In breve: per gestire la sbarra del parcheggio aziendale non basta che si apra: serve decidere chi può entrare, in quali giorni e orari e fino a quando, e sapere chi è entrato. Collegando 1Control ACCESS alla sbarra esistente, i dipendenti la aprono dall'app (in Bluetooth vicino al varco o via internet), mentre chi gestisce crea utenti e gruppi, imposta fasce orarie e scadenze, revoca un accesso in un attimo e consulta il registro dall'area web. Sulla stessa sbarra possono convivere badge e PIN con il tastierino smart, targhe con la telecamera e telecomandi.
Questa guida è per chi gestisce il parcheggio di un'azienda, di un ufficio o di uno stabilimento: i problemi tipici, come funziona l'apertura da app, come organizzare permessi e gruppi e cosa ACCESS non fa.
I problemi tipici di un parcheggio aziendale
Il parcheggio è spesso l'ultimo varco a essere organizzato. Il risultato si somiglia in molte aziende:
- telecomandi distribuiti negli anni e mai restituiti, da ex dipendenti, consulenti, fornitori;
- nessun controllo sugli orari: chi ha il telecomando entra anche la domenica alle tre di notte;
- visitatori che si fermano alla sbarra e chiamano la reception, che deve scendere o avere un pulsante a portata di mano;
- posti limitati e regole interne (chi ha diritto al posto, chi no) difficili da far rispettare;
- nessun registro: dopo un danno o un furto di notte nessuno sa chi è entrato.
Comandare la sbarra da app risolve il primo punto solo se l'app fa parte di un sistema di accessi, con utenti, permessi e storico. È qui che una semplice app apri-sbarra e un controllo accessi si separano.
Aprire la sbarra del parcheggio con lo smartphone
Con ACCESS la sbarra si apre dall'app in due modi:
- in Bluetooth, quando il dipendente è vicino alla sbarra;
- via internet, anche a distanza: per esempio la reception apre a un ospite che si è fermato alla sbarra.
L'app apre solo se le regole della persona lo permettono: il dipendente del gruppo «Uffici» entra dal lunedì al venerdì dalle 7 alle 20, il turnista del gruppo «Notte» anche di notte. Ogni apertura finisce nel registro con persona, data, ora e metodo.
ACCESS si collega al comando di apertura della sbarra con alimentazione a 12 V e contatto di apertura: la sbarra resta quella di oggi. Ha un modulo LTE con SIM dati inclusa per 3 anni, quindi non serve portare il Wi-Fi fino al parcheggio, e le autorizzazioni restano salvate nel dispositivo: se la connessione cade, chi è autorizzato continua a entrare.
Il parcheggio aziendale gestito dall'app
1Control ACCESS si collega alla sbarra che hai già: app, badge, PIN, targa e telecomandi con gruppi, orari, revoca e registro. SIM dati inclusa per 3 anni.
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Utenti, gruppi e permessi
Il cuore della gestione è l'area web, da cui si creano le persone e le loro regole.
Gruppi con orari diversi
Si raggruppano gli utenti («Dipendenti», «Turno notte», «Direzione», «Fornitori», «Ospiti») e per ogni gruppo si scelgono ingressi, giorni e fasce orarie. Un nuovo assunto entra nel gruppo giusto e eredita le sue regole.
Accessi con scadenza
Consulenti, stagisti, lavoratori temporanei, ospiti di un evento: si imposta una data di inizio e una di fine, e alla scadenza l'accesso smette di funzionare da solo.
Revoca immediata
Un collaboratore lascia l'azienda: lo si disattiva e insieme smettono di funzionare la sua app, il badge, il PIN, il telecomando e la targa. Niente telecomandi da farsi restituire.
Sospensioni collettive
Chiusura estiva? Si sospende l'intero gruppo «Dipendenti» e lo si riattiva al rientro.
Non solo app: badge, PIN, targa e telecomando sulla stessa sbarra
Non tutti vogliono aprire la sbarra con il telefono, e non sempre è il metodo più comodo in auto. ACCESS mette più metodi sulla stessa sbarra, tutti con le stesse regole:
- targa, con la telecamera: la sbarra si alza quando arriva un veicolo autorizzato, senza fermarsi. Ne parliamo nella guida alla lettura targhe per cancello e sbarra;
- telecomando: radiocomandi smart associati alla persona, che seguono i suoi orari e si disattivano con lei;
- PIN o badge, con il tastierino smart: utile per fornitori, manutentori o per chi entra a piedi dal varco.
Per scegliere il mix giusto c'è il confronto badge, PIN o smartphone.
Registro, stato della sbarra e aperture programmate
- Registro degli accessi. Chi è entrato, quando, da quale varco e con quale metodo, filtrabile per persona, periodo o metodo.
- Stato aperto/chiuso. Con il sensore di chiusura vedi in tempo reale se la sbarra o il cancello del parcheggio sono rimasti aperti.
