vediamo perché le consegne sono il punto debole degli accessi di un capannone, come dividere chi consegna in tre categorie con regole diverse, quali varchi conviene usare e cosa un sistema di accesso non fa al posto del magazzino.
Il problema: le consegne non arrivano in orario d'ufficio
Il corriere passa quando il suo giro lo porta da te, non quando c'è qualcuno libero al cancello. Il fornitore di materie prime vuole scaricare alle 6:30, prima del traffico. Il manutentore del carrello elevatore arriva il sabato. Le soluzioni che si vedono più spesso sono note a tutti:
- il telecomando lasciato al fornitore abituale, che poi passa a un collega, poi a un subappaltatore, e non torna più indietro;
- un codice unico del cancello conosciuto da tutti i trasportatori della zona, mai cambiato perché bisognerebbe avvisare tutti;
- qualcuno che esce ad aprire ogni volta, interrompendo quello che sta facendo;
- il cancello lasciato aperto per tutta la mattina, «tanto arrivano i camion».
In tutti questi casi non si sa chi è entrato, quando e da dove. E quando un fornitore cambia o un rapporto si chiude, togliere l'accesso è complicato o impossibile.
Tre tipi di visitatori, tre regole diverse
Il modo più pratico per organizzare le consegne è distinguere chi entra in base alla frequenza.
Il fornitore abituale
Arriva più volte a settimana, spesso con lo stesso mezzo. Per lui l'accesso ideale è la targa letta dalla telecamera: la sbarra o il cancello si aprono senza scendere dal mezzo, solo nei giorni e nelle fasce orarie previsti. In alternativa, un PIN personale con il tastierino smart.
Il corriere con giro variabile
Passa spesso ma con autisti diversi. Un PIN valido solo sul varco merci e solo la mattina dei giorni feriali limita il rischio: se il codice gira, funziona comunque solo lì e solo in quella finestra. E lo si può cambiare per quel corriere senza toccare gli altri.
L'occasionale
Il trasportatore che non hai mai visto, il tecnico di una ditta esterna, la consegna straordinaria. Qui la soluzione più semplice è l'apertura a distanza: ti avvisa che è arrivato, verifichi chi è e apri dall'app o dall'area web, ovunque tu sia. Il passaggio finisce comunque nel registro. Se l'intervento dura qualche giorno, gli crei un accesso con scadenza: alla data di fine smette di funzionare da solo.
Consegne fuori orario, cancello sotto controllo
1Control ACCESS dà a corrieri e fornitori accessi a fascia oraria su cancelli e sbarre esistenti e registra ogni passaggio. SIM dati inclusa per 3 anni.
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- Pagamenti sicuri
- Garanzia 2 anni
Da dove farli entrare: il varco merci
Se il capannone ha più ingressi, conviene che chi consegna ne usi uno solo: il varco merci. È più facile da sorvegliare, tiene i mezzi pesanti lontani dai parcheggi del personale e rende il registro più leggibile.
ACCESS lavora sui varchi esistenti: si collega al comando di apertura del cancello carraio, della sbarra, del portone motorizzato o della porta con elettroserratura, con alimentazione a 12 V e contatto di apertura. Niente tornelli, niente opere. Su ogni varco decidi chi passa: il gruppo «Fornitori» solo sul varco merci, i dipendenti anche sul pedonale, il manutentore solo dove serve il suo intervento.
Regole per gruppo: fornitori, corrieri, manutenzione
Gestire le persone una per una non regge quando i fornitori sono decine. Con ACCESS si lavora per gruppi, e ogni persona eredita le regole del suo:
- Fornitori: varco merci, dal lunedì al venerdì, dalle 6 alle 14;
- Corrieri: varco merci, giorni feriali, dalle 8 alle 18;
- Manutenzione: varchi tecnici, accesso con scadenza legata al contratto o all'intervento;
- Dipendenti: pedonale e parcheggio, nei giorni e negli orari del turno.
Le regole valgono su tutti i metodi associati alla persona: se un fornitore può entrare solo la mattina, la regola vale sulla sua targa, sul suo PIN e sulla sua app. Chiusura per ferie? Sospendi il gruppo intero e lo riattivi al rientro.
La finestra di ricevimento merci
Se le consegne si concentrano in una fascia precisa, le aperture programmate possono tenere aperto il varco merci solo in quella finestra, per esempio dalle 7:30 alle 8:30, e poi richiuderlo, se l'automazione supporta l'apertura mantenuta. Fuori da quella fascia si torna agli accessi personali.
