In het kort: een bedrijfsverzamelgebouw of businesscenter verhuurt flexibiliteit: kantoorunits met maandcontracten, flexplekken, dagkantoren, vergaderruimtes per uur. In het contract zit die flexibiliteit al, bij de voordeur vaak nog niet. Een toegangssysteem als 1Control ACCESS geeft elke huurder toegang die met het contract begint en eindigt, regelt groepen per bedrijf en leveranciers per tijdvak, en legt elke doorgang vast. Het wordt aangesloten op de deuren en de slagboom die er al zijn.
In deze gids lees je wat het systeem in zo'n gebouw moet kunnen, hoe één toegang de hele route van een huurder dekt, hoe retrofit werkt en waarom het logboek een dienst aan je huurders kan worden.
Flexibele kantoren, starre sleutels
Het probleem van een bedrijfsverzamelgebouw is niet het aantal mensen, maar het verloop. Een gewoon kantoor geeft een medewerker een sleutel en denkt er jaren niet meer aan; een verzamelgebouw herhaalt het uitgeven en innemen tientallen keren per jaar, voor elke toegang: voordeur, verdieping, kantoordeur, parkeerplaats. Met klassieke middelen kost elke ronde tijd van het personeel en laat ze ruimte voor fouten: de sleutel die niet terugkomt, de badge van een oud-huurder die nog werkt, de code van de voordeur die inmiddels iedereen kent.
Dan is er het geval dat elke beheerder kent: de huurder van een dagkantoor die morgen om 8 uur wil beginnen, terwijl de receptie om 9 uur opengaat. Of het bedrijf dat 's avonds een levering verwacht. De flexibiliteit van het contract botst met de tijden van wie de sleutels heeft.
Wat het systeem moet kunnen: contracten, groepen, leveranciers
Concreet moet toegangscontrole in een verzamelgebouw vier dingen goed doen:
- Toegang met einddatum, gelijk aan het contract: is de unit gehuurd tot de 31e, dan werkt de toegang tot de 31e en gaat daarna vanzelf uit. Verlengen is één klik, geen nieuwe programmering.
- Groepen per huurder: het bedrijf in unit 12 heeft vier mensen; die beheer je als groep met dezelfde toegangen en regels, en als het contract afloopt, trek je de groep in, niet vier gebruikers apart.
- Dienstverleners met tijdvakken: schoonmaak 's avonds, onderhoud op zaterdagochtend, koeriers op vaste uren. Iedereen komt alleen binnen waar en wanneer het is afgesproken, en het logboek bevestigt het.
- Meerdere methoden: het gevestigde bedrijf werkt met badges, de huurder van het dagkantoor met een pincode, de vaste zzp'er met de app. Ze moeten in hetzelfde systeem samenleven, met dezelfde regels per gebruiker. Pincode en badge werken met het slimme toetsenbord.
Hoe die methoden zich tot elkaar verhouden, lees je in toegang met badge, pincode of smartphone.
Beheer de toegang tot je locatie
1Control ACCESS brengt openingen, rechten en logboeken van alle toegangen samen: hardware met een data-simkaart voor 3 jaar inbegrepen en persoonlijke ondersteuning.
- 1.500+ beoordelingen op Amazon, Facebook en Trustpilot
- Veilig betalen
- 2 jaar garantie
Meerdere toegangen: voordeur, verdieping, kantoor, parkeerplaats
De route van een huurder gaat meestal door drie of vier toegangen: de voordeur van het gebouw, eventueel een verdiepingsdeur, de deur van de unit en de poort of slagboom van de parkeerplaats. De regel is dat dezelfde toegang de hele route dekt, en alleen die route: het bedrijf uit unit 12 opent de voordeur, de verdieping en zijn eigen unit, niet die van anderen.
Met een centraal systeem als ACCESS beheer je die matrix van toegangen en gebruikers in de webomgeving: elke gebruiker of groep heeft zijn toegangen, dagen, tijden en einddatum, en de regels gelden voor alle methoden tegelijk (app, pincode, badge, handzender, kenteken). Voor de parkeerplaats maakt kentekenherkenning met de camera handzenders overbodig: het kenteken van de huurder opent de slagboom zolang het contract loopt. Meer daarover in toegang tot het bedrijfsparkeerterrein.
Retrofit op de bestaande toegangen
Een verzamelgebouw is vaak een groot pand, en niet altijd eigendom van wie het exploiteert. Een klassiek bedraad toegangssysteem aanleggen is dan een lang en duur project, in een gehuurd pand moeilijk te verantwoorden. Retrofit keert het om: de toegangen hebben al een automatisering (elektrisch slot, slagboom, poort), dus voeg je de intelligentie toe aan wat er is.
