En bref : gérer la barrière du parking de l'entreprise, ce n'est pas seulement la faire s'ouvrir : il faut décider qui peut entrer, quels jours, à quelles heures et jusqu'à quand, et savoir qui est entré. En raccordant 1Control ACCESS à la barrière existante, les salariés l'ouvrent depuis l'application (en Bluetooth près de l'accès ou via Internet), tandis que le responsable crée utilisateurs et groupes, fixe plages horaires et dates de fin, révoque un accès en un instant et consulte l'historique depuis l'espace web. Sur la même barrière peuvent cohabiter badges et codes PIN avec le clavier intelligent, plaques avec la caméra et télécommandes.
Ce guide s'adresse à ceux qui gèrent le parking d'une entreprise, de bureaux ou d'un site industriel : les problèmes typiques, le fonctionnement de l'ouverture par application, l'organisation des droits et des groupes, et ce qu'ACCESS ne fait pas.
Les problèmes typiques d'un parking d'entreprise
Le parking est souvent le dernier accès à être organisé. Le résultat se ressemble dans beaucoup d'entreprises :
- des bips distribués au fil des années et jamais rendus, par d'anciens salariés, des consultants, des fournisseurs ;
- aucun contrôle des horaires : qui a un bip entre aussi le dimanche à 3 h du matin ;
- des visiteurs qui s'arrêtent à la barrière et appellent l'accueil, qui doit descendre ou garder un bouton à portée de main ;
- des places limitées et des règles internes (qui a droit à une place, qui non) difficiles à faire respecter ;
- aucun historique : après un dégât ou un vol de nuit, personne ne sait qui est entré.
Piloter la barrière par application ne règle le premier point que si l'application fait partie d'un système d'accès, avec utilisateurs, droits et historique. C'est là que se séparent une simple appli d'ouverture et un vrai contrôle d'accès.
Ouvrir la barrière du parking avec le smartphone
Avec ACCESS, la barrière s'ouvre depuis l'application de deux façons :
- en Bluetooth, quand le salarié est près de la barrière ;
- via Internet, même à distance : par exemple, l'accueil ouvre à un visiteur arrêté à la barrière.
L'application n'ouvre que si les règles de la personne le permettent : un salarié du groupe « Bureaux » entre du lundi au vendredi de 7 h à 20 h, un salarié du groupe « Nuit » aussi la nuit. Chaque ouverture est enregistrée avec la personne, la date, l'heure et la méthode.
ACCESS se raccorde à la commande d'ouverture de la barrière avec une alimentation 12 V et le contact d'ouverture : la barrière reste celle d'aujourd'hui. Il intègre un module LTE avec carte SIM data incluse pendant 3 ans, donc inutile d'amener le Wi-Fi jusqu'au parking, et les autorisations restent enregistrées dans l'appareil : si la connexion tombe, les personnes autorisées continuent d'entrer.
Le parking de l'entreprise géré depuis l'application
1Control ACCESS se raccorde à votre barrière : application, badges, codes PIN, plaques et télécommandes avec groupes, horaires, révocation et historique. Carte SIM data incluse pendant 3 ans.
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- Garantie 2 ans
Utilisateurs, groupes et droits
Le cœur du système est l'espace web, où l'on crée les personnes et leurs règles.
Des groupes avec des horaires différents
On regroupe les utilisateurs (« Salariés », « Équipe de nuit », « Direction », « Fournisseurs », « Visiteurs ») et, pour chaque groupe, on choisit les accès, les jours et les plages horaires. Un nouvel embauché rejoint le bon groupe et hérite de ses règles.
Des accès avec date de fin
Consultants, stagiaires, intérimaires, invités d'un événement : on fixe une date de début et une date de fin, et à l'échéance l'accès cesse de fonctionner tout seul.
Révocation immédiate
Un salarié quitte l'entreprise : on le désactive, et son application, son badge, son code PIN, sa télécommande et sa plaque cessent de fonctionner ensemble. Plus de bips à récupérer.
Suspension d'un groupe entier
Fermeture estivale ? On suspend tout le groupe « Salariés » et on le réactive au retour.
Pas seulement l'application : badge, code, plaque et télécommande sur la même barrière
Tout le monde ne veut pas ouvrir la barrière avec son téléphone, et en voiture ce n'est pas toujours le plus pratique. ACCESS réunit plusieurs méthodes sur la même barrière, toutes avec les mêmes règles :
- la plaque, avec la caméra : la barrière se lève à l'arrivée d'un véhicule autorisé, sans s'arrêter. Voir le guide de la lecture de plaque pour portail et barrière ;
- la télécommande : des télécommandes intelligentes associées à la personne, qui suivent ses horaires et se désactivent avec elle ;
- le code PIN ou le badge, avec le clavier intelligent : utile pour les fournisseurs, la maintenance ou les personnes à pied.
Pour choisir le bon mélange, voyez la comparaison badge, code PIN ou smartphone.
Historique, état de la barrière et ouvertures programmées
- Historique des accès. Qui est entré, quand, par quel accès et avec quelle méthode, filtrable par personne, période ou méthode.
- État ouvert/fermé. Avec le capteur de fermeture, vous voyez en temps réel si la barrière ou le portail du parking est resté ouvert.
- Ouvertures programmées. Aux heures de pointe, par exemple de 7 h 30 à 9 h à l'arrivée de l'équipe, l'accès peut rester ouvert tout seul, si l'automatisme accepte le maintien en ouverture.
