En bref : pour faire entrer livreurs et fournisseurs dans un entrepôt ou un bâtiment logistique sans que quelqu'un reste au portail, chacun doit avoir son propre accès, limité au portail de livraison et à son créneau : un code PIN sur plage horaire avec le clavier intelligent, la plaque de la camionnette lue par la caméra, ou une ouverture à distance depuis l'application quand arrive un livreur occasionnel. Un système comme 1Control ACCESS se raccorde au portail, à la barrière ou à la porte sectionnelle que vous avez déjà, applique ces règles et enregistre chaque passage.
Dans ce guide, nous voyons pourquoi les livraisons sont le point faible des accès d'un entrepôt, comment répartir ceux qui livrent en trois catégories avec des règles différentes, quels accès utiliser et ce qu'un système d'accès ne fait pas à la place de votre gestion de stock.
Le problème : les livraisons n'arrivent pas aux heures de bureau
Le livreur passe quand sa tournée l'amène chez vous, pas quand quelqu'un est disponible au portail. Le fournisseur de matières premières veut décharger à 6 h 30, avant les bouchons. Le technicien du chariot élévateur arrive le samedi. Les solutions que l'on voit le plus souvent sont connues de tous :
- la télécommande laissée au fournisseur habituel, qui passe ensuite à un collègue, puis à un sous-traitant, et ne revient jamais ;
- un code unique du portail connu de tous les transporteurs du secteur, jamais changé parce qu'il faudrait prévenir tout le monde ;
- quelqu'un qui sort ouvrir à chaque fois, en interrompant ce qu'il fait ;
- le portail laissé ouvert toute la matinée, « de toute façon, les camions arrivent ».
Dans tous ces cas, on ne sait pas qui est entré, quand et par où. Et quand un fournisseur change ou qu'une relation commerciale s'arrête, retirer l'accès est compliqué, voire impossible.
Trois types de visiteurs, trois règles différentes
La façon la plus pratique d'organiser les livraisons, c'est de distinguer ceux qui entrent selon leur fréquence de passage.
Le fournisseur régulier
Il vient plusieurs fois par semaine, souvent avec le même véhicule. Pour lui, l'accès idéal est la plaque lue par la caméra : la barrière ou le portail s'ouvre sans descendre du véhicule, uniquement les jours et sur les plages horaires prévus. À défaut, un code PIN personnel avec le clavier intelligent.
Le transporteur aux chauffeurs changeants
Il passe souvent, mais avec des chauffeurs différents. Un code PIN valable uniquement sur le portail de livraison et uniquement le matin des jours ouvrés limite le risque : si le code circule, il ne fonctionne de toute façon qu'à cet endroit et sur ce créneau. Et on peut le changer pour ce transporteur sans toucher aux autres.
L'occasionnel
Le transporteur que vous n'avez jamais vu, le technicien d'une entreprise extérieure, la livraison exceptionnelle. Ici, la solution la plus simple est l'ouverture à distance : il vous prévient qu'il est arrivé, vous vérifiez qui il est et vous ouvrez depuis l'application ou l'espace web, où que vous soyez. Le passage est enregistré dans l'historique. Si l'intervention dure quelques jours, vous lui créez un accès avec échéance : à la date de fin, il cesse de fonctionner tout seul.
Livraisons hors horaires, portail sous contrôle
1Control ACCESS donne aux livreurs et fournisseurs des accès sur créneau, sur vos portails et barrières existants, et enregistre chaque passage. Carte SIM data incluse pendant 3 ans.
- 1 500+ avis sur Amazon, Facebook et Trustpilot
- Paiements sécurisés
- Garantie 2 ans
Par où les faire entrer : le portail de livraison
Si l'entrepôt a plusieurs entrées, mieux vaut que ceux qui livrent n'en utilisent qu'une : le portail de livraison. Il est plus facile à surveiller, il tient les poids lourds à l'écart du parking du personnel et il rend l'historique plus lisible.
ACCESS travaille sur les accès existants : il se raccorde à la commande d'ouverture du portail, de la barrière, de la porte sectionnelle motorisée ou de la porte à serrure électrique, avec une alimentation 12 V et le contact d'ouverture. Pas de tourniquet, pas de travaux. Pour chaque accès, vous décidez qui passe : le groupe « Fournisseurs » uniquement par le portail de livraison, les salariés aussi par l'entrée piétonne, le technicien uniquement là où il intervient.
Des règles par groupe : fournisseurs, transporteurs, maintenance
Gérer les personnes une par une ne tient pas quand les fournisseurs se comptent par dizaines. Avec ACCESS, on travaille par groupes, et chaque personne hérite des règles du sien :
- Fournisseurs : portail de livraison, du lundi au vendredi, de 6 h à 14 h ;
- Transporteurs : portail de livraison, jours ouvrés, de 8 h à 18 h ;
- Maintenance : accès techniques, avec une échéance liée au contrat ou à l'intervention ;
- Salariés : entrée piétonne et parking, les jours et aux heures de leur poste.
Les règles valent pour toutes les méthodes associées à la personne : si un fournisseur ne peut entrer que le matin, la règle vaut pour sa plaque, son code PIN et son application. Fermeture pour congés ? Vous suspendez le groupe entier et le réactivez au retour.
