In breve: gestire il controllo accessi di più sedi significa decidere da un unico punto chi entra dove, con regole coerenti, una revoca che vale ovunque e uno storico per ogni varco, senza dover andare sul posto per ogni modifica. Con 1Control ACCESS i varchi che ogni sede ha già (cancelli, sbarre, portoni, porte) si collegano ad ACCESS, e tutte le sedi si gestiscono dalla stessa area web e dalla stessa app.
In questa guida vediamo perché le sedi gestite una per una diventano un problema, cosa deve fare un sistema multisede, come organizzare sedi, varchi e persone, e cosa invece un controllo accessi non fa.
Il problema delle sedi gestite una per una
Quasi sempre il controllo accessi di un'organizzazione con più sedi cresce per strati. La sede principale ha un sistema, il magazzino aperto dopo ha un tastierino con il suo codice, il punto vendita usa le chiavi, il deposito i telecomandi. Ogni sede ha il suo referente e le sue abitudini.
Finché le persone restano le stesse funziona. Poi arrivano i problemi:
- chi lascia l'organizzazione va «spento» in ogni sede, con sistemi diversi: un giro di email e messaggi, e qualche accesso dimenticato;
- chi lavora su più sedi (tecnici, responsabili d'area, manutentori) accumula chiavi, codici e telecomandi;
- le regole non sono coerenti: in una sede i fornitori entrano solo la mattina, nell'altra sempre;
- non c'è una vista d'insieme: per sapere chi è entrato in un magazzino di sabato bisogna chiedere a qualcuno sul posto.
Succede in contesti molto diversi: catene di negozi, aziende con una sede e uno o più magazzini, amministratori che seguono più stabili, operatori con più spazi di coworking, cooperative con depositi sparsi sul territorio. Il problema è sempre lo stesso: tante porte, tante persone, nessun punto unico da cui governarle.
Cosa deve fare un controllo accessi multisede
Un sistema per più sedi non è solo «tanti sistemi in uno». Deve offrire alcune cose precise:
- una sola anagrafica delle persone: ognuno esiste una volta sola, con i suoi metodi di accesso;
- permessi per sede, per varco e per fascia oraria: Mario entra in sede tutti i giorni e in magazzino solo il martedì;
- revoca unica: disattivi la persona e smettono di funzionare insieme app, PIN, badge, telecomando e targa, in tutte le sedi;
- storico per varco: chi è entrato, quando, da quale varco e con quale metodo, filtrabile per persona, periodo o metodo;
- stato aperto/chiuso degli ingressi, con il sensore di chiusura e anche sulla mappa delle sedi, per sapere a fine giornata se in qualche sede è rimasto aperto qualcosa;
- orari diversi per sede, con aperture programmate dove l'automazione lo permette.
ACCESS fa tutto questo da un'area web e da un'app. Le regole valgono per la persona, non per il singolo metodo: se un tecnico può entrare in una sede solo questa settimana, la regola vale sul suo PIN, sulla sua app e sulla targa del suo furgone.
Tutte le sedi nello stesso pannello
1Control ACCESS collega i varchi di ogni sede a un'unica area web e app: permessi per sede e per persona, revoca immediata, storico per varco. SIM dati inclusa per 3 anni.
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Come si organizzano sedi, varchi, gruppi e persone
Prima di installare conviene disegnare la struttura su un foglio. Un esempio con tre sedi:
- Sede principale: cancello carraio, ingresso pedonale con elettroserratura, sbarra del parcheggio;
- Magazzino: cancello del piazzale e portone sezionale della baia di carico;
- Punto vendita: porta del personale sul retro e serranda.
Poi i gruppi, che sono il modo più rapido di assegnare permessi:
- «Dipendenti sede»: sede principale, dal lunedì al venerdì, 7-19;
- «Magazzinieri»: magazzino, turni compresi;
- «Commessi»: punto vendita, nei giorni di apertura;
- «Manutenzione»: tutte le sedi, con scadenza a fine intervento;
- «Corrieri»: solo il cancello del magazzino, la mattina dei giorni feriali.
Una persona può stare in più gruppi. Quando cambia ruolo, la sposti di gruppo e i suoi accessi cambiano in tutte le sedi.
Lo storico per varco: cosa dice e cosa no
Con più sedi lo storico diventa lo strumento principale: invece di chiedere, si guarda. Chi ha aperto il portone del magazzino domenica? Il fornitore è passato davvero giovedì? Quante volte il tecnico è entrato nel punto vendita questa settimana? Il registro di ACCESS mostra persona, data, ora, varco e metodo usato, e si filtra per persona, periodo o metodo.
Va però detto con chiarezza cosa lo storico non è: non è una rilevazione presenze. Registra le aperture dei varchi, non calcola ore lavorate, non gestisce timbrature, ferie o straordinari e non si collega ai software di paghe o del personale. Se ti serve la rilevazione presenze, è un sistema diverso, che può convivere con il controllo accessi.