- Ouverture à distance. Un visiteur sans application est à la barrière : vous le faites entrer depuis l'espace web ou l'application, où que vous soyez.
Une journée sur le parking avec ACCESS
Une entreprise de 120 salariés, un parking avec barrière et un portail véhicules pour les fourgons et les camions.
- 7 h 30 La barrière reste ouverte toute seule jusqu'à 9 h pour l'arrivée de l'équipe : pas de file à l'entrée.
- 9 h 20 Une salariée en retard ouvre depuis l'application, en Bluetooth, devant la barrière.
- 10 h 00 Un client attendu pour une réunion s'arrête à la barrière : l'accueil le fait entrer à distance d'un clic.
- 11 h 30 Le fourgon du fournisseur habituel arrive au portail véhicules : la caméra lit la plaque et ouvre.
- 14 h 00 Un consultant externe utilise le code PIN valable jusqu'à vendredi.
- 22 h 00 L'équipe de nuit entre avec la télécommande : le groupe « Nuit » est autorisé, les autres non.
- 23 h 00 Le responsable vérifie depuis l'application que la barrière est fermée.
Démarrer en cinq étapes
- Listez qui entre aujourd'hui : salariés, équipes postées, direction, fournisseurs, visiteurs réguliers. C'est aussi l'occasion de découvrir combien de bips circulent.
- Définissez les groupes et leurs horaires, en partant des horaires réels, pas des horaires idéaux.
- Choisissez les méthodes : l'application pour la plupart, la plaque pour les véhicules habituels, le code PIN pour fournisseurs et maintenance, la télécommande pour ceux qui la préfèrent.
- Faites raccorder ACCESS à la barrière par l'installateur (alimentation 12 V et contact d'ouverture) et, si besoin, la caméra et le clavier.
- Expliquez les règles aux salariés et informez-les du traitement des données d'accès : information et durée de conservation de l'historique sont à définir avec votre conseil ou votre DPO.
Ce qu'ACCESS ne fait pas sur le parking
Mieux vaut être clair, pour éviter les mauvaises surprises :
- ce n'est pas un système de stationnement payant, avec caisses ou tickets ;
- il n'attribue ni ne réserve les places et n'affiche pas les places libres ;
- il ne se présente pas comme une intégration avec un logiciel de gestion de parking ou de personnel : utilisateurs, groupes et horaires se gèrent dans l'espace web d'ACCESS.
Pour un parking d'entreprise aux règles claires (qui entre, quand, jusqu'à quand), cela suffit en général. Si vous avez des besoins particuliers, c'est un point à approfondir en démo.
Et les anciens bips de la barrière ?
Raccorder ACCESS n'efface pas les télécommandes déjà mémorisées dans le récepteur de la barrière : elles continuent d'ouvrir tant qu'elles ne sont pas retirées du récepteur. Si l'objectif est d'exclure ceux qui n'ont plus le droit d'entrer, faites vider la mémoire du récepteur par l'installateur et passez tous les utilisateurs sur ACCESS.
Si vous avez seulement besoin d'un bip supplémentaire pour la barrière, sans gestion des utilisateurs ni des horaires, le bon guide est celui sur le bip de barrière de parking.
Questions fréquentes
Peut-on ouvrir la barrière du parking de l'entreprise avec un smartphone ?
Oui. Avec ACCESS raccordé à la barrière, les salariés ouvrent depuis l'application en Bluetooth près de l'accès ou via Internet, uniquement les jours et aux heures prévus pour eux.
Faut-il remplacer la barrière ?
Non. ACCESS se raccorde à la commande d'ouverture de la barrière existante avec une alimentation 12 V et le contact d'ouverture de l'automatisme.
Comment faire entrer un visiteur sans application ?
Vous lui ouvrez à distance depuis l'application ou l'espace web à son arrivée, ou vous lui donnez un code PIN valable ce jour-là seulement, à taper sur le clavier intelligent.
Peut-on limiter l'accès au parking à certains horaires ?
Oui. On crée des groupes avec leurs jours et leurs plages horaires, et on peut ajouter des dates de fin pour les accès temporaires.
Il n'y a pas de Wi-Fi sur le parking : cela fonctionne quand même ?
Oui. ACCESS dispose d'un module LTE avec carte SIM data incluse pendant 3 ans et se connecte tout seul. Les autorisations sont enregistrées dans l'appareil, il continue donc de fonctionner si la connexion tombe.
Combien de salariés peut-on gérer ?
ACCESS MINI gère jusqu'à 500 utilisateurs, ACCESS jusqu'à 1 000. Chaque utilisateur peut avoir plusieurs modes d'accès avec les mêmes règles.
Conclusion
Une barrière pilotée par application n'est utile que s'il y a derrière une gestion des accès : utilisateurs et groupes, horaires, dates de fin, révocation immédiate et historique. Avec ACCESS, vous l'obtenez sur la barrière que vous avez déjà, avec l'application pour ceux qui la préfèrent et plaque, télécommande, badge ou code PIN pour tous les autres. Pour les fournisseurs qui livrent un entrepôt, voyez aussi le guide pour faire entrer livreurs et fournisseurs.
Vous voulez voir comment organiser le parking de votre entreprise ? Demandez une démo de 1Control ACCESS.