Le créneau de réception des marchandises
Si les livraisons se concentrent sur une plage précise, les ouvertures programmées peuvent maintenir le portail de livraison ouvert uniquement sur ce créneau, par exemple de 7 h 30 à 8 h 30, puis le refermer, si l'automatisme prend en charge le maintien en ouverture. En dehors de cette plage, on revient aux accès personnels.
Avec le capteur de fermeture, vous voyez en temps réel si le portail est ouvert ou fermé, y compris sur la carte de vos sites. En fin de journée, vous vérifiez depuis l'espace web que personne ne l'a laissé ouvert après le dernier déchargement.
L'historique : à quelle heure le livreur est-il passé ?
« Le colis est indiqué livré à 11 h 02, mais personne ne l'a vu. » Avec l'historique d'ACCESS, chaque ouverture a une personne, une date, une heure, un accès et une méthode, et on peut le filtrer par personne, période ou méthode. Il ne dit pas ce qui a été livré, mais il dit qui est entré et quand : souvent, cela suffit pour clore un litige en une minute plutôt qu'avec une reconstitution de mémoire.
Une matinée au portail de livraison
- 6 h 15 Le camion du fournisseur d'emballages arrive à la barrière : la caméra lit la plaque et la barrière se lève.
- 7 h 30 Le portail de livraison passe en ouverture programmée pour le créneau de réception.
- 8 h 30 Le portail se referme tout seul.
- 10 h 05 Le livreur express tape le code PIN de son groupe : il ne fonctionne que sur le portail de livraison, les jours ouvrés.
- 11 h 40 Un transporteur jamais vu est au portail : le responsable vérifie le bon de livraison et ouvre à distance depuis l'application.
- 14 h 00 Le technicien du chariot élévateur entre avec l'application : son accès expire vendredi.
- 18 h 30 Le responsable vérifie depuis l'espace web que le portail est fermé et parcourt l'historique.
Ce qu'ACCESS ne fait pas à la place de l'entrepôt
- Ce n'est pas un logiciel de gestion d'entrepôt et il ne réserve pas les quais de chargement : il s'occupe de qui ouvre les accès.
- Il n'enregistre pas la marchandise : l'historique dit qui est entré, pas ce qu'il a apporté.
- Il n'est pas relié à votre ERP ni à votre WMS. Personnes, groupes et horaires se gèrent dans l'espace web d'ACCESS.
- Il ne remplace pas la vidéosurveillance : il la complète.
Installation et connectivité
Les portails des entrepôts sont souvent loin des bureaux et du Wi-Fi. ACCESS intègre un module LTE avec une carte SIM data incluse pendant 3 ans : il se connecte tout seul, sans box ni câble réseau jusqu'au portail. Les autorisations restent enregistrées dans l'appareil : si la connexion manque, les fournisseurs autorisés continuent d'entrer. Si vous avez plusieurs sites ou plusieurs entrepôts, vous les gérez tous depuis le même espace.
Si le même site accueille aussi des bureaux loués ou des espaces partagés, vous retrouverez la même logique dans le guide du contrôle d'accès des centres d'affaires ; pour un point de vente, dans celui du contrôle d'accès en magasin.
Questions fréquentes
Comment faire entrer le livreur s'il n'y a personne au portail ?
Vous lui donnez un code PIN valable uniquement sur le portail de livraison et uniquement sur son créneau, ou vous ouvrez à distance depuis l'application ou l'espace web quand il vous prévient qu'il est arrivé. Dans les deux cas, le passage reste dans l'historique.
Puis-je faire ouvrir la barrière avec la plaque du fournisseur ?
Oui, avec la caméra de lecture de plaques : la plaque associée au fournisseur n'ouvre que les jours et aux heures prévus pour lui, et cesse d'ouvrir quand vous désactivez l'accès.
Faut-il changer le portail ou la barrière ?
Non. ACCESS se raccorde à la commande d'ouverture de l'automatisme existant (portail, barrière, porte sectionnelle ou porte à serrure électrique) avec une alimentation 12 V et le contact d'ouverture.
Comment retirer l'accès d'un fournisseur avec qui je ne travaille plus ?
Vous le désactivez depuis l'espace web ou l'application : son code PIN, sa plaque, son application et son éventuelle télécommande cessent de fonctionner ensemble. Rien à se faire rendre.
Le portail est loin du Wi-Fi : est-ce un problème ?
Non. ACCESS dispose de sa propre connexion LTE avec une carte SIM data incluse pendant 3 ans, et continue de laisser entrer les personnes autorisées même si la connexion manque.
ACCESS se connecte-t-il à mon logiciel d'entrepôt ?
Nous ne le promettons pas : personnes, groupes et plages horaires se gèrent dans l'espace web d'ACCESS, qui s'occupe des accès et non de la marchandise.
Conclusion
Faire entrer livreurs et fournisseurs sans garder le portail est possible si chacun a son propre accès, limité au portail de livraison et à son créneau : la plaque pour ceux qui passent souvent, un code PIN sur créneau pour les transporteurs, l'ouverture à distance pour ceux qui ne viennent qu'une fois. Avec ACCESS, ces règles s'appliquent aux portails et aux barrières que vous avez déjà, et chaque passage reste dans l'historique.
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