E poiché il registro contiene dati personali, prima di attivarlo informa le persone e verifica con il tuo consulente o il DPO come trattarli.
Sedi diverse, varchi diversi: l'installazione
Le sedi raramente hanno gli stessi varchi. ACCESS si collega a quello che c'è: cancelli, sbarre, basculanti, portoni sezionali, serrande e porte con elettroserratura. Servono l'alimentazione a 12 V e il contatto di apertura dell'automazione; il tastierino smart per PIN e badge e la telecamera per le targhe si aggiungono solo dove servono.
Due dettagli contano molto quando le sedi sono lontane:
- nessuna rete da configurare: ACCESS ha un modulo LTE con SIM dati inclusa per 3 anni, quindi non dipende dalla rete della sede né da un tecnico informatico sul posto;
- continuità: le autorizzazioni sono salvate nel dispositivo, quindi se la connessione cade chi ha il permesso continua a entrare, e le modifiche arrivano quando la rete torna.
Per dimensionare ogni sede: ACCESS MINI gestisce fino a 500 utenti, ACCESS fino a 1.000. Un magazzino con pochi addetti e una sede con centinaia di persone possono avere modelli diversi e restare nello stesso pannello.
Una settimana in un'organizzazione con tre sedi
- Lunedì: arriva una nuova magazziniera. La crei una volta, la metti nel gruppo «Magazzinieri» e le mandi l'accesso sull'app. Non entra in sede né nel punto vendita.
- Martedì: il tecnico della climatizzazione deve passare in tutte e tre le sedi. Gli dai un PIN valido fino a venerdì nel gruppo «Manutenzione». Venerdì sera smette di funzionare da solo.
- Mercoledì: il corriere del magazzino arriva presto. Il suo PIN funziona solo sul cancello del piazzale, dalle 7 alle 12.
- Giovedì: un commesso lascia il punto vendita. Lo disattivi dall'area web e app, badge e telecomando smettono di funzionare ovunque.
- Venerdì: prima di uscire controlli che tutti gli ingressi delle tre sedi risultino chiusi e scorri lo storico della settimana.
Nessuno di questi passaggi richiede di andare in una sede. È questa la differenza pratica di un controllo accessi centralizzato.
Cosa chiedere prima di scegliere, e cosa ACCESS non fa
Le domande utili per qualunque sistema multisede:
- Si gestiscono tutte le sedi dalla stessa area web e dalla stessa app, senza software da installare in ogni sede?
- Un permesso si può limitare a una sede, a un varco e a una fascia oraria?
- La revoca di una persona vale su tutti i metodi e in tutte le sedi?
- Lo storico è consultabile a distanza e filtrabile per varco, persona e periodo?
- Ogni sede ha bisogno di una rete locale? E se la rete cade?
- Cosa è incluso nel costo e per quanto tempo (connettività, licenze, assistenza)?
Per chiarezza, ACCESS non è un sistema di rilevazione presenze, non si integra con software HR o paghe, non usa la biometria e non aggiunge tornelli: lavora sui varchi che hai. Per i singoli contesti trovi guide dedicate: negozi e punti vendita, corrieri e fornitori in magazzino e parcheggi con sbarra.
Domande frequenti
Posso gestire sedi in città diverse dalla stessa app?
Sì. Con 1Control ACCESS i varchi di ogni sede si collegano ad ACCESS e tutte le sedi si gestiscono dalla stessa area web e dalla stessa app, ovunque ti trovi.
Posso dare a una persona l'accesso solo ad alcune sedi?
Sì. Per ogni persona o gruppo scegli sedi, varchi, giorni, fasce orarie e scadenza. Un tecnico può entrare in tutte le sedi per una settimana, un corriere solo nel cancello del magazzino la mattina.
Serve una rete internet in ogni sede?
No. ACCESS ha un modulo LTE con SIM dati inclusa per 3 anni e va online da solo. Se la connessione manca, le autorizzazioni salvate nel dispositivo continuano a funzionare.
Lo storico degli accessi vale come rilevazione presenze?
No. Lo storico registra le aperture dei varchi con persona, ora, varco e metodo, ma non calcola ore lavorate e non si collega ai software del personale. La rilevazione presenze è un sistema diverso.
Cosa succede quando un dipendente lascia l'organizzazione?
Lo disattivi una volta dall'area web o dall'app e smettono di funzionare insieme la sua app, il PIN, il badge, il telecomando e la targa, in tutte le sedi.
Quanti utenti si possono gestire?
ACCESS MINI gestisce fino a 500 utenti e ACCESS fino a 1.000. Ogni sede può avere il modello adatto e restare nello stesso pannello.
Conclusione
Con più sedi il controllo accessi smette di essere un problema di serrature e diventa un problema di gestione: chi entra dove, con quali regole, e come si toglie un accesso ovunque in un attimo. Un'unica area web, un'unica app, permessi per sede e per persona e uno storico per varco risolvono proprio questo, senza rifare i varchi e senza reti da configurare.
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