- Aperture programmate. Nelle fasce di punta, per esempio dalle 7:30 alle 9 quando arriva il turno, il varco può restare aperto da solo, se l'automazione supporta l'apertura mantenuta.
- Apertura a distanza. Un ospite senza app è alla sbarra: lo fai entrare dall'area web o dall'app, ovunque ti trovi.
Una giornata nel parcheggio con ACCESS
Un'azienda con 120 dipendenti, un parcheggio con sbarra e un cancello carraio per i mezzi.
- 7:30 La sbarra resta aperta da sola fino alle 9, per l'arrivo del turno: nessuna coda all'ingresso.
- 9:20 Una dipendente arrivata in ritardo apre dall'app, in Bluetooth, davanti alla sbarra.
- 10:00 Un cliente atteso per una riunione si ferma alla sbarra: la reception lo fa entrare a distanza con un clic.
- 11:30 Il furgone del fornitore abituale arriva al cancello carraio: la telecamera legge la targa e apre.
- 14:00 Un consulente esterno usa il PIN che vale fino a venerdì.
- 22:00 Il turno di notte entra con il telecomando: il gruppo «Notte» è abilitato, gli altri no.
- 23:00 Il responsabile controlla dall'app che la sbarra sia chiusa.
Come partire in cinque passi
- Fai l'elenco di chi entra oggi: dipendenti, turnisti, direzione, fornitori, ospiti ricorrenti. È anche l'occasione per scoprire quanti telecomandi girano.
- Definisci i gruppi e i loro orari, partendo dagli orari di lavoro reali, non da quelli ideali.
- Scegli i metodi: app per la maggior parte, targa per i mezzi abituali, PIN per fornitori e manutentori, telecomando per chi lo preferisce.
- Fai collegare ACCESS alla sbarra dall'installatore (alimentazione a 12 V e contatto di apertura) e, se serve, la telecamera e il tastierino.
- Comunica le regole ai dipendenti e informali sul trattamento dei dati degli accessi: informativa e tempi di conservazione del registro vanno definiti con il tuo consulente o DPO.
Cosa ACCESS non fa nel parcheggio
Meglio essere chiari, per evitare aspettative sbagliate:
- non è un sistema di sosta a pagamento, con casse o biglietti;
- non assegna né prenota i singoli posti auto e non mostra i posti liberi;
- non si presenta come un'integrazione con software di gestione dei parcheggi o del personale: utenti, gruppi e orari si gestiscono nell'area web di ACCESS.
Per un parcheggio aziendale con regole chiare (chi entra, quando, fino a quando) questo di solito basta. Se hai esigenze particolari, è un punto da approfondire in demo.
E i vecchi telecomandi della sbarra?
Collegare ACCESS non cancella i telecomandi già memorizzati nella ricevente della sbarra: quelli continuano ad aprire finché non vengono tolti dalla ricevente. Se l'obiettivo è chiudere fuori chi non ha più diritto, conviene far svuotare la memoria della ricevente dall'installatore e passare tutti gli utenti su ACCESS.
Se invece ti serve solo un telecomando in più per la sbarra, senza gestione di utenti e orari, la guida giusta è quella sul telecomando per sbarra.
Domande frequenti
Posso aprire la sbarra del parcheggio aziendale con lo smartphone?
Sì. Con ACCESS collegato alla sbarra, i dipendenti aprono dall'app in Bluetooth vicino al varco o via internet, solo nei giorni e negli orari previsti per loro.
Devo sostituire la sbarra?
No. ACCESS si collega al comando di apertura della sbarra esistente con alimentazione a 12 V e contatto di apertura dell'automazione.
Come faccio entrare un visitatore senza app?
Lo apri a distanza dall'app o dall'area web quando arriva, oppure gli dai un PIN valido solo per quel giorno da digitare sul tastierino smart.
Posso limitare l'accesso al parcheggio a certi orari?
Sì. Si creano gruppi con i loro giorni e le loro fasce orarie, e si possono aggiungere date di scadenza per gli accessi temporanei.
Nel parcheggio non c'è Wi-Fi: funziona lo stesso?
Sì. ACCESS ha un modulo LTE con SIM dati inclusa per 3 anni e va online da solo. Le autorizzazioni sono salvate nel dispositivo, quindi funziona anche se la connessione cade.
Quanti dipendenti posso gestire?
ACCESS MINI gestisce fino a 500 utenti, ACCESS fino a 1.000. Ogni utente può avere più metodi di accesso con le stesse regole.
Conclusione
Una sbarra comandata da app è utile solo se dietro c'è una gestione degli accessi: utenti e gruppi, orari, scadenze, revoca immediata e registro. Con ACCESS la ottieni sulla sbarra che hai già, con l'app per chi la preferisce e targa, telecomando, badge o PIN per tutti gli altri. Per i fornitori che consegnano in magazzino c'è anche la guida per far entrare corrieri e fornitori.
Vuoi vedere come organizzare il tuo parcheggio aziendale? Richiedi una demo di 1Control ACCESS.