Con il sensore di chiusura vedi in tempo reale se il cancello è aperto o chiuso, anche sulla mappa delle sedi. A fine giornata controlli dall'area web che nessuno l'abbia lasciato aperto dopo l'ultimo scarico.
Il registro: a che ora è passato il corriere?
«Il pacco risulta consegnato alle 11:02, ma nessuno l'ha visto.» Con il registro di ACCESS ogni apertura ha persona, data, ora, varco e metodo, e lo si può filtrare per persona, periodo o metodo. Non dice cosa è stato consegnato, ma dice chi è entrato e quando: spesso basta per chiudere una contestazione in un minuto invece che con una ricostruzione a memoria.
Una mattina al varco merci
- 6:15 Il camion del fornitore di imballaggi arriva alla sbarra: la telecamera legge la targa e la sbarra si alza.
- 7:30 Il varco merci passa in apertura programmata per la finestra di ricevimento.
- 8:30 Il varco si richiude da solo.
- 10:05 Il corriere espresso digita il PIN del suo gruppo: funziona solo sul varco merci, solo nei giorni feriali.
- 11:40 Un trasportatore mai visto è al cancello: il responsabile verifica la bolla e apre a distanza dall'app.
- 14:00 Il tecnico del carrello elevatore entra con l'app: il suo accesso scade venerdì.
- 18:30 Il responsabile controlla dall'area web che il cancello sia chiuso e scorre il registro.
Cosa ACCESS non fa al posto del magazzino
- Non è un software di gestione del magazzino e non prenota le baie di carico: si occupa di chi apre i varchi.
- Non registra la merce: il registro dice chi è entrato, non cosa ha portato.
- Non è collegato al tuo gestionale o al WMS. Persone, gruppi e orari si gestiscono nell'area web di ACCESS.
- Non sostituisce la videosorveglianza: la affianca.
Installazione e connettività
I cancelli dei capannoni sono spesso lontani dall'ufficio e dalla rete Wi-Fi. ACCESS ha un modulo LTE con SIM dati inclusa per 3 anni: va online da solo, senza router né cavi di rete fino al cancello. Le autorizzazioni restano salvate nel dispositivo, quindi se la connessione manca i fornitori autorizzati continuano a entrare. Se hai più sedi o più capannoni, li gestisci tutti dallo stesso pannello.
Se nella stessa zona ci sono anche uffici in affitto o spazi condivisi, trovi le stesse logiche nella guida al controllo accessi per business center; per un punto vendita, in quella sul controllo accessi del negozio.
Domande frequenti
Come faccio entrare il corriere se non c'è nessuno al cancello?
Gli dai un PIN valido solo sul varco merci e solo nella sua fascia oraria, oppure apri a distanza dall'app o dall'area web quando ti avvisa che è arrivato. In entrambi i casi il passaggio resta nel registro.
Posso far aprire la sbarra con la targa del fornitore?
Sì, con la telecamera per la lettura targhe: la targa associata al fornitore apre solo nei giorni e negli orari previsti per lui, e smette di aprire quando disattivi l'accesso.
Serve cambiare il cancello o la sbarra?
No. ACCESS si collega al comando di apertura dell'automazione esistente (cancello, sbarra, portone o porta con elettroserratura) con alimentazione a 12 V e contatto di apertura.
Come tolgo l'accesso a un fornitore con cui ho chiuso il rapporto?
Lo disattivi dall'area web o dall'app: il suo PIN, la sua targa, la sua app e l'eventuale telecomando smettono di funzionare insieme. Non c'è nulla da farsi restituire.
Il cancello è lontano dal Wi-Fi: è un problema?
No. ACCESS ha una connessione LTE propria con SIM dati inclusa per 3 anni, e continua a far entrare gli autorizzati anche se la connessione manca.
ACCESS si collega al mio gestionale di magazzino?
Non lo promettiamo: persone, gruppi e fasce orarie si gestiscono nell'area web di ACCESS, che si occupa dei varchi e non della merce.
Conclusione
Far entrare corrieri e fornitori senza presidiare il cancello è possibile se ognuno ha un accesso suo, limitato al varco merci e alla sua finestra: targa per chi passa spesso, PIN a fascia per i corrieri, apertura a distanza per chi capita una volta. Con ACCESS queste regole si applicano ai cancelli e alle sbarre che hai già, e ogni passaggio resta nel registro.
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