ACCESS wordt per toegang aangesloten op de openingsingang, met een voeding van 12 V en een potentiaalvrij contact. De verbinding loopt via LTE met een data-simkaart die is inbegrepen, dus je hoeft het netwerk van het gebouw niet te gebruiken en niets in te stellen: het apparaat gaat zelf online. Het slimme toetsenbord leest de NFC- en RFID-badges die al in omloop zijn, zodat gevestigde huurders hun passen houden. En het systeem bewaart een lokale kopie van de rechten: ook zonder verbinding komt wie bevoegd is gewoon binnen.
Over de kosten: veel platforms in deze markt rekenen een terugkerende vergoeding per gebruiker of per deur, wat bij tientallen wisselende huurders flink oploopt. ACCESS heeft geen software-abonnement; de data-simkaart is inbegrepen, met 3 jaar connectiviteit.
Het logboek als dienst aan je huurders
De geschiedenis van de toegangen (wie kwam binnen, wanneer, via welke toegang en met welke methode) begint als beveiligingsmiddel voor de beheerder, maar in een verzamelgebouw wordt het meer: een dienst die je kunt aanbieden. Het bedrijf dat wil weten hoe laat zijn vertegenwoordiger binnenkwam, de bevestiging dat de schoonmaak in unit 7 is geweest, de vastlegging van een betwiste toegang: het zijn echte vragen, en met het logboek beantwoord je ze in een minuut in plaats van met reconstructies uit het geheugen.
Met de sluitsensor zie je bovendien of een toegang open is blijven staan, en voor gebouwen op meerdere adressen beheer je alles vanuit dezelfde omgeving, zoals beschreven in toegangscontrole voor meerdere locaties.
Vergaderruimtes en dagkantoren buiten kantoortijd
Vergaderruimtes en dagkantoren zijn in een verzamelgebouw een belangrijke extra inkomstenbron. Met toegang die op tijd verloopt, verhuur je ze ook buiten de openingstijden van de receptie: de klant krijgt een toegang die alleen geldt voor de geboekte dag en uren, bijvoorbeeld een pincode voor het slimme toetsenbord, en daarna niet meer. Met geplande openingen kan een toegang ook vanzelf openstaan tijdens de drukke uren, als de aandrijving openhouden ondersteunt. Wie zonder app voor de deur staat, laat je op afstand binnen vanuit de webomgeving of de app.
Een overzicht van de soorten systemen, van mechanische sleutel tot cloud, vind je in soorten toegangscontrolesystemen.
Veelgestelde vragen
Hoe beheer ik de toegang van huurders met contracten van verschillende duur?
Met een einddatum per gebruiker of per groep: de toegang geldt zolang het contract loopt en gaat daarna vanzelf uit. Verlengen doe je in de webomgeving met één klik; bij opzegging hoef je niets terug te halen.
Kan elk huurderbedrijf meerdere mensen met eigen toegang hebben?
Ja, met groepen: je maakt een groep per bedrijf aan met de toegangen en tijden uit het contract en voegt de mensen toe. Iedereen heeft zijn eigen persoonlijke toegang (en zijn eigen geschiedenis), maar de regels beheer je per groep.
Kan de huurder van een dagkantoor binnen voordat de receptie opengaat?
Ja: je maakt een tijdelijke gebruiker aan die de hele dag geldig is, met een pincode voor het slimme toetsenbord die je meestuurt met de bevestiging van de boeking. De huurder komt om 8 uur zelf binnen; de receptie houdt haar eigen tijden.
Moet het gebouw worden verbouwd om toegangscontrole te installeren?
Nee: een retrofitsysteem als 1Control ACCESS wordt aangesloten op de bestaande automatiseringen (elektrisch slot van de voordeur, slagboom, poort) met een voeding van 12 V en een potentiaalvrij contact, en gebruikt een eigen LTE-verbinding met een inbegrepen simkaart. Geen netwerkkabels, geen breekwerk: een belangrijk punt in een gehuurd pand.
Kunnen huurders hun bestaande badges blijven gebruiken?
Ja: het slimme toetsenbord van ACCESS werkt met de meest gangbare NFC- en RFID-badges, dus de passen die al zijn uitgegeven blijven geldig. Je koppelt ze in het nieuwe systeem aan de gebruikers, zonder nieuwe te kopen.
Hoe regel ik de parkeerplaats van de huurders?
Met kentekenherkenning met de camera of met slimme handzenders: het kenteken of de handzender hoort bij de gebruiker en volgt zijn rechten en einddatum. Loopt het contract af, dan opent de slagboom automatisch niet meer.
Conclusie
De flexibiliteit die een bedrijfsverzamelgebouw aan zijn huurders verkoopt, moet ook bij de voordeur gelden: toegang die met het contract begint en eindigt, groepen per bedrijf, dienstverleners op vaste tijden, de parkeerplaats inbegrepen, en een logboek dat van beveiliging een dienst maakt. Met retrofit voeg je dat toe aan het gebouw zoals het is, zonder bouwwerk en zonder software-abonnement.
Wil je zien hoe het werkt op jouw toegangen, verdiepingen en parkeerplaats? Vraag een demo van 1Control ACCESS aan.